祕書如何制定工作計劃才會效率高
在日常工作中，為了圓滿完成某項重要工作、活動，增強工作、活動推進落實的指導性、計劃性、系統性和規範性，常常需要祕書人員制定全面、詳細、明確的實施方案。實施方案屬於計劃類文體，是工作、活動開展前作出的統籌安排，是工作順利實施的重要保障和依據，也是祕書人員應掌握的常用應用文體。
從結構上看，實施方案一般包括標題、正文兩個部分。實施方案多數是正文結束就自然終止，沒有專門的結尾段。實施方案一般以通知的形式印發，一般也不需要落款。
一、命題準確，清晰明白
實施方案的標題形式比較多，但通常有兩項必備的基本要素，即實施內容和文種。因此，最常見的標題形式就是“實施內容+文種”。比如，《能效“領跑者”制度實施方案》《安全生產工作實施方案》等，都直接表明了所要開展的工作內容。
第二種標題形式是“年份+實施內容+文種”。比如，《2015年保障性安居工程建設實施方案》《2015年提高全省失業保險金髮放標準實施方案》等，就採用了這種形式。
第三種標題形式是“年份+制文機關(或實施範圍)+實施內容+文種”。這是一種最為詳細的標題形式，便於通過標題得出相對比較全面的信息。比如，《2015年蘭州市民企隴上行活動實施方案》《2015年南寧市人民防空知識教育進學校進社區進機關進企業進網絡工作實施方案》等。有時，這種標題形式也可以比較靈活，把“年份”與“制文機關(或實施範圍)”位置互換。比如，《濰坊市2015年知識產權宣傳週活動實施方案》等。
第四種標題形式是“制文機關+實施內容+文種”。比如，《××大學“依法治教年”活動實施方案》《××醫院公開招聘衞生專業技術人員工作實施方案》等。
第五種標題形式是“實施範圍+實施內容+文種”。比如，《寧波市市級公共機構LED照明改造工作實施方案》《鞍山市油氣輸送管道隱患整治攻堅戰實施方案》等。
二、結構恰當，要素齊全
正文是實施方案的核心部分，其主要內容、具體工作安排等都要在這一部分寫出。在撰寫這一部分時，祕書人員要抓住重點，突出主要工作，做到詳略得當、邏輯清楚，避免主次不分，結構混亂。
正文一般包括前言、主體、結尾三個部分。
(一)前言：簡單明瞭，直奔主題
前言即實施方案的開頭部分，多簡明扼要地寫出制定實施方案的目的和依據。寫目的，常用的習慣語是“為”“為了”;寫依據，常用的句式是“根據(依據)……結合本(我)單位的實際，制定本實施方案”。
有時為了行文簡潔，也可以省略掉制定方案的目的。這種前言直接寫出依據，開門見山，言簡意賅。
(二)主體：抓住關鍵，務實重效
主體是實施方案的.關鍵，一般包括重要意義、指導思想、指導原則、工作目標、工作任務、方法步驟、工作要求等內容。很多實施方案會根據具體情況進行簡化或增加內容。
1、重要意義主要是結合當前形勢，分析指出開展工作、活動的重要意義，表明這是形勢發展所需，勢在必行，具有很強的必要性和重要性，從而統一思想，提高認識，增強人們開展好工作的責任感、使命感和緊迫感。這就要求祕書人員熟悉和了解本系統、本行業發展狀況和發展趨勢、國家有關政策要求等。根據當前有關轉變文風的要求，關於重要意義的闡述在實施方案中已不多見，即使偶有所見，也是言簡意賅，三五句點到為止。
2、指導思想、指導原則、工作目標這三項常常根據實施工作和活動內容的不同，而有所取捨。在説法上，有時會稍有差別，比如，有時把指導原則説成工作原則，把工作目標説成目標要求、目標任務等。這是祕書人員撰寫實施方案的難點，常常要求祕書人員從政策把握上、語句邏輯關係上、選詞用語上認真推敲，仔細斟酌，稍有失誤，就會影響實施方案的質量水準，就會給今後工作帶來被動。
指導思想是指開展整個活動的出發點、思想方法，指導原則是指活動所要遵守的基本原則、基本路線。有時兩者會合二為一。一般情況下，兩者的語言都簡潔凝練，高度概括，政策性、政治性、方向性極強。
工作目標是指通過活動的開展，所要達到的最終目的和所要實現的目標。這是對整個工作、活動提出的努力方向，也是檢驗活動是否成功的標準。
3、工作任務是指具體的實施內容。祕書人員在制定實施方案時，要全面掌握有關情況，通盤考慮，統籌安排，想足想全各項工作任務，要避免遺漏，避免“撿了芝麻丟了西瓜”。這一部分是整個方案的關鍵，任務內容是否具體，是否切合實際，是否具有指導意義，都在本部分體現。
4、方法步驟是指為了實現工作目標和任務所採取的具體措施、時間安排和進度、方法方式等，可以寫明實施工作分為哪幾個步驟、每個步驟安排在什麼時間、時間安排多長以及每個步驟由哪些部門、哪些人員負責落實等。祕書人員要充分考慮方法步驟的合理性、可操作性，要注意和日常工作的結合，做到兩不誤、兩促進。比如，湖北工業大學2014年5月5日印發的《師德師風建設年活動實施方案》，把整改活動分為動員部署、學習教育、查擺問題、檢查整改、建章立制、選樹典型、總結表彰等7個環節，並分別詳細列出了每個環節的時間節點、工作步驟、措施任務等，具有很強的指導性，對整個活動的頂層設計非常詳細具體，有利於活動的紮實推進和深入開展。
5、工作要求是指為了順利完成工作對有關單位提出的要求，確保活動順利開展。有時，又可以把工作要求稱為保障措施，並在寫作內容上有所側重。一般情況下，這部分可以從加強組織領導、加強宣傳力度、認真總結和考評考核等方面入手，還可以根據具體需要適當增加內容，加入資金、制度保障等。這既要求祕書人員站在領導機關的角度，既從宏觀上、整體上明確要求，也從微觀上、具體細節上釐清職責，避免工作機制混亂、人員分工不明、工作難以順利推進。
實施方案的制定有時需要根據上級的相關實施方法制定本單位的實施方案，這就需要祕書人員加強學習，吃透上級部門的文件精神，在做好規定動作的同時，適當創造性地增加自選動作，做好上級精神與本單位實際的結合，避免出現“兩張皮”現象。有時，實施方案的制定，沒有先例可以借鑑，這就需要依據有關精神，加強調研論證，合理規劃實施環節、實施時間和方法步驟，確保實施方案“接地氣”，切合實際，又具有操作性。
