商務郵件撰寫注意事項

1：及時有效的回覆

很多同事都不這麼快回復客户的郵件，可能因為很多原因，但是儘量早一點回復客户的郵件，我告訴你一個最簡單的方法

A：收到郵件後如果你很明白郵件的內容，能馬上報價，那就最好直接回復他， B:收到郵件後如果你是新手或者內容不是很清楚，你就做個簡單的回覆給客户，讓他知道你已經收到了他的郵件，這樣的做的意義就是表現你對客户的尊重，然後問你的老的同事或者負責報價的人，然後儘量在兩個小時內給客户很專業的回覆（請注意美國的詢盤最好晚上下班後回家睡覺前回復）

2：表現專業

當你收到客户的郵件或者寫郵件給客户的時候儘量表現你很專業的，對產品的很瞭解，就算客人沒有問到很多知識，你自己可以寫多一點東西讓他知道你非常專業，而且最好用一些專業一點的商務英語詞語（建議多多看看馬克老師商務英語課程-在阿里巴巴外貿圈）

3：不要很着急

很多同事在剛剛認識客户的時候就去問他要買多少數量，，這個不是很對的，，最好你要先了解客户的一些事情，一些信息，讓客户對你有一種安全感，外國客户如果你直接問他你要買多少數量，客人會有一點反感（這個是我個人的意見）,（儘量把客户從客人的角度拿到朋友的角度）

我一般不會在前段問客户你要買多少數量，我一般首先都會問客户是哪裏來的，有沒有在中國採購過，是不是第一次在中國採購，多一點跟客户聊天一些跟生意沒有關係的話題，讓客户感覺我不一樣的，讓他感覺我是很特別的業務員，不是那種很着急接單的，，當客户對我有了安全感之後，我就開始把我的條件告訴他，比如起訂量，交貨期，等等 （建議多多學習各國文化背景）

4：不要用公用郵箱

比如 hotmail ，yahoo ，Gmail ，，因為這些都是公用的郵箱，，最好用你們企業郵箱，這樣的客人會更有安全感，會感覺你是個存在的企業

5：文字

請你儘量不要用彩色的字，儘量不用大寫（除非中東人的開發信），，儘量用同一個寫法，，

除非有個很重要的事情要提醒客户，你就可以大寫或者彩色，，但是在一般的情況下就儘量用一模一樣的 FONT

6：祝福節日

儘量多一點去了解國外的那些主要節日，，在那些節日裏寫個郵件給客户祝福一下

你想做好外貿嗎，你就必須提供你的文化水平。

對過國外的瞭解不少東西，這樣的你就不會失去任何的機會為了讓你的客户對你更有安全感，更有趣

7：SHORTCUT

根據我接觸這麼多外國客户，接觸不少國家的客户，我發現很多客户對那些用 shorcut 的業務員不是很感興趣，，很多業務員在寫郵件的時候就用那個方法 THX 代表 thanks ，，wlc 代表welcome ，，HOW R U ? 代表 HOW ARE YOU ?

其實我不少客户跟我説過了，，在歐美用這個方法寫郵件給客户，給客户感覺你是個很懶的人，都想把所有的事情做個很簡單，客户覺得你也會對他的產品也用一樣的方式來做個很簡單的產品

所以儘量你寫郵件或者回復郵件不要用這個shorcut的方式，，特別如果是新客户的`話（建議用正確一點正式一點的英文）

免得讓客户感覺你是個很 lazy 寫字的業務員的

8：細節決定成敗

發郵件之前再一次認真仔細看你寫的郵件的內容，儘量寫比較標準的語法和單詞，會有很大的幫助。

商務郵件撰寫注意事項 [篇2]

1. 搞清發送郵件對象、郵箱地址

發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發送者郵箱地址；主題，即這份的主要內容是什麼。每一項都必須保證完全正確， 簡單明瞭地寫清楚是什麼事即可。

2. 明確郵件目的

一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝、答覆消息、表達歉意、通知、 提 醒、確認信息、提出要求、詢問原因、提出建議。

3. 正文內容直奔主題

商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之後就可直接進入主題。第一句説明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。

4. 注意語氣和措辭

除了文字不出錯，説話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作夥伴之間可以採用非正式表達，而和上司彙報工作、和客户溝通則需要用正式。

5. 檢查文字

確保發送的郵件不要有文字上的錯誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為文稿上有錯誤字體而給對方造成不好的印象。