文祕職業生涯規劃

　　一、背景與意義

文祕是一種綜合性極強，涉及領域甚廣的職業，大到國家機關、事業單位，小到地方私營企業都少不了文祕工作。近幾年祕書專業畢業生數量也呈不斷上升之勢，並且對祕書人才素質的需求越來越高，但是文祕專業畢業的學生專業知識不紮實；個人能力水平低，動手實踐能力不強；綜合素質不高，難以勝任機關、企業所招聘職位的需求。並且剛畢業的學生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業心態，而不滿意文祕的工作崗位。對自己的工作崗位沒有清晰的規劃，不知道該做什麼，該怎麼做。

近年來，企業、機關對新近畢業的文祕專業畢業生的專業知識、知識層面、工作效率、道德素養、綜合素質等不盡滿意，文祕專業的畢業生面臨嚴峻的“就業寒冬”。文祕專業畢業的學生就業難，而企業難招聘到符合企業本身發展需要的文祕工作人。

所以文祕專業的大學生應該要提高自己的專業知識、知識層面、工作效率、道德素養、綜合素質等方面的才能，樹立先就業，再擇業的正確就業心態，按部就班，一步一個腳印在激烈競爭的社會佔有一席之地。

　　二、內容

　　文祕工作是圍繞辦文、辦事、辦會開展工作的。對文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準備和起草工作，對文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、製作、收發、傳遞，立卷及歸檔。

從事文祕工作的'人的終極目標是高級祕書，也就是通常所説的辦公室主任或祕書長、其次是祕書、助理，最後是文員，文員是從事文祕工作的人的初次擇業崗位。

文祕人員應該要有多元化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。組織能力，文祕不僅一個職位，更是一個組織者，要為各種會議和活動作計劃，並落實安排。同時，還需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文祕人員需要和老闆、同事以及客户打交道，要善於協調企業內外部的關係。獲取新知識的能力，文祕人員必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術方面，需要跟上計算機應用的發展步伐。團隊合作能力，文祕人員要參加到許多實際項目中去，要收集信息，要督促團隊努力工作。

作為文祕人員還應該在實際工作中不斷吸取經驗，學習更多的知識和技能。

　　三、方案

沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個腳印，文祕工作猶如是。

　　一、初次擇業崗位

初級文祕--辦公室文員、主管助理

工作任務：擬寫，收文、發文處理，文檔管理，會議前籌備、會議中服務和會議後落實，辦公室日常接待，辦公室日常事務管理，辦公用品與設備的使用和管理，辦公環境管理。

職業技能：

1、擬寫事項性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信以及各類型的啟事。

2、對文書進行立卷歸檔；

4、按要求發送會議通知，製作會議證件和指示標識，預定會議室，預定並確認會議住宿，確定最終參會人員；

5、按要求接站，完成簽到工作，引導與會人員就座；

6、安排與會人員返程，清退會議文件資料，整理會議室；按要求籤收、拆封、登記和分發文書；

7、確定歸檔範圍

8、按外企的職業要求着裝，接打電話，迎送來訪者，招待來訪者設計、填寫接待記錄與電話記錄表；

9、安排會議室，安排用車，處理郵件；

10、發放辦公用品，使用打印機打印文檔，使用傳真機收、發文件並對結果進行確認，使用複印機複印文件，碎紙機銷燬文件；

11、維護接待室、會議室等相關公共區域的環境，維護上司的辦公室環境及本人的辦公環境

要有良好的組織、溝通能力，流利的英語聽説讀寫能力，熟練的計算機操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文祕人員要具有的基本素質。作為文祕專業的畢業生，在大學課堂上聽説讀寫的專業訓練和實際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點：

10、選擇辦公模式，提出辦公室佈局方案；

11、加工、編寫信息材料，提供並利用信息，反饋信息

高級祕書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級，要有從事文祕工作4-5年的工作經歷，要擁有溝通能力，執行力，公關能力，應變能力，判斷力，創新力，領導力，決策力等一般能力，和初級、中級祕書的各類技能和學識以外，還要學習和擁有以下幾點：

1、學習和取得工商管理、企業管理、行政管理、企業管理或者行政管專業的知識和本科畢業證，這要成分利用個人的剩餘時間進行學習和考試。

2、學習法律相關的知識，例如法律與金融有關方面的知識

3、熟悉和了解行業的相關信息；經常閲讀期刊，週刊和報紙；

4、熟練的使用一門外語；

　　總結

沒有人天生就是做某個行業的天才，也不是人人都從事同一行業。在提高理論知識和動手能力，完善自我，昇華自我的過程中，隨着社會的日益進步，不斷汲取知識，才確定自己要做的職業。從事文祕的人員須不斷調整自身結構，以適應社會的變化和發展，只有當自己心理素質日益成熟、完善，有德、有才、有識時，才能成為一名優秀的文祕人員。

　　四、參考文獻

[1]歐陽周、陶琪.現代祕書學[j].中南大學出版社,XX .

[2]趙明劍.祕書理論與實務[j].國防工業出版，XX .

[3]楊樹森.祕書學概論教程[j].安徽大學出版社，XX .

[4]何寶梅.祕書學基礎理論探究[j].浙江大學出版社，XX .

[5]陸瑜芳.祕書學概論[j].上海大學出版社，XX .

　　五、指導教師評語

該生在設計期間積極與老師聯繫溝通，認真瞭解設計要求並按時按量完成各項設計任務。選題具有社會價值及實踐意義，設計方案合理，格式規範，准予通過。