Excel在預算單位會計實務中的日常應用論文

隨着以電子計算機為主體的信息技術的發展，Excel其在會計工作中得到越來越廣泛的應用，簡化了很多繁複的會計工作過程。下面，通過預算單位在實務中常見的幾例對Excel的應用説明這一問題。

一、在零餘額對賬中的應用

國庫集中支付制度全面推行以來，因為無餘額、風險低及系統內自帶的電子對賬功能，而使大家忽視了其與賬務系統對賬的重要性，容易造成付款時銀行賬户串户、付款出現重複、付款到公務卡被退票導致公務卡未及時還款而揹負銀行透支利息、支票過期而財務不能及時知曉等風險。很多人雖然意識到這個問題，有對賬意識，可是又覺得無從下手。將Excel作為中介，與賬務系統（以用友為例）、財政集中支付系統（以內蒙古自治區集中支付系統為例）綜合運用可以很好的解決

這個問題。具體講，可以分成幾個步驟：

1.以月為一個對賬期間，首先，以出納身份登錄總賬系統，點擊“出納管理”-“銀行日記賬”，出現“銀行日記賬查詢條件”界面）。“科目”項選擇“零餘額賬户用款額度”，點擊“按月查”，選擇所要查詢的月份，確認後界面會顯示所要查詢的零餘額賬户的銀行日記賬，點擊輸出後，出現另存為窗口，將文件類型選擇為*，保存為Excel文件。

2.打開內蒙古自治區財政廳國庫業務管理系統，進入集中支付，點擊國庫業務管理系統查詢報表，打開支出查詢報表，點擊授權支付憑證明細查詢，出現如下界面，選擇所要查詢月份的首尾日期後，點擊“導出Excel”，生成集中支付系統的支付明細表。

3.將2個文件輸出為*文件後，分別打開進行整理，將不需要的選項以列為單位整列刪除，保留日期、憑證號、發生額等簡要事項，為方便對賬，節省每筆金額全篇查找的時間，利用Excel軟件的排序功能，首先確定金額項為數字屬性，將2個表格分別全篇選擇，點擊“排序和篩選”按鈕，選擇自定義排序，出現“排序”界面。選擇主要關鍵字為“金額”列，次序選擇“升序”，點擊確定。形成2個金額從小到大排列的Excel表格文件。

4.比較2個表格文件的金額列，在空白列插入函數，用IF條件函數設置公式，比較金額數字是否相等，相等即意味着此筆數據對賬相符。找出不相等的，分別查找原因。

二、Excel在日常制單過程中對需要轉換大小寫情況的應用

財務單據很多都要書寫大寫金額，用友等軟件中制單可以自動生成大寫金額，但是很多作為附件的自制票據上（以差旅費報銷單為例）卻無法自動生成大寫金額，需財務人員計算出合計金額後手工錄入，這就容易產生錄錯、漏錄、大小寫不符等問題。用Excel軟件自制報銷單，同時編制公式由小寫合計數自動生成大寫金額，很好的解決了這一問題。

（1）用Excel編制差旅費報銷單表樣

差旅費報銷單是出差人員到財務部門報銷時的一種單據彙總憑證，與報銷單據一同作為記賬憑證的附件。用Excel電子版差旅費報銷單代替手工填寫的報銷單，在合計報銷金額處設置公式，使合計數自動生成，減輕了財務報銷人員的負擔，減少了出錯率。

（2）設置公式

A小寫金額處設置求和公式，通過求和公式將車船票金額、住宿費金額、補助費金額與其他單據金額合計數計入小寫金額處。公式為：L9==SUM（D15，F15，H15，J15，L15，N15，T15）。其中：L9為報銷金額（小寫）後單元格，D15為火車票金額，F15為汽車票金額，H15為飛機票金額，J15為宿費金額，L15為伙食費金額，N15為市內交通費金額，T15為其他單據金額。

B用嵌套函數設置小寫金額轉大寫金額轉換公式。函數如下：

=IF（（L9-INT（L9））=0，TEXT（L9，"[DBNUM2]"）&"元整"，IF（INT（L9*10）-L9*10=0，TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"&TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9）*10），"[DBNUM2]"）&"角整"，TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"&IF（INT（L9*10）-INT（L9）*10=0，"零"，TEXT（INT（L9*10）-INT（L9）*10，"[DBNUM2]"）&"角"）&TEXT（RIGHT（L9，1），"[DBNUM2]"）&"分"））

這個公式中用了IF（）、TEXT（）、INT（）、RIGHT（）四個函數，其中IF（）為條件函數，可以使用函數IF對數值和公式進行條件檢測，函數IF可以嵌套七層；TEXT（）函數在這裏的幾次使用都是運用了高級應用。這個嵌套函數所包含的INT函數為取整函數，其作用是將任意實數向下取整為最接近的整數，比如A1=13.24，則公式”INT（A1）“返回值13；TEXT函數的作用是就將數值轉換成按指定數字格式表示的文本；嵌套函數中的【dbnum2】作用是數字轉中文大寫。Right（）函數的功能是從字符串右端取指定個數字符。

整個嵌套函數的含義是：

如果L9單元格的金額是一個自然數（元整）（”IF（（L9-INT（L9）））=0“），那麼就將其轉換成大寫金額後再加上”元整“二字（”TEXT（L9，"[DBNUM2]"）&"元整"”）；

否則，如果L9單元格的金額是一位的小數（角整）（“IF（INT（L9*10）-L9*10=0）”），就先將L9單元格中的整元的.金額轉換為大寫再加上“元”字（“TEXT（INT（L9），"[DBNUM2]"）&"元"”），後面再補充上L9單元格中整角的金額轉換為大寫並添加上“角整”二字（“&TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9*10）."[DBNUM2]"）&"角整"）”）；

在其他情況下（有元角分），轉換後的大寫金額由L9單元格中整元的部分加上“元”，“零”（L9單元格中整角的金額為0時）或者L9單元格中的整角的金額，L9單元格中的整分的金額三部分組成。

三、Excel在公積金備查中的應用

行政單位的公積金都是由單位統一繳交到本地的住房公積金管理中心，由公積金管理中心記錄累計個人公積金及匹配利息。只有每年公積金管理中心發放對賬單時職工才能掌握本人公積金累計數。作為單位的財務部門，為了保護職工的切身利益，應該利用Excel建立住房公積金備查賬，每年6月末將其與公積金管理中心對賬，以加強對本單位職工的公積金的管理。避免由於單位職工多，變動頻繁而產生的錯登、漏登現象。

1.建立表樣

根據對賬需要，設計建立出公積金備查簿的簡單表樣。

2.定義公式

將累計餘額欄定義求和公式。將上年餘額項至12月發生額使用SUM函數累計求和；再減去因各種原因發生的減少數，生成累計餘額。公式為（以圖5為例）：=SUM（C3：P3）-Q3。其中，C3：P3為上年餘額數、1-12月公積金、利息，Q3為各種原因發生的公積金提取數。

在每月將職工公積金匯至公積金管理中心後，在備查賬上以職工為單位登記公積金金額。6月末，公積金管理中心打出利息入賬單時，將利息以職工為單位分別記錄在賬。這樣，財務可以隨時掌握職工的公積金動態，避免發生錯記、漏記現象。

參考文獻：

[1]於清敏l在財務中的應用.北京理工大學出版社，2011.7.