如何選擇會議場地

1，會議場地的選擇

改革開放後，人民大會堂開始面向商業活動開放。為了突出會議的權威性，彰顯企業的高端形象，建議企業舉行重大會議活動選擇高端場地。會議場地的選擇，直接關係到會議的風格、形式、規模、預算和檔次，這也是隨後進一步計劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重中之重，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

2，列出可供選擇的清單

必須製作一個會議場所清單表，清單表上需註明會議要求的所有重中之重條件，便於各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考sino-meeting的會場搜索系統，該系統內的數據將對選擇場地的過程，大大提高效率。

3，根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配

比如研究和開發會議需要有利於沉思默想、靈感湧現的環境；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對於交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。

4，親臨現場實地考察

考察會議場地非常重中之重，要做好充分的準備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以後解決可能出現的交易問題；要對會議中的重中之重流程和環節心中有數，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今後出現風險的機率就越低。

5，會議整體規劃

敲定了會議場地，計劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議計劃方案就會很快出爐了：整體計劃框架草擬，按照之前的工作和現有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開計劃動腦會，這個會議上，你需要把專業的會議計劃人士找來，比如sino-meeting；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從第一稿的計劃書到最後落實的方案，如果計劃人員經驗到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細化到執行層面，是否到了細化到了執行面，關鍵要看是否已經擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重中之重的執行文件。

如何選擇會議場地 [篇2]

1、明確會議的時間、地點、規模。這三點是一個會議的基本組成要素。想要找到合適的會議場地就要首先明確這三點。時間用來確認會議場地的檔期。地點用來查找符合條件的會議場所。規模用來確定會議場地的尺寸，大小，層高等等。

2、明確幾種常用的會議擺台形式。最常用的幾種會議擺台形式是：劇院式、課桌式、宴會式、董事會等等。不同的`擺台形式對會場的面積及配備的設施要求都不同，明確自己會議的擺台形式可以更好的確定自己所要求的會議場地的面積大小。

3、明確了會議的時間、地點、規模、擺台等等後。會議的基本要求已經確定下來。這時候需要您在所確認的地點附近內查找符合您要求的會議場地，當然如今會議場地供應商如此之多。酒店、展覽中心、創意會場等等哪一個是您最佳的選擇呢？在所確定的區域內必定有多家場所符合您的要求哦，那就進入下一步吧。

4、根據會議場地的佈置方案，您會對會場有一個進一步的要求。比如層高多少、前廳多少、會場是否允許有柱子存在等等。這樣在符合的會議場地中您將pass掉一些不符合要求的會議場地。那麼接下來您要做什麼呢？

5、與會議場地的 提供商聯繫，查詢檔期及報價。會議場地的供應商有分為直接供應商和間接供應商。直接供應商是指酒店、會議場所的擁有者及直接銷售者，間接供應商是指公關公司、會場預定網站如酒店哥哥網等。兩者各有優缺。與直接供應商聯繫一切事物就要您親力親為。而間接供應商可以為您將所有事情規劃好。接下來就要在檔期允許的會議場地裏比較報價了，當然您最好參考交通是否便利，會議場地附屬服務是否周到，在全部比較好後我相信您會有中意並符合您要求的會議場地選擇方案了。

6、接下來您要為您滿意的場地做預定並支付一定的定金，簽訂會場租賃合同並完善您要求的服務信息及會議場地配備要求。以確保在您會議成功圓滿。