英語寫作技巧：正式書信寫作八步驟

在一些場合，書信寫作需要很正規的。下面是小編為大家整理了英語寫作技巧：正式書信寫作八步驟，希望能幫到大家！

1. Understand your purpose

明確目標

為何寫信？你期望收信人看完後做什麼？你想改變她的決意，還是希望他採取具體措施？抑或你在尋求寬恕？你要投訴糟糕的'服務、劣質的產品，還是要謀取職位？你的“請求”是什麼？

一旦你明白以上問題，就能撇清所有無關痛癢的事了。

2. Identify your audience

定位對象

明確收信人身份有助於更精準地表達意願。同一封信，我寫給律師是一種措辭，寫給非律師出身的總裁、甚或年長的慈善客户，又會是另一種措辭。寫信給編輯部，刊物讀者才是最終收信人——那麼，他們是什麼樣的人呢？千萬別用讀者看不懂的術語。

3. Keep it short

短小精練

多數人周圍文字氾濫，根本無法全部讀完。因此，人們傾向先查閲較短信函。厚厚一疊長篇大論看上去真的很恐怖。忙碌的人一般會先放一放，等有空再看——而這一等可能意味着石沉大海。所以，寫信要簡潔精練。

4. Use simple language

言簡意賅

信要讓人讀懂。哪怕收信人水平很高，也應避免使用行話宂句。人家又不傻，工作這麼忙，乾淨利落點，事情都好辦。正式信函不一定要講套話，不必故作老練，講清楚就行。用“請”，別用“懇請”；用“買”，別用“購置”；用“附上”或“以下是”，別用“隨函附上，請查收”。

5. Lead with the most important point

挑明重點

如記者所言，不要埋頭當鴕鳥。要設法亮出你最希望收信人注意到的信息。收信人可能只瀏覽第一段，所以，千萬別把你的“要求”放到最後一段。

6. Follow the rules

遵循格式

商業信函有其自身格式，你若無視，一切後果自負。

7. Proofread. Then proofread again

檢查再檢查

就算你語法再好，也還會犯個小錯、打個錯字。信寫完後，一定要慢慢細讀，查缺補漏。別依賴拼寫檢查軟件，最好對着打印稿檢查——讀出聲來——同時圈出錯詞爛句。如果信函尤為重要，最好請別人替你再檢查檢查。

8. Let it cool before sending

三思而後“寄”

寫説服信或投訴信時，你的情緒想必很激動，甚至忿然作色。你洋洋灑灑、一吐為快。但是……在你打印、簽名或寄出前，還是先放一放吧。先乾點別的， 冷靜冷靜。回頭再讀剛剛寫的東西，你覺得判斷公正麼？分析可否理智？是否言如其實？語氣妥當與否？如果就這麼在電視上、老闆或祖母面前讀這封信，你會不會後悔？情緒穩定後，做些適當潤色吧。

然後，也就是萬事妥當後，你才可以點擊發送。