用Word和Excel製作家長通知書論文

【摘 要】我校每學期期末的學生成績統計、給學生家長填寫通知書，這些繁雜、重複工作給教務處增加了許多工作量。本人經過一段時間摸索，利用Excel函數功能以及Word郵件合併功能，很好地解決了我校成績統計的各種問題，現把使用的方法介紹給大家。

【關鍵詞】Word Excel 數據源 函數 郵件合併

一、建立學生數據源

1.啟動Excel 2003，建立學生成績表（如下圖1），並另存在D盤，命名為“機電五班學生成績表”。

2.用SUM函數統計學生的總分。如：單擊J2單元格；輸入公式“=SUM（C2：I2）”，然後單擊“√”確定；鼠標指向J2單元格右下角控制點成“+”字形後，按住鼠標左鍵拖放直至J11單元格。

3.用AVERAGE函數計算學生的`平均成績。如：單擊K2單元格；輸入公式“=AVERAGE（C2：I3）”，然後單擊“√”確定；鼠標指向K2單元格右下角控制點成“+”字形後，按住鼠標左鍵拖放至K11單元格。

4.根據平均分用IF函數定出學生成績優、良、中、及格、不及格。如：單擊L2單元格；輸入公式“IF(K2>=90，〞優〞，IF(K2>=80，〞良〞，IF(K2>=70，〞中〞，IF(K2>=60，〞合格〞，〞不合格〞））））”然後單擊“√”確定；鼠標指向L2單元格右下角制點成“+”字形後，按住鼠標右鍵拖放至L11單元格。

5.用COUNTIF函數統計學生的補考科數。如：單擊M2單元格；輸入公式“=COUNTIF（B3：I3，“<60”）”然後單擊“√”確定；鼠標指向M2單元格右下角制點成“+”字形後，按住鼠標右鍵拖放至M11單元格。

二、創建合併主文檔

1.啟動Word2003，建立文檔（如下圖）

從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”→“郵件合併”。

2.在郵件合併工具欄任務窗格的“選擇文檔類型”下方，單擊以選擇“信函”。

3.單擊“下一步：正在啟動文檔”。

4.在“選擇開始文檔”下，單擊以選擇“使用當前文檔”。

5.單擊“下一步：選取收件人”。

6.在“使用現有列表”下，單擊“瀏覽”。

三、打開數據源

1.選擇D盤中“機電五班學生成績表”文件，單擊打開，然後會再彈出一個“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個工作簿，因為在一個工作簿中有三張工作表，選擇“Sheet1$”，直接點擊確定，完成數據源設置。

2.在“郵件合併收件人”對話框中，單擊“確定”。

3.單擊“下一步：撰寫信函”。

四、插入合併域

1.把光標插入點設置在建立的Word文檔插入數據的地方（這裏要插入學號，就把光標放到學號後面的表格中）。

2.在“撰寫信函”下，單擊“其他項目…”。

3.選擇“字號”，單擊“插入”。

4.重複以上操作，分別將所有的合併域插入相應的位置。（如下圖）

5.單擊“下一步：預覽信函”。

五、完成合並打印

單擊“下一步：完成合並”到此，郵件合併的工作就基本結束了，可以直接打印了，你可以選擇“合併到新文檔”（適用於只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔裏面，以後直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇“合併到打印機”（適用於成百上千條記錄），並不生成Doc文檔，而是直接打印出來。

參考文獻：

[1]王海燕.淺談中等職業學校計算機教學[J].山西廣播電視大學學報，2008，(6)：35-36.

[2]李莉貞，張桂林.試論計算機教學中的德育滲透[J].山西廣播電視大學學報，2007，(5).