Word2007文檔審閲技巧
市油脂公司的張潔利用Word2007的審閲工具，通過網絡輕鬆實現了公司“2007年第四季度營銷計劃書”的文件審批工作，改進了工作流程，大大提高了辦公效率。下面我們就來看看她是怎麼做的。
新舊對比
Word2003：審閲僅僅為一項輔助功能且只能進行簡單的文檔比較、合併項目操作。
Word2007：審閲已經成為一個主要工具，大大增強了功能，可以比較合併不同版本或作者的文檔，集成了文檔保護功能。
在Word2007中，進行文件的審閲工作，主要包括將原文件保存在共享文件夾、領導審閲文檔以及比較合併文檔等操作。
共享欲審閲文檔
由於這幾年公司已經建立比較完善的局域網，因此張潔就將文件的存放位置選在一個共享文件夾中，這樣公司的王經理通過打開共享文件夾中的文件就可以進行審閲了。在“保存類型”中選擇“word97-2003文檔（*）”文件格式，單擊“保存”按鈕即可。
小提示：由於Word2007默認採用的文件格式docx並不被以前版本的Word所兼容，為了保證能夠在老版本Word的電腦上正常打開此文檔，保存文檔時，儘量採用老版本格式，即doc文件類型。
專業化的審閲操作
當王經理需要審批張潔所報送的文件時，使用Word2007打開共享文件夾中的“2007年第四季度營銷計劃書”，然後單擊菜單欄上的“審閲”菜單，即可彈出“審閲”浮動工具面板，在其中王經理就可以進行文件的修改以及添加批註等操作了。
1.啟用修訂功能
王經理在閲讀這個文件過程中，看到一些地方不恰當，因此需要進行修改，單擊“審閲”浮動工具面板中的“修訂”按鈕，就可以進入文件的修訂狀態了。
在修訂過程中，王經理覺得在文件右側的批註框太多，反而顯得文件凌亂不堪，這時候他單擊“批註框”按鈕，然後選擇“僅在批註框中顯示批註和格式”命令，這樣對文檔的插入、刪除等操作會直接在文檔中予以標記，而不會顯示批註框，批註框中只顯示新增加的批註以及格式的修改等操作。
新特性：相對Word2003來説，Word2007在標記的顯示方式上變化很大，Word2003只能夠顯示“最終狀態”、“原始狀態”兩個選項，而單擊Word2007工具面板上的“顯示已審閲”按鈕，就會列出四種顯示方式：顯示標記的最終狀態、最終狀態、顯示標記的原始狀態、原始狀態。其中Word2007 的“顯示標記的最終狀態”、“顯示標記的原始狀態”與Word2003的“最終狀態”、“原始狀態”功能相同，而Word2007新增加的“最終狀態”、“原始狀態”，能夠直接查看文檔未修改前或者修改後，且沒有顯示標記的文檔狀態。
2.通過審閲窗格查看
雖然在文件中的所有修改，都會用標記或者批註框予以標誌，但是查看起來還是太費勁，而王經理通過審閲窗格，就可以迅速查看對文件的各種修改操作了。啟動審閲窗格時，單擊工具欄上的`“審閲窗格”按鈕，然後選擇一種顯示方式，比如“垂直審閲窗格”選項，即可在右側的單獨窗格中，顯示對文件的所有修訂操作了。而單擊這個窗格上右上角的“顯示詳細彙總”按鈕，就可以顯示對這個文件所有修訂操作的統計信息了。
3.給修訂文檔添加保護鎖
文件修改完畢後，王經理準備將它存放在張潔的共享文件夾中，但是擔心被別人惡意修改，怎麼辦呢？還好Word2007充分考慮到這一點，在“審閲”工具面板中新增加了“保護文檔”功能。
為文檔設置保護密碼時，單擊“保護文檔”按鈕，在彈出的“保護文檔”任務窗格中，從“編輯限制”下面的“僅允許在文檔中進行此類編輯”列表中選中“未做任何更改（只讀）”選項。然後單擊下面的“是，啟動強制保護”按鈕，在彈出的對話框中輸入保護密碼，這樣王經理就可以將密碼告訴張潔，而其他人在打開這個文件時，由於不知道密碼就只能夠瀏覽文檔，而無法進行修改。
小提示：當需要編輯或者比較合併已經添加強制保護密碼的文檔時，必須先打開文檔，然後單擊工具欄上“審閲”菜單中的“保護文檔”按鈕，然後單擊彈出任務窗格中的“停止保護”按鈕，在彈出的對話框中輸入密碼，從而取消對文檔的保護。
設置多種顯示方式合併文檔
由於王經理在文件“2007年第四季度營銷計劃書”進行了很多修訂，內容變化很大，因此張潔需要將這些修訂內容與原文件進行比較，同時將必要的修訂內容合併到自己的原文檔中。
比較合併文檔時，張潔單擊“審閲”工具面板中的“比較”按鈕，然後選擇“合併多位作者的修訂”命令，在彈出的“合併文檔”對話框中，單擊“原文檔”右側的打開按鈕，選擇要比較的原文檔，如“××公司2007年第四季度營銷計劃書”；單擊“修訂的文檔”右側的打開按鈕，選擇修訂後的文檔，如“××公司2007年度第四季度營銷計劃書（wangkai）”，然後單擊“確定”按鈕。
小提示：如果需要對比較合併操作的項目做進一步的精確設置，比如是否比較大小寫更改、文本框、域以及修訂的顯示位置等，可以從“合併文檔”對話框中的“比較設置”以及“顯示修訂”等選項中設置。如果沒有顯示這些選項，可以單擊這個對話框中的“更多”按鈕。整個窗口被分為四個部分：右側是兩個子窗口，分別為顯示原文檔以及修訂後的文檔；中間為合併的文檔；左側則為審閲窗格。在比較各個文檔過程中，可以通過這兩個子窗口任意查看各個子文檔中的內容，但是不可以進行再編輯，而在合併後的文檔中可以進行編輯。
小提示：如果覺得這種顯示模式，窗口太擁擠，則可以不顯示原文檔以及修訂文檔或者僅僅顯示其中的一個子文檔。
合併文檔時，操作也很簡單，張潔在“合併的文檔”窗口中，單擊進行準備接受修訂意見的某處位置，然後單擊“接受”按鈕，從其中選擇“接受修訂”命令即可。如果需要接受所有的修訂，選擇“接受對文檔的所有修訂”命令即可。
文檔合併完畢後，單擊“顯示以審閲”按鈕，從其中選擇“最終狀態”命令，以取消文檔中的各種修訂標記，合併後文檔臨時名稱一般為“合併結果×”（×為合併文檔序號），如：合併結果4，最後單擊工具欄上的“保存”按鈕，將合併文件保存。
新特性：Word2007除了能夠對不同作者的文檔進行比較合併外，還可以對同一作者的不同版本文件進行比較合併操作，進行這種操作時，單擊“比較”按鈕，然後選擇“比較文檔的兩個版本‘精確比較’”命令，其餘操作與對不同作者的文檔進行比較合併基本相同。
