海外春節晚會串詞
我來比利時的根特快要6年了。除了2xx-x年剛來時錯過了農曆新年，此後的6個春節我見證並參與了每一個根特春節聯歡晚會的組辦。2xx-xx年的根特春晚在上週六年九年級那天舉行。熱鬧過後，我突然想，應該把組辦春晚的過程和心得寫下來，以供廣大在海外的中國遊子參考。根特是比利時東佛萊芒省的省會，因為曾是中世紀時的紡織中心以及根特大學而出名。每年在根特大學註冊的中國籍學生有大約200人，加上在這裏工作的華人、旅居的華僑和國際友人，每次來參加根特春晚的人數在300至500左右(比如今年是個“大年”，有超過500人蔘加)。所以根特的春晚也算是個中小型的活動，它的組織和舉辦是個不小的工程。下面我將就六個方面來講述一下中小型海外春晚的組辦過程：
第一，組委會。一個活動的成功舉辦，離不開一個核心小組的運籌和組織。這個小組的成員基本上是由中國學生聯合會的成員擔當的。在這個小組裏，至少需要一名總管、一名組織委員、一名外聯、一名文藝總監、一名後勤及一名財務管理人員。當然，如果學聯的人數不夠，一個學聯成員可以身兼數職，重要的是分工明確清楚。確立各自的職責之後，春晚的準備就可以開始了。
第二，場地。一個合適的場地是任何公眾娛樂活動的必要條件。根特是一個大學城，每年有數不清的文娛活動，活動場地因此十分緊俏。一般來説，一個可供三五百人舉行晚會的場地是需要在至少半年之前預定的。但是，由於根特的學聯在每年的12月改選，又幾乎無人連任，新上任的學聯成員總會為找一個合適的場地大費周章。找場地之前先要決定該次春晚的晚餐是向中餐館訂餐，還是自己做。如果想自己做的話，就需要一個有廚房的場地。這之中需要注意的細節是，比利時的廚房大多用的是電子爐灶，火力遠遠不夠做500人份的中式晚餐，因此可能需要借額外的液化氣。這就要看場地的房東是否同意，還要看去哪裏借液化氣。其次要考慮的是場地的租金。因為春晚是非盈利的活動，預算有限，太貴的場地是租不起的。有的場地租金本身不很貴，但是合同裏要求不準自帶酒水而一定要喝他們的酒水，這就在無形中增加了一大筆開銷，因此是需要注意的。場地的尋找需要大家齊出力。最後去和房東商討並籤合同由組委會的總管和外聯負責。場地找到之後，在晚會的前一天晚上，如果該場地沒有其它活動的話，可以跟房東商量去佈置場地。根據報名登記和估計的參與人數排列桌椅，並且搭建舞台，還可以掛上燈籠福字等裝飾品。排列桌椅的時候要考慮到人羣能夠方便地走動，心中要牢記消防的觀念。場地的佈置需要組委會的成員招募一定數量的志願者來完成。
第三，晚餐。正如上一節所説，晚餐有向中餐館訂餐或自己做兩種選擇(每人自帶一菜的形式不適合超過百人的春晚)。向中餐館訂餐當然是比較方便的一種。但有以下四個缺點：
一是成本高。這個不用多解釋，成本高了量自然就少。
二是不正宗。海外中餐館裏的菜都當地化了，你們懂的。
三是沒有餃子。即使有也頂多是一人一兩隻，味道也西化了。過年怎麼能沒有餃子呢?好吃不過餃子，即使我這個南方人也是這樣認為的。
四是檔期不合。向中餐館訂餐的話晚會就不能選在週末進行了，因為週末是中餐館生意最旺的時間段，他們不會有空檔期來做幾百個人的大鍋飯的。
那麼就自己做了。很好，但是必須做好心理準備，這是一個非常浩大的工程。沒有概念的同學可以記住這一句話：做5個人的飯和做500個人的飯是完全不同的兩個概念。其實，並不是每個學聯都適合選擇自己做晚餐的。選擇自己做必須有四個必要條件：
一是要有個如假包換的“大廚”。這個“大廚”相當重要，他需要有做過幾百個人的飯的經驗，還要有統帥和指揮幾十個“小廚”的氣勢和威信。根特有名的“大廚”就是我的姑父徐博士了，他的故事我將專門寫一篇文章來説。
二是要有一個加工半成品的場地和足夠的器具。幾百人的晚餐如果當天做的話一定來不及，因為人力和爐灶都有限。所以許多菜色必須在前幾天就加工好半成品。各幾十公斤生的雞鴨魚肉的加工沒有一個公共的場地是不行的。而用來烹調的器具也不是普通的鍋，需要很大的鍋和桶。做好的半成品也需要有保存的地方。如果實在需要的話，可以向比較相熟的中餐館借用廚房和烹調用具，並支付一定的錢款。
三是要有人跑腿去買材料，這個人還得有車。根特這個城市不大，因此許多華人都是騎車出行。但是自行車是承受不了上百公斤的肉菜蔬果的，需要有車去拉。
四是足夠多的人手。“大廚”再厲害，以一己之力也無法做出幾百人的菜。需要幾十個志願者的幫忙。
這四個必要條件都具備了，再加上大家的決心，就可以開始動手準備春晚的`晚餐了。晚餐的材料因為份量多，所以需要在兩星期左右之前就跟各商家預定。商家主要指肉店、魚鋪子及中國超市。有一些食材當地人可能是不吃的，價錢就會非常便宜，但也有可能在一般的商家那裏買不到，所以必須預定。比方説這次根特的春晚分別買了100個豬耳朵、50個豬舌頭、50個豬腳爪和30個豬心。這些東西由於比利時人不吃，所以相當便宜。比如，100個豬耳朵只要25歐元。這些東西都是提前跟某肉店老闆訂的。有時候店裏買不到，可以去屠宰場訂購。聯繫餐館或尋找“大廚”，還有買材料等由組委會的主管和後勤負責。買好食材之後不要忘了購買足夠的一次性餐具。
第四，晚會的演出。組織一場歌舞俱備的演出是華人春節聯歡會的傳統項目。一台好的演出要考慮到至少以下六點：
一是找節目。當然啦，沒有節目，何來演出?好在現在有才藝的年輕人非常多。大家對於在春節聯歡晚會上演出都很熱情。一般來説，演出加上游戲和抽獎一共在2小時左右，共需要十五個左右的演出節目。歌舞是主要的節目，其它還需要一些樂器演奏、小品、詩歌朗誦。如果有條件的話，還可以來一個魔術或者武術表演。根特的春晚搞了兩次民族服裝秀，非常成功。各民族的傳統服裝可以向大使館的教育處借到，服裝秀裏的動作就需要自己編排了。
二是找主持人。主持人是演出的演員中不可或缺的成員。主持人的職責不僅是報幕，還要監督和指揮整場演出，應對突發事件。一般來説可以安排2到4個主持人。主持人拿到節目單後，就可以寫串詞了。另外，由於觀眾中有不少國際友人，主持人還需要中英文雙語主持，甚至可能需要再添上當地的語言。
三是租借一套過硬的音響設備和找一個靈活能幹的音響師。由於三四百人的晚會現場有可能會非常地嘈雜，因此良好的音響設備是演出成功的關鍵。帶有好質量音響設備的場地往往是非常昂貴的，便宜的場地又要麼不帶音響，要麼音響設備不夠專業(放大器功率太小)，所以組委會需要向專門的部門租借一套音響設備。這個專門的部門可以是大使館的教育處，也可以是當地政府名下的非盈利機構。建議找當地政府名下的非盈利機構，因為他們的設備更多更專業。有了好的設備當然還不能少一個操作它的音響師。可以説音響師是整台演出的靈魂人物。調節話筒聲效、播放背景音樂、播放PPT、應對突發的音效問題都是他的任務，非常辛苦，責任重大。如果一個人太辛苦的話，可以安排多個人。
四是搭建舞台和安排劇務人員。有的場地本身帶有固定的舞台，那就很方便了。對於沒有舞台的場地，需要自己搭建舞台。一般場地會提供舞台的模塊。如果沒有舞台，那演出就基本上是隻給坐在第一二排的人(vip)看了。所以有舞台要搭，沒有舞台創造舞台也要搭。舞台基本上至少要半米高。對於拼起來的舞台，可能會承受不住某些表演(舞蹈、武術)的衝擊力。這就需要用繩子把各模塊綁起來。並且，為了演員的安全，很可能需要幾個力大的劇務人員在表演時在兩邊擋住舞台的搖晃。劇務人員另外的職責是在各表演的間歇撤換話筒，並在有需要的情況下搬動舞台。
五是安排抽獎活動和遊戲項目。華人組織新年聯歡會都少不了抽獎，那是為了過年討個好彩頭。一般來説設立一等獎、二等獎、三等獎和鼓勵獎四個獎項;一等獎一名，二等獎三名，三等獎五名，鼓勵獎十至二十名。各學聯可根據自己的情況而定。獎品要依照學聯的預算及是否有贊助來定。鼓勵獎的小獎品一般會由大使館的教育處贈送。今年的根特學聯拉到海南航空公司的贊助，因此一等獎是一張往返中國的機票(不含税)。另外海南航空還贊助了一個額外的特別驚喜獎，一個金屬飛機的仿真模型，非常漂亮。除了抽獎還要在節目中穿插二到三個遊戲，這是為了讓觀眾和組織者進行良好的互動。過年嘛，當然要大家一起開心。遊戲種類繁多，可以是猜字謎，可以是模仿秀等等，唯一的要求是要讓台下的觀眾也看和聽得清楚。
六是組織排練。在正式聯歡會的那一天之前，如果條件允許的話，最好安排至少一次排練。這樣演出的當天，一切就都能夠有條不紊地進行，演員們也可以對話筒和舞台有所感覺。我們也有過沒有排練當天即時上台的經驗。這就要求主持人把握好當場的一切。因為沒有排練過的演出會非常地亂，有的演員可能臨時不來了，有的演員可能想要換節目或節目次序，有的演員用不慣話筒或者不熟悉舞台的構造，這就造成音響師和劇務人員手忙腳亂，音效和舞台效果會非常不好。
演出的各大小事項由學聯的文藝總監負責。
第五，晚會參與人員的組織。把各項準備活動做得再好，聯歡會當晚人一多一亂，效果就會差很多。而且良好有序的組織也關乎大家的人身安全。因此參與人員的組織至關重要。有序的組織要考慮到至少以下六點：
一是統計報名人數。這項工作可以在晚會舉辦的六週前就開始了。先確定晚會的日子，然後通過郵件列表、QQ羣等統計將來參加聯歡會的大約人數。人數關係到之後的飯菜準備數量及向大使館的教育處申請補貼等各項事宜。
二是確定報名及購票方式。如果參與的人都是聯歡會當天來買票的話會增加學聯人員及志願者的工作量。所以比較合理的方式是鼓勵大家事先轉帳，這樣學聯也有更多的週轉資金。具體的做法是對事先轉帳的參與者和當場買票的參與者設立不同的票價。事先轉賬的有優惠並有權力坐在靠前的位置。轉帳設立截止日期以鼓勵大家及時轉帳。對於票價的設立，由於聯歡會是非盈利的活動，大使館的教育處也給每個中國人一定的補貼(每個人頭8歐元)，因此票價一般是很便宜的，為每個(中國)人2至3歐元，國際友人由於沒有補貼為每人10歐元。跟中國人聯姻的國際友人由學聯自己決定該怎麼算。兒童一律免費(年齡限制由學聯決定)。買了票的參與者會得到一個唯一的號碼。憑藉這個號碼他/她可以領取一份晚餐、兩杯飲料，以及有一次抽獎機會。
三是嘉賓的邀請和座位安排。嘉賓一般是大使館的工作人員(大使、參贊等)、當地政府部門工作人員(負責文化、外事的官員等)、大學的校長、贊助商以及平時經常幫助中國人的國際友人等。嘉賓的邀請和安排有兩個值得一提的技術問題。第一個是一般來説，有些身份的嘉賓是不參與春晚晚餐的，所以只邀請他們來觀賞演出。而這個做法要一視同仁，即所有的嘉賓都被邀請在同一時刻出席，不要厚此薄彼。如果把有的嘉賓請來得太早，演出遲遲不開始，那是不禮貌的。第二個技術問題是座位的安排。要考慮到比較可能有共同話題的嘉賓坐在一起，好讓他們有交流的機會。
四是門票及節目單的打櫻門票上應該至少印有晚會的標題、參與者號碼、一張小餐券、兩張小飲料券、各贊助商的名稱以及大學和學聯的標誌。節目單的打印是為了讓觀眾實時瞭解晚會的進程，以便安排入廁及離開的時間。
五是現場秩序的維護。前面講到過，事先轉賬的人有權力坐在靠前的位置。事實上，在排列好桌椅之後，就可以在每個座位前的桌子上擺上一個跟門票上一一對應的號碼，這樣參與者一來就能對號入座，有條不紊。這樣編排的另一個作用是，大家不用一窩蜂地去取食物。組織者可以報號讓參與者一批一批地去領取食物。前一批人回來得差不多了後一批人才去。當然這樣的規則要事先告訴參與者。領取食物的地方也要安排專門的志願者進行分菜，而不是讓參與者自己弄，這樣更保證效率和公平性。值得重申的是，消防安全是最重要的，所以在桌椅的安排上要考慮到人羣的疏散問題。
六是清掃工作。三四百人的聚會過後，現場一定是一片狼藉的。組織者要在事先號召到一定數量的志願者留下來進行清掃工作。清掃了大堂、廚房之後，也不要忘了清掃廁所，併為該場地的廁所補齊廁紙。清掃完畢之後要把垃圾裝進指定的垃圾袋堆放到指定的地點。如果房東要求把垃圾帶走的話，不要忘了把垃圾帶走。由於中國菜的油煙大，廚房有時候很難弄乾淨，有一些房東就是因為這個緣故，在把場地借給過中國人後就再也不願意借第二次了。因此可以事先準備一些類似於“威猛先生”之類的強力廚房去污劑，到時候把廚房弄乾淨。
晚會的組織由大家齊心協力一同完成，由學聯的組織委員帶頭負責。嘉賓的邀請由學聯-總管和外聯負責。
第六，財務的管理及贊助。在整個聯歡晚會的組織過程中，收門票、報賬、買進賣出造成許多的資金流動。因此需要專門的人員對錢財進行管理，做好賬目。這名人員需要有認真的態度和一絲不苟的作風。多的沒有什麼好説的，反正就是把資金進出一筆一筆記清楚。根特的春晚採取實名制，即一張票對應一個人名，買票或領票(對於嘉賓和事先轉帳的人來説)的人必須在一張表格裏簽字，這樣對統計收入非常有幫助，也很清晰明瞭。
管理財務的學聯成員及學聯-總管也可以去各公司拉贊助。這是我才知道的，還沒有實踐過，即在比利時，任何一個合法註冊過的組織(比如説根特的華人學聯)舉辦活動都可以去各公司拉贊助。只要填寫一定的正式表格、走一個正式的程序即可。那些公司會很樂意這樣做，因為贊助的錢可以退税，活動又為他們做了廣告，何樂而不為呢?根特今年的春晚主要拉到了一些中餐館及中國航空公司的贊助，明年可以嘗試向比利時當地的公司要求贊助。有了贊助就有了充足的預算，就可以訂或做更好的飯菜，租借更好的場地了。
以上就是我要説的關於海外華人組辦春節聯歡晚會的六個方面了。準備春晚是一件非常辛苦的事，但是跟廣大同胞一起出謀劃策、一起幹活迎接農曆新年又是非常愉快、令人難忘的經歷。希望這個“指南”能對新上任的各學聯成員及初來乍到一個新地方的海外華人有所幫助。最後祝大家新年愉快，兔年大發(發財、發文章、發拼搏之心圖強之志任大家選了)!!
