郵件溝通注意事項

1．客户名字不要寫錯：這點容易被忽視，往往拼寫錯誤自己不知道，但客户一眼就能看出來。

2．稱呼：很多人喜歡用DEAR XX，很多客户也喜歡這樣稱呼，尤其一些歐洲人。如果客户喜歡這樣，也無妨。但如果與客户熟悉了，可以不用這樣稱呼，可以換成HI、HELLO這樣顯得不會過於正式。

3．問候語：在日常頻繁來回的郵件溝通中，一般都不需要。偶爾或者偶然的郵件溝通，可以叫上“HOW ARE YOU TODAY, HOW ARE YOU DOING? 或者 I WISH YOU ARE DOING WELL。

3．言簡意賅。郵件正文表達最關鍵的是要做到語言簡潔、意思明瞭，切忌長篇大論、囉囉嗦嗦。用最簡單易懂的語言，將意思表達清楚、到位。多餘的話，囉嗦的話能省則省。另外，儘量避免以大段文字，長篇幅到底，可以採取分段，分層。同時，將最需要表達的意思放在前面，不要前面來一大堆寒暄的東西，最後來一句你要他發L/C，可能客户都沒有看到最後。

5．做到不卑不亢。切忌在客户面前過分謙卑，這一點非常重要。雖然我們始終要將客户擺在第一位，但過分的謙卑會讓你喪失主動權，特別是在一些問題談判的時候會更加被動，不要讓客户有高高在上的感覺，更不能讓客户感覺我們求他做生意，求他下單。做生意是買賣，是平等的，我們需要客户，客户同樣需要好的供應商，沒有供應商的支持，他們也很難成功。水能載舟，亦能覆舟，同樣的道理。

6．適當時候要懂得拒絕客户。要敢於SAY NO，對於客户的一些過分要求，超出公司底線的要求，必須要拒絕。做業務不能做老好人，什麼都答應客户，這樣讓客户覺得你沒有原則，沒有底線，很容易欺負你。這次延長付款，下次就會取消訂單。談好的東西，比如什麼時候付款，什麼時候給L/C，就必須按照談好的去做，同樣對我們自己也是，答應的就必須兑現，要麼不要答應。不要輕易許諾，許諾的就要做到。不過，在拒絕客户的時候，避免過於生硬、強硬，不要讓客户無法下台，可以採取一些委婉的説法來拒絕客户，這裏就需要借鑑漢語的博大精深了。

7．郵件排版效果要讓人看起來感到舒服。包括字體選用，字體大小，篇幅長短，格式等等。客户每天收到上百封郵件，很多郵件都沒有時間看，如果你的郵件一看就讓人不舒服，客户是不會繼續看下去的。針對不同類型的客户，可以有不同的版式風格和語言風格。

8．郵件要寫得大方、得體，讓人感覺很專業。不要讓客户感覺你是新手上路，這樣難以建立客户對你的信任。如何大方得體，需要大家平時多下工夫提高郵件水平，多借鑑人家好的東西，並從客户那裏學習、取經。

9．對於客户提出的一些要求、改動，有時候即使我們能夠輕鬆地做到，也不需要輕易答應客户。如果你幫了客户忙，一定要讓他清楚並記住你的好處，你費心費力去幫他，就要讓他覺得虧欠你的，這樣有困難的時候客户才會幫你，有訂單才會想到你。

10．任何的文字都比不上聲音來得真切。郵件的溝通雖然很普遍，但有些時候通過電話溝通，能夠進一步加深大家的印象和感情。如果你想進一步加深與客户的關係，不妨多給他（她）打幾個電話，不僅聊訂單，還可以聊工作，聊生活，聊興趣。

郵件溝通注意事項 [篇2]

關於主題

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的。

2．標題要簡短，不宜宂長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理

6．可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7．回覆對方郵件時，應當根據回覆內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關於稱呼與問候

1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

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