會計電算化知識點輔導：會計軟件的應用
電算化的重點在實務操作題，一定要掌握會考軟件KK題庫的操作題，為了方便大家複習，下面小編準備了關於會計軟件應用的相關知識點，提供給大家參考!
第一節 會計軟件的應用流程
會計軟件的應用流程一般包括系統初始化、日常處理和期末處理等環節。
一、系統初始化
(一)系統初始化的特點和作用
系統初始化是系統首次使用時，根據企業的實際情況進行參數設置，並錄入基礎檔案與初始數據的過程。
系統初始化是會計軟件運行的基礎。它將通用的會計軟件轉變為滿足特定企業需要的系統，使手工環境下的會計核算和數據處理工作得以在計算機環境下延續和正常運行。
系統初始化在系統初次運行時一次性完成，但部分設置可以在系統使用後進行修改。系統初始化將對系統的後續運行產生重要影響，因此係統初始化工作必須完整且儘量滿足企業的需求。
(二)系統初始化的內容
系統初始化的內容包括系統級初始化和模塊級初始化。
1.系統級初始化
系統級初始化是設置會計軟件所公用的數據、參數和系統公用基礎信息，其初始化的內容涉及多個模塊的運行，不特定專屬於某個模塊。
系統級初始化內容主要包括：(1)創建賬套並設置相關信息;(2)增加操作員並設置權限;(3)設置系統公用基礎信息。
2.模塊級初始化
模塊級初始化是設置特定模塊運行過程中所需要的參數、數據和本模塊的基礎信息，以保證模塊按照企業的要求正常運行。
模塊級初始化內容主要包括：(1)設置系統控制參數;(2)設置基礎信息;(3)錄入初始數據。
二、日常處理
(一)日常處理的含義
日常處理是指在每個會計期間內，企業日常運營過程中重複、頻繁發生的業務處理過程。
(二)日常處理的特點
1.日常業務頻繁發生，需要輸入的數據量大;
2.日常業務在每個會計期間內重複發生，所涉及金額不盡相同。
三、期末處理
(一)期末處理的含義
期末處理是指在每個會計期間的期末所要完成的特定業務。
(二)期末處理的特點
1.有較為固定的處理流程;
2.業務可以由計算機自動完成。
四、數據管理
在會計軟件應用的各個環節均應注意對數據的管理。
(一)數據備份
數據備份是指將會計軟件的數據輸出保存在其他存儲介質上，以備後續使用。數據備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
(二)數據還原
數據還原又稱數據恢復，是指將備份的數據使用會計軟件恢復到計算機硬盤上。它與數據備份是一個相反的過程。數據還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
第二節 系統級初始化
系統級初始化包括創建賬套並設置相關信息、增加操作員並設置權限、設置系統公用基礎信息等內容。
一、創建賬套並設置相關信息
(一)創建賬套
賬套是指存放會計核算對象的所有會計業務數據文件的總稱，賬套中包含的文件有會計科目、記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等。一個賬套只能保存一個會計核算對象的業務資料，這個核算對象可以是企業的一個分部，也可以是整個企業集團。
建立賬套是指在會計軟件中為企業建立一套符合核算要求的賬簿體系。在同一會計軟件中可以建立一個或多個賬套。
(二)設置賬套相關信息
建立賬套時需要根據企業的具體情況和核算要求設置相關信息。賬套信息主要包括賬套號、企業名稱、企業性質、會計期間、記賬本位幣等。
(三)賬套參數的修改
賬套建立後，企業可以根據業務需要對某些已經設定的參數內容進行修改。如果賬套參數內容已被使用，進行修改可能會造成數據的紊亂，因此，對賬套參數的修改應當謹慎。
二、管理用户並設置權限
(一)管理用户
用户是指有權登錄系統，對會計軟件進行操作的人員。管理用户主要是指將合法的用户增加到系統中，設置其用户名和初始密碼或對不再使用系統的人員進行註銷其登錄系統的權限等操作。
(二)設置權限
在增加用户後，一般應該根據用户在企業核算工作中所擔任的職務、分工來設置、修改其對各功能模塊的操作權限。通過設置權限，用户不能進行沒有權限的操作，也不能查看沒有權限的數據。
三、設置系統公用基礎信息
設置系統公用基礎信息包括設置編碼方案、基礎檔案、收付結算信息、憑證類別、外幣和會計科目等。
(一)設置編碼方案
設置編碼方案是指設置具體的編碼規則，包括編碼級次、各級編碼長度及其含義。其目的在於方便企業對基礎數據的編碼進行分級管理。設置編碼的對象包括部門、職員、客户、供應商、科目、存貨分類、成本對象、結算方式和地區分類等。編碼符號能唯一地確定被標識的對象。
(二)設置基礎檔案
設置基礎檔案是後續進行具體核算、數據分類、彙總的基礎，其內容一般包括設置企業部門檔案、職員信息、往來單位信息、項目信息等。
1.設置企業部門檔案
設置企業部門檔案一般包括輸入部門編碼、名稱、屬性、負責人、電話、傳真等。其目的是方便會計數據按照部門進行分類彙總和會計核算。
2.設置職員信息
設置職員信息一般包括輸入職員編號、姓名、性別、所屬部門、身份證號等，其目的在於方便進行個人往來核算和管理等操作。
3.設置往來單位信息
往來單位包括客户與供應商。
設置客户信息是指對與企業有業務往來核算關係的客户進行分類並設置其基本信息，一般包括輸入客户編碼、分類、名稱、開户銀行、聯繫方式等。其目的是方便企業錄入、統計和分析客户數據與業務數據。
設置供應商信息是指對與企業有業務往來核算關係的供應商進行分類並設置其基本信息，一般包括輸入供應商編碼、分類、名稱、開户銀行、聯繫方式等。其目的是方便企業對採購、庫存、應付賬款等進行管理。
4.設置項目信息
項目是指一個特定的核算對象或成本歸集對象。企業需要對涉及該項目的所有收入、費用、支出進行專項核算和管理。設置項目信息，一般包括定義核算項目，建立項目檔案，輸入其名稱、代碼等。
(三)設置收付結算方式
設置收付結算方式一般包括設置結算方式編碼、結算方式名稱等。其目的是建立和管理企業在經營活動中所涉及的貨幣結算方式，方便銀行對賬、票據管理和結算票據的使用。
(四)設置憑證類別
設置憑證類別是指對記賬憑證進行分類編制。用户可以按照企業的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設置完後，用户應該設置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗的標準，供系統對錄入的記賬憑證進行輸入校驗，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。
在會計軟件中，系統通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必無、無限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時，如果錄入的記賬憑證不符合用户設置的限制條件或限制科目，則系統會提示錯誤，要求修改，直至符合為止。
(五)設置外幣
設置外幣是指當企業有外幣核算業務時，設置所使用的外幣幣種、核算方法和具體匯率。用户可以增加、刪除幣別。通常在設置外幣時，需要輸入幣符、幣名、固定匯率或浮動匯率、記賬匯率和折算方式等信息。
(六)設置會計科目
設置會計科目就是將企業進行會計核算所需要使用的會計科目錄入到系統中，並按照企業核算要求和業務要求，對每個科目的核算屬性進行設置。設置會計科目是填制會計憑證、記賬、編制報表等各項工作的基礎。
1.增加、修改或刪除會計科目
系統通常會提供預置的會計科目。用户可以直接引入系統提供的預置會計科目，在此基礎上根據需要，增加、修改、刪除會計科目。如果企業所使用的會計科目與預置的會計科目相差較多，用户也可以根據需要自行設置全部會計科目。
增加會計科目時，應遵循先設置上級會計科目，再設置下級會計科目的順序。會計科目編碼、會計科目名稱不能為空。增加的會計科目編碼必須遵循會計科目編碼方案。
刪除會計科目時，必須先從末級會計科目刪除。刪除的會計科目不能為已經使用的會計科目。
2.設置科目屬性
(1)會計科目編碼
會計科目編碼按照會計科目編碼規則進行。在對會計科目編碼時，一般應遵守唯一性、統一性和擴展性原則。
(2)會計科目名稱
從會計軟件的要求來看，企業所使用的會計科目的名稱可以是漢字、英文字母、數字等符號，但不能為空。
(3)會計科目類型
按照國家統一的會計準則制度要求，會計科目按其性質劃分為資產類、負債類、共同類、所有者權益類、成本類和損益類共六種類型。用户可以選擇一級會計科目所屬的科目類型。如果增加的是二級或其以下會計科目，則系統將自動與其一級會計科目類型保持一致，用户不能更改。
(4)賬頁格式
用於定義該會計科目在賬簿打印時的默認打印格式。一般可以分為普通三欄式、數量金額式、外幣金額式等格式。當會計科目有數量核算時，賬簿格式設置為“數量金額式”;當會計科目有外幣核算要求時，賬簿格式設置為“外幣金額式”。
(5)外幣核算
用於設定該會計科目核算是否有外幣核算。
(6)數量核算
用於設定該會計科目是否有數量核算。如果有數量核算，則需設定數量計量單位。
(7)餘額方向
用於定義該會計科目餘額默認的方向。一般情況下，資產類、成本類、費用類會計科目的餘額方向為借方，負債類、權益類、收入類會計科目的餘額方向為貸方。
(8)輔助核算性質
用於設置會計科目是否有輔助核算。輔助核算的目的是實現對會計數據的多元分類核算，為企業提供多樣化的信息。輔助核算一般包括部門核算、個人往來核算、客户往來核算、供應商往來核算、項目核算等。輔助核算一般設置在末級科目上。某一會計科目可以同時設置多種相容的輔助核算。
(9)日記賬和銀行賬
用於設置會計科目是否有日記賬、銀行賬核算要求。
第三節 賬務處理模塊的應用
一、賬務處理模塊初始化工作
(一)設置控制參數
在會計軟件運行之前，企業應該根據國家統一的會計準則制度和內部控制制度來選擇相應的運行控制參數，以符合企業核算的要求。在賬務處理模塊中，常見的參數設置包括：憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結算方式和結算號、現金流量科目是否必須輸入現金流量項目、出納憑證是否必須經過出納簽字、是否對資金及往來科目實行赤字提示等。
(二)錄入會計科目初始數據
會計科目初始數據錄入是指第一次使用賬務處理模塊時，用户需要在開始日常核算工作前將會計科目的初始餘額以及發生額等相關數據輸入到系統中。
1.錄入會計科目期初餘額
在系統中一般只需要對末級科目錄入期初餘額，系統會根據下級會計科目自動彙總生成上級會計科目的期初餘額。如果會計科目設置了數量核算，用户還應該輸入相應的數量和單價;如果會計科目設置了外幣核算，用户應該先錄入本幣餘額，再錄入外幣餘額;如果會計科目設置了輔助核算，用户應該從輔助賬錄入期初明細數據，系統會自動彙總並生成會計科目的期初餘額。
在期初餘額錄入完畢後，用户應該進行試算平衡，以檢查期初餘額的錄入是否正確。一般情況下，由於初始化的工作量較大，在日常業務發生時可能初始化工作仍然沒有完成，因此即使試算報告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。
2.錄入會計科目本年累計發生額
用户如在會計年度初建賬，只需將各個會計科目的期初餘額錄入到系統中即可;用户如在會計年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初餘額外，還需錄入本年度各會計科目截止上月份的累計發生額。系統一般能根據本月月初數和本年度截止上月份的借、貸方累計發生數，自動計算出本會計年度各會計科目的年初餘額。
二、賬務處理模塊日常處理
(一)憑證管理
1.憑證錄入
(1)憑證錄入的內容
憑證錄入的內容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數、摘要、會計科目、發生金額、制單人等。用户應該確保憑證錄入的完整、準確。另外，對於系統初始設置時已經設置為輔助核算的會計科目，在填制憑證時，系統會彈出相應的窗口，要求根據科目屬性錄入相應的輔助信息;對於設置為外幣核算的會計科目，系統會要求輸入外幣金額和匯率;對於設置為數量核算的會計科目，系統會要求輸入該會計科目發生的數量和交易的單價。
(2)憑證錄入的輸入校驗
在憑證實時校驗時，系統會對憑證內容的合法性進行校驗。校驗的內容包括：
①會計科目是否存在，即會計科目是否是初始化時設置的會計科目;
②會計科目是否為末級科目;
③會計科目是否符合憑證的類別限制條件;
④發生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求;
⑤憑證必填內容是否填寫完整;
⑥手工填制憑證號的情況下還需校驗憑證號的合理性。
2.憑證修改
(1)憑證修改的內容
憑證可以修改的內容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改，制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進行修改後，系統仍然會按照憑證錄入時的校驗標準來對憑證內容進行檢查，只有滿足了校驗條件後，才能進行保存。
(2)憑證修改的操作控制
①修改未審核或審核標錯的憑證
對未審核的憑證或審核標錯的憑證，可以由填制人直接進行修改並保存。審核標錯的憑證在修改正確後，出錯的標記將會消失。
②修改已審核而未記賬的憑證
經過審核人員審核，並已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯誤需要修改，應該由審核人員首先在審核模塊中取消對該憑證的審核標誌，使憑證恢復到未審核狀態，然後再由制單人員對憑證進行修改。
③修改已經記賬的憑證
會計軟件應當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、會計科目和操作人的修改功能。
④修改他人制作的憑證
如果需要修改他人制作的憑證，在賬務處理模塊參數設置中需要勾選允許修改他人憑證的選項，修改後憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數設置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執行。
3.憑證審核
(1)憑證審核功能
審核憑證是指審核人員按照國家統一會計準則制度規定，對於完成制單的記賬憑證的正確性、合規合法性等進行檢查核對，審核記賬憑證的內容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規定，所附單據是否真實、完整等。
(2)憑證審核的操作控制
①審核人員和制單人員不能是同一人;
②審核憑證只能由具有審核權限的人員進行;
③已經通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字後，才能進行;
④審核未通過的憑證必須進行修改，並通過審核後方可被記賬;
4.憑證記賬
(1)記賬功能
在會計軟件中，記賬是指由具有記賬權限的人員，通過記賬功能發出指令，由計算機按照會計軟件預先設計的記賬程序自動進行合法性校驗、科目彙總、登記賬目等操作。
(2)記賬的操作控制
①期初餘額不平衡、不能記賬;
②上月未結賬，本月不可記賬;
③未被審核的憑證不能記賬;
④一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬
⑤記賬過程中，不應人為終止記賬。
5.憑證查詢
在會計業務處理過程中，用户可以查詢符合條件的憑證，以便隨時瞭解經濟業務發生的情況。
(二)出納管理
出納主要負責現金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括：現金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報表的管理，支票管理，進行銀行對賬並輸出銀行存款餘額調節表。
1.現金日記賬、銀行存款日記賬及資金日報表的管理
出納對現金日記賬和銀行存款日記賬的管理包括查詢和輸出現金及銀行存款日記賬。
資金日報表以日為單位，列示現金、銀行存款科目當日累計借方發生額和貸方發生額，計算出當日的餘額，並累計當日發生的業務筆數，對每日的資金收支業務、金額進行詳細彙報。出納對資金日報表的管理包括查詢、輸出或打印資金日報表，提供當日借、貸金額合計和餘額，以及發生的業務量等信息。
2.支票管理
支票管理功能主要包括支票的購置、領用和報銷。
(1)支票購置
支票購置是指對從銀行新購置的空白支票進行登記操作。登記的內容包括購置支票的銀行賬號、購置支票的支票規則、購置的支票類型、購置日期等。
(2)支票領用
支票領用時應登記詳細的領用記錄，包括領用部門、領用人信息、領用日期、支票用途、支票金額、支票號、備註等。
(3)支票報銷
對已領用的支票，在支付業務處理完畢後，應進行報銷處理。會計人員應填制相關記賬憑證，並填入待報銷支票的相關信息，包括支票號、結算方式、簽發日期、收款人名稱、付款金額等。
3.銀行對賬
銀行對賬是指在每月月末，企業的出納人員將企業的銀行存款日記賬與開户銀行發來的當月銀行存款對賬單進行逐筆核對，勾對已達賬項，找出未達賬項，並編制每月銀行存款餘額調節表的過程。
會計軟件中執行銀行對賬功能，具體步驟包括：銀行對賬初始數據錄入、本月銀行對賬單錄入、對賬、銀行存款餘額調節表的編制等。
