公務接待手冊

某公司

務

接 待 （草案）

辦公室 X年X月X日

冊商 手

一、總則

1、為規範公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本手冊。

2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。

3、本手冊規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核，適用於公司的全部商務接待活動的管理。

二、管理職能

公關部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由公關部統一安排。

三、商務接待工作原則

1、對等接待、各負其責、相互配合的原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。

2、規範高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規範服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。

3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由公關部負責人根據核定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由管理中心另行審批。

四、接待職責分工

1、接待工作是公司窗口式工作，對於塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規範行為。

2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下： ①公關部：提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務並陪同洽談及參觀介紹。 ②前台祕書或總裁祕書：負責來客引入及會議室的環境保持。 ③商務接待祕書：提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。 ④商務接口部門：負責接待洽談並陪同始終。 3、公關部主任對接待工作負有全面責任。

五、商務接待標準

公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為4個級別：普通接待、中級接待、高級接待、特殊接待。

1、普通接待

2、中級接待

3、高級接待

4、特殊接待

六、商務接待流程

1、商務接待的申請與審批①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審核，主管副總裁審批後，報管理中心商務接待祕書申請安排接待； ②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議； ③公司高層領導的商務接待活動，由其助理、祕書填寫《商務接待申請》，並作為接待負責人； ④商務接待祕書接到《商務接待申請表》後，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計並核定接待預算後，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認； ⑤經申請部門確認後的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批，審批層級如下：

⑥準進行審批； ⑦商務接待祕書將獲批後的《接待行程安排表》報公司財務部，作為預支、報銷接待費用的預算憑證。 2、商務接待的實施 ①商務接待祕書依據獲批的《接待行程安排表》，落實各項接待安排的責任人及物品Z辦； ②商務接待祕書將《接待行程安排表》副本發至申請部門接待負責人，以及接待活動相關領導，以便合理安排時間； ③商務接待祕書依據接待行程安排，協調接待負責人和公司車輛或租用車輛的`時間安排； ④商務接待祕書依據接待行程安排，製作《來賓接待手冊》，交由接待負責人，送至來賓； ⑤接待負責人或公司，應根據接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，並陪同來賓辦理入住、結算手續； ⑥如接待負責人無法陪同，可由商務接待祕書或司機代為行使接待負責人職責； ⑦接待負責人應嚴格執行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接； ⑧公司領導與來賓合影後，由商務接待祕書將照片製成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念；

⑨來賓送行後，接待負責人應適時致電來賓，在致以問候的同時瞭解來賓對公司各方面的意見，以及對公司接待安排的滿意度，並及時填寫《商務接待總結報告》，以便公司進行改進。

3、商務接待行程的變更①商務接待過程，如來賓要求對行程安排進行調整，現場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應及時將調整意見通知商務接待祕書； ②商務接待祕書收到行程調整意見後，應立即對《接待行程安排表》進行調整； ③如行程調整僅限時間安排調整，商務接待祕書應將調整後的《接待行程安排表》報管理中心主任審批後執行，並將《接待行程安排表》副本發至相關人員； ④如行程調整導致預算增加，商務接待祕書應將調整後的《接待行程安排表》按審批流程重新進行審批後方可執行，並替換原《接待行程安排表》正、副本； ⑤商務接待祕書應根據調整後的行程安排，重新制作《來賓接待手冊》，並送至來賓。

七、費用報銷

1、商務接待結束後，參與接待人員應在5天內將相關票據全部交至商務接待祕書，統一辦理報銷手續，無故超過30天未提供票據的，不再予以報銷，由財務部由責任人的工資中扣回預支費用；

2、實際發生費用在已獲批預算額度內的，由商務接待祕書持發票至財務部報銷； 3、實際發生費用超出獲批預算額度的，由責任人填寫《費用超額審批表》説明超額原因，按照商務接待審批權限進行審批，獲批後方可報銷；