淺論祕書人員的任職資格
摘要：職業化已經成為國際職場通行的規則，祕書職業化是社會發展的必然趨勢。祕書工作步入規範化的軌道，使祕書發揮更好的作用，需要我們對祕書的任職資格有嚴格、規範的要求。
關鍵詞：祕書;任職資格;祕書人員;資格
祕書是組織或個人設置的一種職位，執行一定的職務。祕書工作既是公司或機關團體、企事業單位中諸多管理工作的是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。祕書工作既是公司或機關團體、企事業單位中諸多管理工作的一個重要方面，又是公司或機關團體、企事業單位正常運轉的基本環節。祕書人員的職責是協助、辦理、管理、服務。
祕書是當今世界上一支數量龐大的職業大軍。現代祕書工作的職責範圍已不是傳統意義上的單一型、被動型，而是一種綜合性、能動性很強的工作。為了祕書步入規範化的軌道，使祕書能發揮更好的作用，所以我們對祕書的任職資格有嚴格、規範的要求。祕書的任職資格通常分為技術資格和非技術資格。前者是擔任祕書職位必須具備的技術方面的條件，後者則為擔任祕書職位必須具備的個人素質方面的條件。
一、祕書的任職技術資格
（一）文化程度
受教育的程度是祕書任職的技術資格中的重要組成部分，因為具有一定的文化程度或者受過一定程度的教育，是擔任任何祕書職位的必要條件。擔任祕書職位不僅須具備一定的學歷，而且還必須掌握相關學科的知識，包括：擔任祕書職位都必須掌握的學科，其中是語文（包括語法、邏輯、修辭和寫作知識等）、數學和辦公室管理等學科的知識;自己所任的該祕書職位必須掌握的學科。
（二）專業技能
打字：打字機或電腦、文字處理機是祕書工作中處理各種資料的最重要的工具，因此打字是祕書必須掌握的一種最基本的技能。速記：是用各種記錄符號和縮寫符號代替字母、詞語或短句迅速記錄語言的一種方法，它也是祕書應該掌握的一種基本技能。寫作：是祕書必須掌握的一種技能，一般是要求祕書掌握主要常用的公文寫作技能。編輯：泛指在文稿正式交印之前對文稿做的各種整理加工，包括審閲、修訂、排版、校對等工作。從操作的角度看，編輯也是一種技能，以確保文稿在交印之前符合規定的標準。在使用文字處理機的單位，祕書除了掌握一般的編輯技能外，還應學會在屏幕上進行編輯的方法。歸檔：即按照一定的要求和方法把具有保存價值和有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。由承擔辦理文書的職務，對各種文件的價值和作用都要有詳細的瞭解，這是從事文書歸檔的理想人選。所以祕書必須掌握歸檔技能。統計：對祕書來説，這也是一項重要的技能，因祕書承擔的職務，要求其不僅會運用定性研究的方法，也要會運用定量研究的方法，其中包括運用數字來説明問題。複製：由於祕書工作處理信息尤其是局面信息為主要內容，而處理局面信息（主要以文件的形式出現）的過程中經常需要若干副本，所以要求祕書掌握複製的技能，其中又特別強調掌握抄寫、複印和打印的技能。使用電信設備：主要指電話、電傳、傳真設備，因為它們目前是辦公室最普遍的電信設備。首先必須掌握使用的電信設備的性能和使用方法;其次要懂得所在單位對電信設備的各種規定;再次要了解上司對接聽電話的特殊習慣和要求。操作電腦：電腦是有史以來進入辦公領域最先進、最快捷、最重要的設備。會使用電腦可使祕書迅速、準確、圓滿地完成很多任務，從而提高其工作效率。使用電腦的技能分為兩個層次：一般操作技能;編制程序的技能。當然，祕書兩者兼會更好，但起碼必須掌握一般操作技能。語言：作為現代祕書當然要會簡單的英語會話，以方便其接聽外國人電話、收郵件和上網查資料。
（三）工作經歷
對個人來説，工作經歷是自己擁有的最寶貴的財富之一，同時也是重要的任職資格。對用人單位來説，求職者的工作經歷是值得重視的個人條件，甚至是關係到其能否被錄用的決定因素。對於祕書來説與理論相比，經驗更重要;與能力相比，態度更重要。
二、祕書任職的非技術資格
（一）一般狀況
性別：一般情況下女性比男性更適宜擔任祕書職位，這是由女性的生理和心理特徵以及祕書工作的特點決定的。因與男性相比，女性做祕書有一些天然優勢：女性的語言能力比男性強;女性的直覺能力比男性強;女性比男性更安心於平凡的工作。因此當今世界上大多數國家，絕大多數祕書職位要求女性擔任。外貌：因為往往是上司甚至整個單位形象的代言人，這就要求祕書的外貌要使人愉快。因此大多數祕書職位要求求職者具有良好的外貌。體質：祕書承擔的職務雖然大多屬於腦力勞動的範疇，但也具有相當的體力勞動強度，尤其在要求突擊完成多項任務的情況下，不僅要耗費大量的腦力，也必須具備健康有力的體魄。祕書職位的人員必須具備良好的身體素質，從而確保任職後能勝任規定的各項工作和不斷工作。語言表達能力：祕書承擔的很多工作都必須藉助口頭語言來完成，祕書理所當然必須具有良好的語言表達能力。具體要求是，用語準確、條理分明、重點突出、符合邏輯、評議清晰、語調自然、語氣温和、語速適當，有些企業還把“吸引力”作為對求職者的語言能力的一種理想要求。
（二）智力狀況
注意力：即把意志集中在某些方面的能力，它是從事任何一種工作都不可缺少的能力。祕書工作屬於腦力勞動的範疇，因此要求任職者具有較強的注意力，在工作時做到全神貫注，高度集中。記憶力：即記住人物的形象或事情經過的能力，它也是從事任何工作不可缺少的能力。祕書工作範圍廣種類多，紛繁複雜，做好不容易。因此要求任職者必須具有較強的記憶力，所謂過目不忘、活字典都是對記憶力的讚美。判斷力：即對思維對象做出決定的一種能力，祕書在執行職務的過程中，經常要對有關問題做出決定，因此祕書職位要求任職者必須具有良好的判斷力。想象力：即在知覺材料的基礎上，經過新的配備而創造出新形象的能力。它是創造的基礎，要創造性地工作，必須具有良好的想象力，祕書工作有些是沒有操作模式的，如設計調查方案等，祕書執行這類任務必須有創意。論辯能力：即運用一定的理由來闡述自己意見的能力。論辯能力是祕書的一種很重要的能力，因為祕書在執行任務過程中經常要明確地表示對問題的看法，而要使自己的觀點能成立並被人接受，必須做到持之以恆，論之有理。學習能力：刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質各種不同的工作瀏位對其工作人員都有相應的素質要求。作為新時期的祕書人員，這種素質要求顯得更嚴格、更全面，甚至更苛刻。是否具有良好的素質，對於做好領導祕書工作是一個非常重要的問題，也是評價一位祕書人員是否稱職的基本依據。因此，祕書人員必須刻苦學習，努力提高自身的思想素質。祕書工作頭緒繁多、涉及面廣，要求祕書人員有儘可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。現代社會科學技術的發展突飛猛進，知識更新速度加快，因此，祕書人員應該具有廣博的科學文化知識，以適應工作的需要。從發展的角度看，新時期的祕書人員必須瞭解和懂得與祕書工作有直接或間接關係的各項技能。興趣：即一種喜好的情緒。任何職位的任職者都，必須具有兩方面的興趣：對自己所任職務的興趣，如果缺乏就不能有效地執行職位規定的各項任務;對自己所在職務以外的若干有益事情的興趣，如缺乏則是一種心智不健全的表現，勢必妨礙職位規定任務的有效執行。祕書是與公眾接觸機會較多的職位，因此機關或公司對求職者第二方面的興趣更為關注，工作以外具有健康而廣泛的興趣是勝任祕書職位的必要保證。
