祕書必須具備的能力
一個優秀的祕書，要能根據工作中出現的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時有效的判斷，並與各方面進行溝通，圓滿完成上司交代的工作，因此，她還必須具備高度的理解能力、敏鋭的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。
一、判斷能力與執行能力
祕書於雪已與税務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環保節能產品免税的事。正準備動身，前台來電話，説東北地區的總代理鄭總來訪，現在正在會客室。現在已經1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總;如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪;不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋。現在辦公室主任一時也聯繫不上，沒法向他請示。於雪應該怎麼辦?
1、能分析問題
儘管事情很急，但於雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以採取哪些補救措施：給王局長或鄭總去電話，推遲或者取消拜訪;儘快與辦公室主任聯繫上，聽取他的指示;如果不能按原計劃拜訪王局長，那麼，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，説明真正原因，儘量注意説話時的語氣;在處理好這些問題之後，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種後果;如果有消極後果，就要採取新的措施以把這種後果減輕到最小程度;另外，由於上司活動日程的變更，要及時與有關方面(比如司機)聯繫，以保持各部門工作的協調。
當然，祕書應當採取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求祕書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如説這次不能踐約去拜訪王局長，並不意味今後也不去了;把原因説明，王局長不一定就會計較;而對鄭總來説，由於與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之後，也許會一笑了之。於雪在分析這些問題時，實際上就已經把公司的利益擺在了首位。
當問題出現在你面前之後，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什麼性質的問題。要能做到這一點，就要求祕書經常保持一種“問題意識”;只有這樣，你就不管遇到什麼問題都會不慌不忙，從容面對。
把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經驗。在這種情況下，於雪還應想好孰先孰後，是先給王局長打電話還是先去見鄭總?是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任彙報……哪些措施應該優先，判斷的唯一標準是怎麼對上司有利就怎麼做。反過來説，就是那些沒有什麼實際意義的東西暫時就不要想那麼多。
遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，祕書必須具備豐富的常識和經驗。只有這樣，不管遇到什麼問題，你都能找到靈活的解決辦法。
3、能迅速採取行動
想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，祕書一定要鎮靜，如果你心裏一着急，話就不一定説得明白;對方在電話裏半天還沒聽清你説的是怎麼回事，那麼，他可能也會跟着你着急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關係弄僵，亂上加錯。
無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什麼高明的解決辦法，如果你不迅速採取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對於上司來説他看重的是結果，所以，祕書的實際行動是最重要的。
二、理解能力與洞察能力
小鋼是一家生產速凍蔬菜的民營企業的總裁祕書。快到年底了，老闆一反常態，既不是與財務經理討論今年的決算，也沒與銷售部經理多討論明年的市場銷燬問題，與他們通電話也就三五分鐘的事;相反，他經常帶着研發部的經理與當地旅遊局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不務正業。這到底是為什麼?小鋼通過琢磨，終於理解老總已經看到了生產速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統優勢，開發以觀光和休閒為特色的生態農業……在瞭解了老闆的意圖之後，於是他抓緊時間，蒐集進入生態觀光農業的.各種信息，特別是目前一些企業的經驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加讚賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。
作為祕書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的瞭解。如果你能站在上司的角度看問題，那麼，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為祕書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為祕書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節省上司的時間，作為祕書應預先知道上司會把什麼工作交辦給自己，從而提前做好準備。
三、信息收集能力和寫作能力
在上面這個例子中，作為祕書應該有高度的理解能力與敏鋭的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優秀的寫作能力。
對於上司來説，祕書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，並且及時地向自己報告。因此，對於祕書來説，你首先要知道“什麼是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現在需要的信息。由於情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，祕書應對自己所收集的信息有相當的瞭解。
你知道了上司準備進入生態觀光農業，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網上和報紙雜誌上找到許多，但有些信息如開發成本，投資回報率這些信息在網上找不着，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為祕書必須有廣泛信息收集的能力。
祕書收集到信息後要把它們寫成專題報告，另外還經常要起草一些公司內外的商業文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對於祕書來説是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態觀光農業，投資要幾千萬甚至上億，對於這麼一個重大的項目，祕書小鋼不可能只向上司作口頭彙報。他必須用規範的商業文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當地政府有關部門的領導看，所以，這份報告必須規範。
四、交流溝通能力
當今社會己進入信息時代，網絡己滲入到祕書工作的各個層面;不僅企業生產的自動化程度越來越高，而且企業管理的自動化程度也越來越高。企業管理的自動化不僅沒有削弱人際關係在企業管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關係，因此，處於企業管理神經樞紐中的祕書，在協助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來説，上司在公司內外都有廣泛的人際關係，作為祕書必須瞭解上司的這些人脈關係，並在這個基礎上協助上司與方方面面進行交流溝通。
