Office Excel與圖表幻燈片的完美結合

新的一年開始了，很多朋友不僅要準備新一年的工作計劃，還要做上一年的總結報告，用什麼能更加準確直觀的表現這些內容呢？當然是用圖表幻燈片，這樣就可以利用現代化的投影設備一邊介紹一邊演示，形象生動，很有説服力。

用PowerPoint製作圖表幻燈片其實是一件很容易的事，但讓人很頭疼的是圖表中所用的數據如何輸入。一是我們有原始數據，再次輸入數據顯得有點浪費時間，再一個這裏的數據表處理數據不像Excel表格那樣方便，有沒有辦法直接利用Excel表格裏的數據來建立圖表呢？有，我們可以利用下面介紹的兩種方法來免去煩瑣和重複輸入過程。

一、 直接複製數據到PowerPoint中

要想直接利用Excel中的原始數據來創建圖表必須有一份原始的數據文件，然後進行如下步驟的操作：

第一步：打開PowerPoint，依次點擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片，此時會PowerPoint會自動插入一個圖表的實例，別管它，直接點擊工具欄上的“編輯/導入文件”，就會彈出一個“輸入數據選項”對話框（如圖1），選擇需要製成圖片的工作表。如果只需要導入工作表的一部分內容，單擊“選定區域”前面的單選按鈕，並在後面的文本框中輸入要導入的區域。例如，我們要導入工作表中的前兩列（整個工作表有10條數據），可以這樣表示“A1:B10”。這裏有一點需要注意，選定區域必須是連續的單元格或行列，最後勾選“覆蓋現有單元格的內容”，點擊“確定”按鈕即可。

圖1

第二步： 當我們按照上述方法導入數據以後可能發現幻燈片中的圖表和我們要求的.相距甚遠，如所有的柱狀圖都收縮到一起了（如圖2），這就需要我們適當調整。通過觀察可以發現，數據表中的A列前面有一個列，這是用來顯示座標軸的數據用的，將其選中後單擊菜單“編輯/刪除”將它刪除，為了使數據系列正好顯示在圖表正中，然後我們還應該在數據表中刪除多餘的空行。然後單擊菜單“數據/列中系列”，讓圖表按列分類顯示，怎麼樣，整體效果已經出來了吧（如圖3）！

圖2

圖3

二、 在Excel與PowerPoint數據表之間建立鏈接

上面的操作是將Excel中的數據直接複製到了幻燈片中的數據表中，以後改變Excel中的數據，圖表幻燈片也不會跟着改變，那如何才能使圖表隨着Excel數據的改變而隨時改變呢，我們可以通過在Excel與PowerPoint數據表之間建立鏈接的方法來實現，這樣當源數據改變時，能夠馬上在圖表幻燈片中顯示出來，具體操作步驟如下：

首先在Excel中選擇要與PowerPoint中數據表建立連接的數據範圍，單擊菜單“編輯/複製”。

然後新建一個PPT文檔，點擊“插入/圖表”插入一張圖表幻燈片，並清空彈出來的“數據表”輸入框中所有的數據，再單擊菜單“編輯/粘貼鏈接”，此時Excel中的數據就會出現在數據表中了，其它操作方法和第一種一樣。

以後如果我們在Excel中更改數據，則PowerPoint中數據表中的數據也相應的改變，同時圖表也跟着改變。利用上面兩種方法可以免去我們重複輸入之苦，有這方面需要的朋友不妨試一試。

提示：這種超鏈接的圖表方法要求不能更改Excel文檔和與之對應的PPT文檔的路徑，否則PPT文檔就不會跟隨Excel文件的修改而時時更新數據了。