文祕崗位職責大綱

文祕具有文學編輯和新聞寫作，有較強的公關能力，並從事信息宣傳、文祕服務、日常辦公管理及公共關係等工作。以下是小編整理的文祕崗位職責，歡迎參考閲讀!

　　任職條件

一般應具有大專學歷或初級及以上職稱。文祕專業或辦公自動化中級證書。熟練操作辦公自動化軟件。

工作踏實敬業,具有良好的綜合素質,身體健康。熟悉辦公室的有關業務,獨立完成公文寫作,有一定的組織、協調、管理能力。

　　崗位職責

1、在公司辦公室主任領導下,協助做好公司的文祕工作。

2、協助搞好公司的行政管理工作,協助檢查各部門工作落實和完成情況。

3、完成公司內外來訪接待、來信來電和報刊徵訂收發的處理和聯繫工作。

4、協助組織安排公司各種會議,同時做好會務工作並起草會議紀要。

5、協助做好或協助起草公司綜合性行政工作報告、總結、公司領導講話材料。按文書處理程序協助或協助做好起草以公司名義印發的各種文件。

6、協助做好行政收文的登記、擬辦、傳遞、督辦工作;協助做好公司的檔案管理工作;

7、協助做好公司相關印章的使用、管理工作。

8、協助領導做好公司作息時間和節假日值班安排工作。

9、協助辦公室主任做好辦公用品的購置、領取、分發工作。

10、協助做好人力資源方面的工作,協助做好辦理人員調進調出手續,協助做好填報各類人事方面的統計表。

11、協助做好督促檢查各部門考勤並彙總,協助做好公司員工的考核工作。

12、利用各種宣傳工具,做好本單位的宣傳報道及信息的'收集報送工作。做到上傳下達,下情上報。

13、做好領導交辦的其他工作

1、負責組織部召開的各種會議的會務工作,做好會議記錄,起草公司工作計劃總結、會議紀要、簡報,協助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況;

2、整理總經理簽發文件,做好各類文件的登記、保管、轉發、立卷、存檔等,保管使用印鑑;

3、做好部信件登記、分發、寄發工作,受理信來訪工作,及時做好登記、自辦或傳遞等工作,遇到重大問題及時向部領導彙報;

4、做好辦公室文書檔案管理工作,如:有關文件收發、登記、傳閲、下發和年終清理、立卷、歸檔工作;辦理定購和發放各種學習材料;

5、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批覆等文件;

6、公司管理制度、規章制度,網頁設計方案書、合同書,公司總體運行配合;

7、總經理活動、內外部接待的安排、報銷單的整理等工作;

8、掌握總經理的日程安排做好預約工作,安排商務活動;

9、接聽電話、妥當應答,並做好電話記錄;

10、嚴格執行保密制度,做好各項保密工作;

11、協助總經理收集、分析公司主要數據及整合信息;

12、協助總經理處理各種日常事務及與公司各部門之間的協調與溝通;

13、根據公司發展的要求制定人力資源戰略; 設計並完善公司人力資源結構;

14、瞭解相關法律與法規(如:公司法、合同法、勞動法、世界貿易組織法等),為公司提供可行性方案,做好領導的參謀和助手;

15、完成總經理交辦的其他工作;

　　一、行政管理職責:

1、負責學院行政人員的管理工作,每週召開一次行政例會,通報學院情況,溝通各部門信息,交換意見。

2、負責對學院行政人員考勤管理。

3、負責商學院印章的使用管理,嚴格按照制度和程序辦理學院介紹信/證明等公文的簽發用印手續。

　　二、日常接待與對外聯繫:

1、負責學院領導的工作聯絡與接待,領導日常工作日程的安排與協調。

2、協助領導做好來訪接待及電話尋訪工作。對不適宜領導接待的來訪,要主動婉拒,並做好解釋工作。

3、負責學院與學校其他行政管理處室及各院、系之間的聯繫及溝通工作。

　　三、文檔管理工作:

1、負責來文的簽收、登記、呈批、複印、分送、催辦。負責學院領導文、電的運轉和管理,根據文、電內容和需要及時呈批和催辦。

2、負責學院行政文件的制發,安排編號、打印、校對、裝訂、分發及印發工作。

3、協助學院領導做好行政方面的一般信函和文件材料的草擬與整理工作。

4、負責學院文件資料、原始數據的保管、歸檔、立卷、交檔和銷燬及檔案利用。注意積累文件,做到平時歸卷。立卷歸檔要齊全完整、分類正確、移交及時。

　　四、行政後勤管理工作:

1、負責學院辦公會議會務工作,協助領導建立必要的工作檔案(領導講話的保管,重要批示的登記、重要活動的登記等)。

2、協助主管領導收集、彙總學院工作計劃、總結等文字材料的組織與協調工作。

3、負責催辦上級文件要求事項、學院領導批示意見並將檢查落實情況反饋。

4、負責管理和檢查學院辦公場所的使用和衞生清潔情況並作好記錄。

5、負責行政辦公用品的管理工作,根據辦公使用情況和經費指標合理制定辦公用品及辦公設備消耗材料的採購種類和數量,督促有關人員及時分批合理採購,並負責入庫保管和按教職工的實際需要合理發放。

　　五、其他工作:

1、負責收發傳真、文件的登記並落實到具體相關執行人。

2、協助主管領導實施人力資源管理等方面的具體事務。

3、負責辦理學生證明、介紹信及行政蓋章手續。

4、協助主管領導組織和編寫學院簡訊。

5、完成其他領導交辦和學院相關職能部門佈置的臨時工作。

6、負責劃定辦公區域內的清潔工作,做到窗明几淨、文檔歸類整潔。