會計從業資格《會計電算化》考點：編制會計報表

導語：UFO將報表製作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設計以及報表數據處理工作。我們一起來看看編制會計報表吧。

　　(一)概述

報表的功能概述

(1)文件管理功能;

(2)格式設計功能;

(3)公式設計功能;

(4)數據處理功能;

(5)圖表功能。

　　報表的相關概念

(1)格式狀態和數據狀態

UFO將報表製作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設計以及報表數據處理工作。這兩部分工作是在不同狀態下進行的。

①格式狀態。在報表格式狀態下進行有關格式設計的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字，也可進行報表公式的設計，如單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態下所看到的只是報表的格式，而報表的數據全部隱藏。在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。

②數據狀態。在報表的數據狀態下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、製作圖形、彙總、合併報表等。在數據狀態下不能修改報表的格式，用户看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。

報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。

(2)單元

單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如：C8表示第3列第8行交匯的那個單元。UFO的單元類型有數值單元、字符單元、表樣單元3種。

①數值單元。用於存放報表的數據，在數據狀態下輸入。數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數值型。

②字符單元。字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態下輸入。字符單元的內容可以直接輸入，也可由單元公式生成。

③表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據的空表所需的所有文字、符號或數字。一旦單元被定義為表樣，那麼在其中輸入的內容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態下輸入和修改。

3.組合單元

組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區域的名稱或區域中的任何一個單元的名稱來表示。

4.區域

區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在 UFO 中，區域是二維的，最大的區域是整個表頁，最小的區域是一個單元。例如：A6到C10的'長方形區域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。

5.表頁

一個UFO報表最多可容納99,999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數據不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標籤的形式出現，稱為“頁標”。頁標用“第1頁”-“第99999頁”表示，如果當前表為第2頁，則可以表示為@2。

6.關鍵字

關鍵字是可以確定報表中數據不同的項目。

關鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標識一個表頁，用於在大量表頁中快速選擇表頁。如：一個資產負債表的表文件可存放一年12個月的資產負債表(甚至多年的多張表)，要對某一張表頁的數據進行定位，就要設置一些定位標誌，在UFO中被稱為關鍵字。

UFO 共提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO 還增加了一個自定義關鍵字，當定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可在業務函數中代表取數日期。

關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。

7.函數

企業常用的財務報表數據一般來源於總賬系統或報表系統本身，取自於報表的數據又可以分為從本表取數和從其他報表的表頁取數。UFO報表系統中，取數是通過函數實現的。

(1)自總賬取數的公式可以稱之為賬務函數。賬務函數的基本格式為：

函數名(“科目編碼”,會計期間,[“方向”],[賬套號],[會計年度],[編碼1],[編碼2])

●科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號括起來。

●會計期間可以是“年”、“季”、“月”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數字。

●方向即“借”或“貸”，可以省略。

●賬套號為數字，缺省時默認為999賬套。

●會計年度即數據取數的年度，可以省略。

● 編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項目編碼等，如無輔助核算則省略。

賬務取數函數主要有：

總賬函數 　　　　　　金額式　 　　　數量式　 　　　　外幣式

期初額函數： 　　　　QC(　)　　　 sQC(　)　　　wQC(　)

期末額函數：　　　　 QM(　)　　　 sQM(　)　　　wQM(　)

發生額函數： 　　　　FS(　)　　　 sFS(　)　　　wFS(　)

累計發生額函數：　 LFS(　) 　　　 sLFS(　)　　wLFS(　)

條件發生額函數：　　 TFS(　)　　　sTFS(　)　　 wTFS(　)

對方科目發生額函數： DFS(　)　　　sDFS(　)　　wDFS(　)

淨額函數：　　　　　 JE(　)　 　　sJE(　)　　　wJE(　)

匯率函數：　 　　　　HL(　)

(2)自本表本表頁取數的函數。主要有以下幾個：

數據合計：PTOTAL(　)

平均值：PAVG(　)

最大值：PMAX(　)

最小值：PMIN(　)

(3)自本表其他表頁取數的函數。對於取自本表其他表頁的數據可以利用某個關鍵字，作為表頁定位的依據或者直接以頁標號作為定位依據，指定取某張表頁的數據。可以使用SELECT函數從本表其他表頁取數。

例1，C1單元取自上個月的C2單元的數據：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。

例2，C1單元取自第二張表頁的C2單元數據可表示為：C1=C2@2。

(4)自其他報表取數的函數。對於取自其他報表的數據可以用 “報表[]”->單元的格式指定要取數的某張報表的單元。

　　(二)新建財務報表

【例】新建一張空白報表

操作演示：[]

　　(三)報表格式定義

報表格式定義主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、定義單元屬性等。通過設置報表的表樣可以確定整張報表的大小和外觀。

報表格式設置的具體內容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內容、定義顯示風格、定義單元屬性、設置關鍵字等。

報表定義需要在“格式”狀態下進行。

1.設置報表尺寸

設置報表尺寸是指設置報表的行數和列數。

[例]設置報表尺寸(11行4列)。

操作路徑：格式→表尺寸

2.定義組合單元

有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，為了實現這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。

[例] 定義組合單元。

操作路徑：格式→組合單元

3.畫表格線

報表的尺寸設置完成後，在數據狀態下，該報表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。

[例] 畫表格線。

操作路徑：格式→區域畫線

4.輸入報表項目

報表的表間項目是指報表的文字內容，主要包括表頭內容、表體項目和表尾項目等。　　 [例] 輸入報表項目。

資產負債表(簡易)

編制單位：啟明科技　　　　　　　　　　　　　　　　 單位：元

5.定義報表行高和列寬

如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調整該行的高度或列的寬度。　　 [例] 定義所有行高和列寬。(行高：7;列寬：30)

操作路徑：格式→行高(列寬)

操作提示：

行高、列寬的單位為毫米。

6.設置單元風格

單元風格主要指的是單元內容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等。設置單元風格會使報表更符合閲讀習慣，更加美觀清晰。

[例] 設置單元風格。標題文字：黑體、14號、居中。

操作路徑：格式→單元屬性

7.設置關鍵字

關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字。用户可以根據自己的需要設置相應的關鍵字。

[例]設置關鍵字(年、月、日)。

操作路徑：數據→關鍵字→設置

8.調整關鍵字位置

如果關鍵字的位置不合適，可通過調整偏移量的方式來調整關鍵字的位置。

[例] 調整關鍵字位置。

操作路徑：數據→關鍵字→偏移

操作提示：

關鍵字的位置可以用偏移量來表示，負數表示向左移，正數表示向右移。在調整時，可以通過輸入正或負的數值進行調整。

關鍵字偏移量單位為象素。

9.操作演示：[]

　　(四)報表公式定義

在財務報表中，由於各種報表之間存在着密切的數據間的邏輯關係，所以報表中各種數據的採集、運算的勾稽關係的檢測就用到了不同的公式。報表中，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。

計算公式：定義了報表數據之間的運算關係，可以實現報表系統從其他子系統取數。所以必須定義計算公式。

審核公式：用於審核報表內或報表之間的勾稽關係是否正確。審核公式不是必須定義的。

舍位平衡公式：用於報表數據進行進位或小數取整時調整數據，如將以“元”為單位的報表數據變成以“萬元”為單位的報表數據時，表中的平衡關係仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

報表公式的定義方法有直接輸入法和引導輸入法。

[例] 設置報表計算公式。

貨幣資金期末數= QM(“1001”,月)+ QM(“1002”,月)

操作演示：[]

操作提示：

單元公式中涉及到的符號均為英文半角字符。

單擊“fx”按鈕或雙擊某公式單元或按“=”鍵，都可打開“定義公式”對話框。

[例]保存報表格式。

操作演示：[]

操作提示：

報表格式設置完以後，切記要及時將這張報表的格式保存下來，以便隨時調用。

“”為用友報表文件的專用擴展名。

　　(五)報表數據處理

報表數據處理主要包括生成報表數據、審核報表數據和舍位平衡操作等。處理時，計算機將根據已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數、審核及舍位等操作。　　報表數據處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數據處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報表數據處理工作必須在“數據”狀態下進行。

1.錄入關鍵字

關鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態下設置完成關鍵字以後，只有在數據狀態下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑑別標誌，為表頁間、表與表間的取數提供依據。

[例]錄入關鍵字(2010年1月31日)。

操作路徑：數據→關鍵字→錄入

2.整表重算

當完成報表的格式設計並完成賬套初始和關鍵字的錄入之後便可以計算指定賬套和指定報表時間的報表數據了。計算報表數據是在數據處理狀態下進行的，既可以在錄入完成報表的關鍵字後直接計算，也可以使用菜單功能計算。

[例]整表重算。

操作路徑：數據→表頁重算

3.操作演示：[]

【模擬練習】

【例題·判斷題】用友報表系統中，設置關鍵字是在格式狀態下進行的。(　)

[答疑編號2846050401]

『正確答案』√

【例題·判斷題】用友報表系統中，審核公式用於審核報表內或報表之間的勾稽關係是否正確。審核公式不是必須定義的。(　)

[答疑編號2846050402]

『正確答案』√

【例題·單選題】用友報表系統中，公式QM(“1001”,月)的含義是()。

A. 取1001科目的本月期初餘額

B. 取1001科目的本月期末餘額

C. 取1001賬套的本月期初餘額

D. 取1001賬套的本月期末餘額

[答疑編號2846050403]

『正確答案』B

『答案解析』公式QM(“1001”,月)的含義是取1001科目的本月期末餘額。

【例題·多選題】用友報表系統中，報表公式定義包括(　)。

A.計算公式

B.審核公式

C.舍位平衡公式

D.校驗公式

[答疑編號2846050404]

『正確答案』ABC

『答案解析』用友報表系統中，報表公式定義包括計算公式、審核公式、舍位平衡公式。