用Excel開發MIS的實用方法

目前國內管理信息系統(MIS)開發研製一般採用人們熟悉的dBaseX、Foxbase或Foxpro等,這裏將簡要介紹如何用Excel開發MIS，用Excel開發MIS的方法。一般來説,一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出三大組成部分,用Excel處理這些部分均顯得遊刃有餘。Excel是Windows環境下的一種電子表格軟件,可向用户提供史無前例的超強功能和易用性。它同時具有電子數據表、圖表和數據庫的功能,具有極強的分析性能、報表製作工具和豐富的統計圖表。筆者曾用中文Excel 5.0 for Windows為一企業開發研製了一套物資管理、財會管理、營銷管理和人事管

理的MIS,充分感受到其強大功能和方便性。下面就信息輸入、信息處理、信息輸出界面設計、代碼設計和數據保護等方面的問題談談如何使用Excel。

一、信息輸入

最常用的信息輸入方法有三種,一是在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數據(重複數據可由填充把柄拖拉而得);二是採用輸入框(InputBox)輸入少量數據;三是自行設計對話窗體(Forms),在其上可加入標籤框、文本框、列表框、分組框、選擇框、滾動條和命令按鈕等,然後設計其對象格式(如屬性、保護、控制項、對齊、字體和圖案等)，計算機論文《用Excel開發MIS的方法》。當然,Windows提供的剪裁板進行數據的複製或粘貼也不失為一種常用的方法。此外,Excel還提供了強大的.文件轉換功能,可將Txt文件、dBase、Lotus 1-2-3文件、QuattroPro文件、MS Work文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉換為Excel工作簿文件,這就為數據的共享、快速錄入及轉換提供了極大的方便。

二、信息處理

按行業的不同,信息處理的要求有較大的差別,常用的信息處理包括數據的修改、查詢、檢索、排序和統計彙總。在dBase中,這些工作一般需要編程設計,而在Excel中,幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕鬆地完成。最常用的是右端"數據"菜單中的各項功能∶"記錄單"選項提供了數據庫記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡單方法;"排序"選項提供了數據庫記錄同時按三個字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來進行排序;"篩選"選項提供了隱藏除符合指定條件外的所有數據的方法,為數據庫同類記錄的查詢和重點顯示提供了方便;"分類彙總"選項提供了同類數據的彙總及統計方法;"數據透視表"選項可以迅速使一個複雜的表格變得容易閲讀和理解,它可以方便地概括出感興趣的字段,從不同的角度"透視"出求和值、計數值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標準偏差、總體標準偏差、變異值、總體變異值。

表格設計是MIS的重點和難點之一,然而在Excel中,表格設計卻易如反掌。Excel的工作簿(WorkBooks)是一個三維電子表格,一個工作簿由若干個工作表構成,每個工作表本身就是一張表格,它最多可達16384行256列,足以滿足表格設計的需要。表格中每一行的高度和每一列的寬度均可隨意調節,多餘的行和列可以隱藏起來,表格中的每個單元格可有不同的字體、字號、邊框線、前景色、數據格式、對齊方式和保護方式,在每個單元格中還可插入不同的文字附註和聲音附註。此外,在每個工作表中可任意繪製直線、曲線、矩形、橢圓、箭頭和

各種窗體控件(Controls),並且還可插入其他Windows應用程序的圖片和對象,支持DDL和OLE。Excel的這些功能為靈活設計各種複雜的表格提供了極大的方便。

統計圖表是各類MIS的特色之一,能否設計出美觀易懂的圖表從一個方面反映了MIS生命力的強弱。Excel的作圖能力特別強大,操作使用方便,它可從工作表中靈活地提取所需的數據,快速生成二維或三維的條形圖、柱形圖、餅圖、環形圖、散列圖、曲面圖、雷達圖等。