祕書交談禮儀

交談禮儀是指人們在交談活動中應遵循的禮節和應講究的儀態等。下面是小編分享的祕書交談禮儀，一起來看一下吧。

(一)、寒喧與敬語

音樂始於序曲，交談起於寒喧。寒喧不僅是一種必不可少的客套，而且可以為交談作情緒情感的鋪墊。敬語，不僅可以表現使用者的修養、風度，而且可以為交談的友好發展增添催化、促進的因子。

問候寒喧暖人心,問候寒喧是交談的導入階段，是交談的第一禮儀程序。

問候也好，寒暄也罷，本身並無多少實際意義，主要是在交談時具有情感導入色彩。問候寒暄可以打破陌生雙方的界限，縮短熟人之間的情感距離，導出交談者之間的交談話題。因此，有人把它稱作人際關係發生、發展的起點，是頗為準確的。

(1)、中國傳統的問候寒喧用語比較複雜些。常見的有以下幾種方式：

1.問候語的內容是與吃喝拉撒睡有關的。比如;“你吃了嗎?”您吃好了?”還沒歇着啦?”……等等，一天之中的絕大多數時間都可以使用此類問候語。

2.問候語是與問候對象正在進行的活動有關。例如：“您上班去呀?”“您正在吃飯?”您出去呀?”等等。這類問候語有點“明知故問”的味道。

3.問候語是與瞭解對方的行動目的有關的，如：“您幹什麼去?”對這樣的問候，答話者既可如實相告，也可隨便答上一句“我出去一下”之類的話。

4.問候語是與誇耀對方有關的，如：“小王，你穿這身衣服顯得特別英俊。”

5.問候語是不具體涉及交談雙方的，如：“這天可真好?”，“電影院裏空氣真差。”這樣一些比較具體、複雜、略顯得羅嗦的問候語，在過去人們生活節奏比較緩慢，人際接觸比較單一、穩固的情況下，曾產生過很好的演禮效果，今後也將繼續存在，繼續發揮它們的作用。

隨着時代的發展，各種事物和現象都在發生着迅速而微妙的變化。問候語的發展隨着人們的生活節奏的加快，日益變得簡捷、抽象。現在，公眾場合最常見的問候語和答謝語都只有兩個字“你好!”。它適應於在一切場合，各種情景下，在各色人物之間使用。在文化人中，更有用英美人打招呼時用的“Hi—”以取代“你好”的勢頭。

當然，如果是雙方要停下來交談，問候語也可能比較具體。比如，“好久不見，你近來怎樣?”“你走以後，我們好想你喲。”來這裏多長時間啦?還住得慣嗎?”好久沒來了，你覺得我們這裏有什麼變化?”等等。

寒暄語越是具體，越應考慮交往環境，交往對象與交往目的，使形式能為內容服務。也就是説，不應當將上述寒喧用語到處亂套，對不同的人應使用不同的問候寒暄語。比如，對頭上長有瘡疤來作客的人，就不能用，“你們家的燈光真亮”作為寒喧語。

中國人過去見面，喜歡用“你又長胖了”作為恭維話、問候語。現在恐怕用在小姐們面前就不會有好效果了。同樣，在西方人眼中，只有窮人因無錢長時間參加旅遊，日光浴等健身活動，才會發白、發胖。因此，面對西方人也不應用“你又白又胖”作為問候語。

西方小姐在聽到人家用“你看上去真迷人!”，“你真是太美了!”等向她們問候時，她們會很興奮，並會很禮貌地以“謝謝”作答。但倘若在中國小姐面前使用這句話就應特別慎重了，弄不好有人會覺得你品行不端、心術不正。不過，幾乎無論在世界的任何地方，與男性比起來，女性更希望得到別人的讚美。如果男性在寒暄時用誠懇、恰當的語言，讚美女性的風度、儀態、談吐等，她們會受寵若驚。在與女性交談時，切不可貿然打聽對方年齡、體重以及婚姻狀況等。

到不同地方須使用不同的寒暄語，才會有好的'效果。比如，當你進入一間裝有空調，鋪設地毯，四周金碧輝煌的辦公室時，可以説：“你們的辦公室真是富麗堂皇，舒適典雅。”這樣，主人也許會很興奮。但倘若你到一間只有五十年代的木製書桌、水泥地板、白熾吊燈、四壁空空的辦公室也這樣説，主人就會覺得你不是過於虛浮，就是刻意挖苦，因而會很反感的。

總之，只有適度的問候與寒暄才能引起交際雙方的交談興趣與慾望，才能活躍交談氣氛，使交談友好、親切地進行下去。

(2)、常用敬語顯風度

人際感情能否溝通，關鍵取決於交際者的談吐，取決於交際者用什麼方式、什麼感情交談。美國前哈佛大學校長伊立特曾經説過：“在造就一個有教養的人的教育中，有一種訓練必不可少。那就是，優美、高雅的談吐。”敬語是構成文雅談吐的重要組成部分，是展示談話人風度與魅力必不可少的基本要素之一。使用敬語，是尊人與尊己相統一的重要手段。

敬語，特別是常用敬語，主要在以下幾個場景使用：

1.相見道好。人們彼此相見時，開口問候：“您好!”“早上好”。在這裏一個詞至少向對方傳達了三個意思：表示尊重，顯示親切，給予友情。同時也顯示了自己三個特點：有教養、有風度、有禮貌。

2.偏勞道謝。在對方給與幫助、支持、關照，尊重、誇獎之後，最簡潔、及時而有效的迴應就是由衷地説一聲“謝謝”。

3.託事道請。人生在世，不可能“萬事不求人”。有求於他人時，言語中冠以“請”字，會贏得對方理解、支持。

4.失禮致歉。現代社會，人際接觸日益頻繁，無論你多麼謹慎，也難免有失禮於你的親友、鄰里、同事或其他人的時候。但倘若你在這類事情發生之後能及時真誠地説一聲“對不起”，“打擾您了”，就會使對方趨怒的情緒得到緩解，化干戈為玉帛。

除了以上四大類外，生活中還有許多敬語可展現社交人員的風度與魅力。如，拜託語言：“請多關照”、“承蒙關照”、“拜託”等;慰問語言：“辛苦了”、“您受累了”等;讚賞語言：“太好了!”、“真讓我高興”;同情語言：“真難為你了”、“您太苦了”等;掛念語言：“你現在還好嗎?生活愉快嗎?”;祝福語言：“上帝保佑”、“阿彌陀佛”、“一路順風”等。

又如：與人初次見面時可説“久仰”;很久未見可用“久違”;等侯客人用“恭侯”;請人勿送説“留步”;陪伴朋友用“奉陪”;中途先走用“失陪”;請人批評用“指教”;求人原諒用“包涵”;請給方便用“借光”;求人指教用“賜教”;向人道賀用“恭喜”;看望別人用“拜訪”;賓客來訪用“光臨”;讚賞見解用“高見”;歡迎消費用“光顧”;老人年歲用“高壽”;小姐年齡用“芳齡”;他人來信稱“惠書”等等，都可以歸為敬語範圍。

(二)、談話技巧

語言是雙方信息溝通的橋樑，是雙方思想感情交流的渠道，語言交流在人際交往中佔據着最重要的位置，作為一種表達方式，語言交流首先隨時間、場合、對象的不同，而表達出各種各樣的信息和豐富多彩的思想感情。

(1)、選擇適當的內容

1.話題應量避開一些不宜在友好交談中出現的事情，也應該避免涉及個人隱私等方面的問題。

2.話題應儘量符合交談雙方的年齡、職業、性格、心理特徵。

3.交談中對方顯得無禮時要寬容克制，不能以眼對眼，以牙還牙，出言不遜，惡語傷人;也不可斥責、譏諷對方。可能時可以好言相勸，使對方冷靜;或者轉移話題，討論一些輕鬆的東西;也可暫時中止一下説話，待對方情緒穩定後再尋找新的話題。

4.注意在已有的話題中尋找大家有興趣的細節作為新話題，使談話更具創新和吸引力，能保持談話始終在趣味盎然的氛圍中進行。此外，説話中一般不要使用對方不懂的語言，如方言、土語或外語。由於使用什麼樣的語言也是一種情感信息，因此，應儘量用與對方一致的語言交談，如果對方講普通話，就儘量使用普通話與之交談。

還有，交談中應注意根據對象選擇不同的表達方式，例如：對待普通市民適宜用通俗易懂、用最接近生活的日常語言與之交談，而不宜用深刻的哲理性的語言，或者枯燥生硬的邏輯推理;對待學問較高深的人適宜用提綱挈領、邏輯嚴密的方式進行交談，而不宜用簡單無聊、雜亂無章的語言進行交談。

(2)、語氣忌生冷

以下的A和B表達的其實是一種意思，但讓人聽起來，感受卻有天淵之別。

A：就這麼決定!你説什麼也不能動搖我的想法!

B：你所説的固然也有道理，但我真的已經決定了。

A：你覺得這樣不好!那你説出更好的來!説呀!

B：這樣也許不是最好，但我實在想不出更好的辦法來，也許你有?

這樣的例子實在是舉不勝舉。沒有人喜歡聽到A組的談話方式，那種咄咄逼人的語氣只會令人感到厭惡。但捫心自問，我們在生活和工作中，有沒有常對身邊人和工作同事用這樣一種語氣説過話呢?當然有!即使我們自己當時不察覺或過後已忘記，但對方一定會深深記得，因為，這種逼人之語，是一種“傷害性語言”。被這種語言刺傷過的人，是不會輕易忘記的。

有位企業家在接受記者採訪時，説過這樣一件事：我的成功得自於一位素不相識的人。當時，20歲的我摸進一家大企業想應聘推銷員一職，主考的人將我上下打量一遍，漫不經心地説：這位置不適合你!看你的樣子就知道你不行。我據理力爭，他又説：你説你可以，那好!説出你可以的根據來。説啊!你怎麼不説啊!之後，是幾聲冷笑。我覺得他的話像一把刀插入我的心臟。從那一刻，我發誓，我遲早要“吃”掉這個公司!這位企業家在10年後成功收購了當年令他蒙受恥辱的公司。他特地將那個羞辱他的主考官叫到跟前，可惜的是，那個人根本不記得曾有過這樣一件事!這充分可以説明言者無心，而聽者有意的道理。

因此，我們應時時檢討自己的談話方式及語氣，萬不能得罪了人自己還不知道。當我們惱怒時，心緒不寧時，失望時……切勿將心情注人語言，否則，一定會得不償失。

(3)、不要用把握不準的辭句

在一家大企業的來年工作計劃決策會議上，一位中級職務的管理者引起了高層注意。但見他舉止端正，措辭得當，尤其是他的幾點“補充建議”更是令到會者心悦誠服。大家給他以熱烈的掌聲，他謙恭地説：“拋磚引玉之談，謝謝大家厚愛。不過最後幾點建議確實有一定的可行性，尤其是其中關於……，我覺得這同三十六計中的“掩耳盜鈴”之計有異曲同工之妙……”會場死一般地沉默，接着傳出幾聲竊笑。決策者的臉上露出失望，很顯然，這個發言者的“掩耳盜鈴”四個字完全用錯了地方!他在根本拿不準三十六計及掩耳盜鈴這個成語的情況下而“冒險”使用，當然會令別人覺得他淺薄無知而發出竊笑。一般來説，使用拿不準的辭句是一種“冒險”，僥倖撞對了，當然好得很;若用錯地方，則只會貽笑大方。

其實，漢文化浩如煙海，漢語中有太多太多的辭句可供選擇。我們實在沒有必要去冒險使用自己拿不準的辭句。如果實在喜歡某句話，不妨回家查閲辭典，拿準了再用也不遲。對那些自己覺得似懂非懂，似是而非的辭句，千萬不要隨便在社交場合“拋出”，弄不好，會讓人當成笑柄呢。

(4)、加強文學素養

談話，是人類社會生活中的一項主要內容。每個人都要與人談話，談人生、談理想、談生老病死、談世事百態， ……活着，就要説話。在社交場合，那些談吐得體、斯文大方的人士往往倍受歡迎;而那些辭不達意，期期艾艾半天也説不出一句“妙語”之人則常遭冷落。那麼，為什麼有些人能夠字字珠璣，句句錦繡呢?這其中有什麼“訣竅”呢?其實，歸根到底一句話：腹有詩書言自妙。一個學識深厚，修養良好的人，必然一舉一動都透着種“書卷氣”，他的語言也自然是幽默風趣而又不失哲理的。相反，那些胸無點墨的人，他是無論如何也不會出口成章，妙語如珠的。

因此，一個人談話水平的高低取決於他的文化素養。文化素養高，談話水平當然高;文化素養低，那當然説不出什麼“東西”了。所以，一個人若想在社交場所中出口成章，大放異彩，首先要做的是：加強和提高文化素養。

除了多抽出些時間看書外，還應多注意收聽廣播，觀看影視劇，有意識地提高自己的談話“擋次”。書籍，是最基本的“語言營養”，所謂“開卷有益”，不管是什麼書，只要你用心去讀去體會，一定能從中汲取到有益的東西，這對提高一個人的談話水平，起着決定性的作用。

(5)、恭維的方法

在與人交往中，適當地恭維與讚美可令對方無限喜悦。所以有人説：恭維是談話的潤滑劑。這話十分傳神貼切。説恭維話，最根本的一點是要真誠。真誠而恰到好處的恭維，一定可以打動對方的心。若是毫無誠意地胡亂恭維，則只會令人尷尬和反感。

恭維還要有“尺度”，在切合實際的情況下小小地誇張一些不妨;若是天花亂墜，硬要將一個花甲老人説成“矯健青年”，或者將一個工作平平者説成“業績傑出”，那所產生的，只能是反效果。因此，恭維要適可而止，恰到好處。多用濫用只會令其流於形式、流於虛偽。