電話禮儀的注意事項(5篇)
電話禮儀的注意事項1
致：即給誰的留言
發自：誰想要留言
日期：最好也包括具體時間
記錄者簽名：有助於尋找線索，或弄清不明白的地方
1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然後説幫您找一下。將所瞭解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。
2、打電話時，列出要點，避免浪費時間。
3、在打電話之前，要準備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。
4、如果你找的`人不在，可以問一下對方什麼時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。
5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。
6、通話完畢時應道“再見”，然後輕輕放下電話。
7、選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急於下班，很可能得不到滿意的答覆。禮儀講師譚小芳認為，公務電話應儘量打到對方單位，若確有必要往對方家裏打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。
電話禮儀的注意事項2
電話的語言禮儀
語言表達儘量簡潔明白，吐字要清晰，不要對着話筒發出咳嗽聲或吐痰聲。措辭和語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。稱呼對方時要加頭銜，無論男女，都不可直呼其名，即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。切不可用輕浮的言語。
電話的聲音禮儀
接打電話，雙方的聲音是一個重要的社交因素。雙方因不能見面，就憑聲音進行判斷，個人的聲音不僅代表自己的獨特形象，也代表了組織的形象，所以打電話時，必須重視聲音的效果。一般要儘可能説標準的普通話，這不僅易於溝通，而且普通話是最富有表現力的語言。其次，要讓聲音聽起來充滿表現力，聲音要親切自然。使對方感受到自己是位精神飽滿、全神貫注、認真敬業的人，而不是萎靡不振、灰心喪氣的人。再次，説話時面帶微笑，微笑的聲音富有感染力，且可以通過電話傳遞給對方，使對方有一種温馨愉悦之感。
出現線路中斷情況
當通話時線路突然中斷時，此時，撥打電話的一方應負責重撥，接通後應先表示歉意。即使通話即將結束時出現線路中斷，也要重撥，繼續把話講完。要是在一定時間內打電話的一方仍未重撥，接電話一方也可撥過去。
準時等候約定的回電
如果約定某人某時回電話，屆時一定要開手機或在辦公室等候。有事離開辦公室時，務必告訴同事自己返回的準確時間，以防萬一有人打來電話他們無從對答。
妥善處理電話留言
對電話留言必須在一小時內給予答覆。因為不能及時回電話，就意味着不尊重對方。一般也要在24小時之內對電話留言給予答覆。如果回電話時恰遇對方不在，一定要留言，表明已經回過電話了，即使找不到對方所需要的資料，也要讓對方知道自己是誠懇負責的，這是最基本的禮儀。如果自己確實無法親自回電，也要託付他人代辦。
通話時受到各種干擾
如果自己走進別人辦公室時，正好別人正在通話，應輕聲道歉並迅速退出，否則是很不禮貌的。如果通話時間不太長，所談也並非什麼保密的'事，接話人也許會示意自己坐下稍候，此時應儘可能坐在一旁等待，但決不可出聲干擾。如果確有急事非馬上打斷正在打電話的人，只能將要談的問題寫在便條上放在他的眼前，然後退出。
電話禮儀中需要注意的一些事項!
1、四控制原則
<1>起始控制：控制通話時間和信息;
<3>背景控制：通話質量即環境要好;
2、四不原則
<1>不要借用別人的手機;
<3>不要製造噪音，這樣會造成別人的反感;
3、注意的事項
<1>撥錯號碼要道歉;
<3>妥善組織自己的話語;
電話禮儀的注意事項3
1、電話鈴一響，應儘快去接，最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應先自報家門，“您好，這裏是xx公司xx部”;詢問時應注意在適當的時候，根據對方的反應再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣説：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應文明、禮貌，態度應熱情、謙和、誠懇，語調應平和、音量要適中。
2、接電話時，對對方的談話可作必要的重複，重要的內容應簡明扼要的記錄下來，如時間、地點、聯繫事宜、需解決的問題等。
3、電話交談完畢時，應儘量讓對方結束對話，若確需自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢後，應等對方放下話筒後，再輕輕地放下電話，以示尊重。
接聽電話之前
⑴、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。
⑶、使用正確的`姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
⑷、帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
接聽電話時
⑴、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：
①、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;
②、注意語調的速度;
③、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;
④、注意雙方接聽電話的環境;
⑤、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;
⑥、注意打電話雙方的態度。
⑦、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
⑵、主動問候，報部門介紹自己;
⑶、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以説“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;
⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予説明，並至歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。
⑸、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，並要讓對方知道電話是轉給誰的。
⑹、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對於每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話
⑺、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。
⑻、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
電話禮儀的注意事項4
打電話事的注意事項：
1、電話的聲音禮儀
接打電話，雙方的聲音是一個重要的社交因素。雙方因不能見面，就憑聲音進行判斷，個人的聲音不僅代表自己的獨特形象，也代表了組織的形象，所以打電話時，必須重視聲音的效果。一般要儘可能説標準的普通話，這不僅易於溝通，而且普通話是最富有表現力的語言。其次，要讓聲音聽起來充滿表現力，聲音要親切自然。使對方感受到自己是位精神飽滿、全神貫注、認真敬業的人，而不是萎靡不振、灰心喪氣的人。再次，説話時面帶微笑，微笑的聲音富有感染力，且可以通過電話傳遞給對方，使對方有一種温馨愉悦之感。
2、電話的語言禮儀
語言表達儘量簡潔明白，吐字要清晰，不要對着話筒發出咳嗽聲或吐痰聲。措辭和語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對方時要加頭銜，無論男女，都不可直呼其名，即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。切不可用輕浮的言語。
3、出現線路中斷情況
當通話時線路突然中斷時，此時，撥打電話的一方應負責重撥，接通後應先表示歉意。即使通話即將結束時出現線路中斷，也要重撥，繼續把話講完。要是在一定時間內打電話的一方仍未重撥，接電話一方也可撥過去。
4、準時等候約定的回電
如果約定某人某時回電話，屆時一定要開手機或在辦公室等候。有事離開辦公室時，務必告訴同事自己返回的準確時間，以防萬一有人打來電話他們無從對答。
5、妥善處理電話留言
對電話留言必須在一小時內給予答覆。因為不能及時回電話，就意味着不尊重對方。一般也要在24小時之內對電話留言給予答覆。如果回電話時恰遇對方不在，一定要留言，表明已經回過電話了，即使找不到對方所需要的資料，也要讓對方知道自己是誠懇負責的，這是最基本的禮儀。如果自己確實無法親自回電，也要託付他人代辦。
6、通話時受到各種干擾
如果自己走進別人辦公室時，正好別人正在通話，應輕聲道歉並迅速退出，否則是很不禮貌的'。如果通話時間不太長，所談也並非什麼保密的事，接話人也許會示意自己坐下稍候，此時應儘可能坐在一旁等待，但決不可出聲干擾。如果確有急事非馬上打斷正在打電話的人，只能將要談的問題寫在便條上放在他的眼前，然後退出。
打電話時的技巧
1、態度禮貌友善
使用電話溝通時，應該把對方視為一個面對着的正在交談的人。意識到自己面對的是組織的一名公眾。電話接觸就是對公眾的一次“亮相”。應該持慎重的態度。從構築良好形象的願望出發，電話用語應該善待他人，多用肯定語，少用否定語，酌情使用模糊語；多用致歉詞和請託語，忌用生硬傲慢的語言。
2、信息內容簡潔
電話用語要言簡意賅，把需要陳述的內容用最簡潔明瞭的語言表達出來，給人留有一個精明幹練的形象。通話忌説話吞吞吐吐，含糊不清、東拉西扯。正確的做法是：問候客套完畢，即開門見山，直奔主題，不講空話、廢話。
3、語調温和、語速、音量適中
首先要口齒清楚，有節奏感；
禮貌的語言，柔和的語調，會給對方親切的感覺，具備魅力的聲音容易使對方產生愉悦感。所以電話用語應該做到語調、語氣温和，語速適中。
正確的做法是傳送你自然的語調、語速，遇到一些數字、人名、地名或關鍵的句子，要強調、放慢語速，或停頓，或重複一遍，以便讓對方聽明白。
其次，語氣語調要温和，音量適中。
4、使用禮貌用語
應該儘量使用禮貌用語，如“您好”“再見”“不必客氣”“請”“非常感謝”“我能為您做些什麼”，等等。
電話體態禮儀
千萬不要以為對方在電話中看不到你的肢體語言，從而就忽視自己打電話時的表情與姿勢。日本推銷員在和生意夥伴通電話時，常常會對看不見的對方鞠躬行禮，並説一些感謝或客氣的話。這也是注重電話體態的一種表現，也是非常實用的方式。你的心情和肢體語言都能微妙地從聲音中表達出來，並很容易地傳遞給對方，讓對方知曉你對這件事情的重視，以及對他個人的尊重。
在辦公室及公共場合接打電話通常有兩種姿勢：站立或坐着打電話。
站着打接電話，應收腹挺胸，雙腿自然站立。坐着打接電話時，坐姿端正，雙腿併攏，背挺直，雙肘支在桌面上。
通話時不能趴在、靠在、坐在桌子上，或斜靠在椅子上；更不能邊吃東西邊講話，把聽筒夾在頭和肩之間來回踱步，不時用手擺弄電話線。這些都會給人以工作不專心、缺乏修養的感覺。
通話時，應保持平靜的情緒，專心致志地與對方交流，不要手舞足蹈，大喊大叫，也不要嗲聲嗲氣。應該沉着對應，不亢不卑，熱情友善。
電話禮儀的注意事項5
接聽電話前的準備
準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。
停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。
使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
接聽電話的注意事項
1、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：
2、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的'，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;
3、注意語調的速度;
4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;
5、注意雙方接聽電話的環境;
6、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因;
7、注意打電話雙方的態度。
8、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
9、主動問候，報部門介紹自己;
10、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以説“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎?”;
須擱置電話時或讓賓客等待時;應給予説明，並致歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。
11、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。
12、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
13、當手機出現未接電話時要及時回覆短信或者電話，詢問是否有要事等
14、若非有要緊事，晚上十點後儘可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息
打電話的時間
在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以後(假日在9點以後)，夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘為宜，儘量提高通話效率，減少佔用時間。
使用電話應做好充分的預備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話;電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。
向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通後，首先應説“你好!”然後迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人後，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當説“謝謝，打攪了!”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而後進入正式談話。
電話溝通技巧
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌
粗率答覆：「他不在」即將電話掛斷。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。
對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能説不知道。
我們首先應確認對方身份、瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
對對方提出的問題應耐心傾聽;表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。
接到責難或批評性的電話時，應委婉解説，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。
電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋數據或另行聯繫之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閲或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並儘早回話。以電話索取書表時，應即錄案把握時效，儘快地寄達。
