説明在公務文書寫作中的運用
公務文書作為處理公務的工具，具有傳達方針政策，指導、佈置和商洽工作，報告、通報和交流情況等功用，其文體功能決定了其表達方式應以説明為主。本文試對説明這一表達方式在公務文書寫作中的運用作簡要分析。
一、説明對象
按照説明對象來劃分，説明有事物説明和事理説明兩種。事物説明是對某一具體事物的形體特徵、性質、功能等進行介紹，在文學作品和科普説明中運用得較多，如《核舟記》《中國石拱橋》《看雲識天氣》等。事理説明旨在解釋事物本身的道理或內部規律，這種説明多適用於抽象事物。公務文書中的説明主要是事理説明，比如對發文目的、依據的闡釋，命令類公文中有關辦法、措施等的説明，通報類公文中的情況介紹，法規性文書中的條款項等，其説明內容以事實、情況或者事理為主。
二、説明語言
公務文書的作用是上傳下達，使閲讀者知曉情況、貫徹落實文件精神。這就要求公務文書中的説明須準確、清楚地傳達發文者的意圖。因此，公務文書的説明為平實説明，即客觀地説明對象，不描寫、不誇張，目的就是説明事實、情況、道理或是性質，給閲讀者以理性認識。如《××市預防職務犯罪工作條例》第三條：
“本條例所稱職務犯罪，是指國家工作人員的貪腐賄賂犯罪，國家機關工作人員的瀆職犯罪、利用職權實施的侵犯公民人身權利和民主權利的犯罪，以及利用職權實施的其他犯罪。”
這段文字對職務犯罪作出定義，語言嚴謹樸實，沒有運用特殊語言技巧和修飾，不會產生歧義或是誤解。與平實説明相對的生動説明則常常用形象的手法來説明事物，使説明對象具生動性和形象性。這種説明常常運用修辭、描寫等手法，強調語言的生動活潑和審美感受，如賈祖璋在《南州六月荔枝丹》中對荔枝成熟時形態的表述：“成熟的荔枝，大多數是深紅色或紫色。生在樹頭，從遠處當然看不清它殼面的構造，只有紅色映入眼簾，因而把它比做‘絳囊’、‘紅星’、‘珊瑚珠’，都很逼真。”這種風格的説明，在公務文書中較少出現。
三、説明順序
説明是按照一定的順序對説明對象進行條理化的表述。説明順序主要有時間順序、空間順序和邏輯順序等幾種。公務文書中的説明順序主要是邏輯順序，即按照事物、事理的內在邏輯關係，或由個別到一般，或由具體到抽象，或由主要到次要，或由現象到本質，或由原因到結果等一一介紹説明。如《××市制定地方性法規條例》，整個條例共分為六章五十八條，為典型的“章斷條連”模式。六個章節分別從總則、法規制定程序、地方性法規解釋等方面，按照由總到分、由主要到次要的邏輯順序，對地方性法規的制定者、制定程序等作出規定。這種邏輯順序不僅貫穿全篇，而且在各個部分中也有所體現。如第一章“總則”中：
第一條為了規範市人民代表大會及其常務委員會制定地方性法規的活動，完善立法程序，提高立法質量，根據《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級政府組織法》《中華人民共和國立法法》的規定，結合本市實際情況，制定本條例。
第二條本條例適用於本市地方性法規的制定、修改、廢止及其相關活動。
第三條市人民代表大會及其常務委員會依照憲法、法律規定的權限制定地方性法規。
規定本市特別重大事項的地方性法規，應當由市人民代表大會通過。
在市人民代表大會閉會期間，常務委員會可以對市人民代表大會制定的地方性法規進行部分補充和修改，但是不得同該法規的基本原則相牴觸。
市人民代表大會有權改變或者撤銷市人民代表大會常務委員會制定的不適當的地方性法規。
第四條制定地方性法規應當遵循立法法規定的基本原則，符合本市的具體情況和實際需要，不同憲法、法律、行政法規相牴觸。[1]
第一條説明制定條例的目的、依據，第二條説明條例的適用範圍，第三、四條分別説明市人民代表大會和市人民代表大會常務委員會的立法權限。其説明順序由總到分，由一般到個別，層次清晰，邏輯嚴謹，表達有序。
四、説明方法
公務文書寫作中的説明方法主要有以下四種。
1.定義説明法
定義説明法就是揭示事物特有屬性的邏輯方法，即下定義。公務文書中的定義説明法常見於法規、規章類文書中的概念説明，或是對專業術語的闡釋。如《黨政機關公文處理工作條例》第三條：
“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公佈法規和規章，指導、佈置和商洽工作，請示和答覆問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”
這一條就屬於對法定概念的闡釋，讓閲讀者明確“黨政機關公文”的含義、功能與作用。又如《中華人民共和國海洋環境保護法》第九十五條第(一)款：
“海洋環境污染損害，是指直接或間接地把物質或者能量引入海洋環境，產生損害海洋生物資源、危害人體健康、妨害漁業和海上其他合法活動、損害海水使用素質和減損環境質量等有害影響。”
第九十五條第(五)款：
“漁業水域，是指魚蝦類的產卵場、索餌場、越冬場、洄游通道和魚蝦貝藻類的養殖場。”
對於非專業人士而言，“海洋環境污染損害”和“漁業水域”是兩個十分陌生的概念。此處對這兩個概念進行詳盡的解釋，可使閲讀者明白哪些活動屬於海洋環境污染損害，哪些海域屬於漁業水域，在貫徹法規時才能做到清楚明瞭，不會因概念不清而出現錯誤。
2.分類説明法
分類説明法就是根據事物的共同點和不同點進行歸類，形成具有一定從屬關係的系統。在公務文書寫作中使用分類説明法，既可向閲讀者介紹説明對象的基本屬性，又可幫助閲讀者區分不同類別之間的差異，掌握各自的特性，還能使行文層次分明，富有邏輯性和條理性。比如《國務院關於職工探親待遇的規定》中對職工探親假期作出瞭如下分類：
第三條職工探親假期：
(一)職工探望配偶，每年給予一方探親假一次，假期為30天。
(二)未婚職工探望父母，原則上每年給假一次，假期為20天，如果因為工作需要，本單位當年不能給予假期，或者職工自願兩年探親一次，可以兩年給假一次，假期為45天。
(三)已婚職工探望父母，每4年給假一次，假期為20天。
上述條例將職工探親假期按照職工的婚姻狀況和被探望對象的不同分為三類，並對每一類探親假期的頻次和期限作出具體規定。這樣清楚有序的分類説明，便於職工“對號入座”，能有效保證職工探親活動的有序開展，維護職工的權益。
3.比較説明法
比較説明法就是將有聯繫的事物進行比較，辨別異同，可分為橫比説明和縱比説明。橫比説明是將可以作比的不同事物進行比較，説明不同事物的性質特點。縱比説明是將同一事物不同時期的情況進行比較，説明某種問題。[2]比較説明法在公務文書，如情況類通報、工作類報告、工作總結以及專項工作規劃等之中運用較為廣泛。如《國家統計局關於2014年糧食產量的公告》中：
“全國糧食播種面積112738.3千公頃(169107.4萬畝)，比2013年增加782.7千公頃(1174.1萬畝)，增長0.7%。其中谷物播種面積94622.8千公頃(141934.1萬畝)，比2013年增加854.1千公頃(1281.2萬畝)，增長0.9%。”
運用比較説明法，可以使閲讀者清楚地看到説明對象的變化發展情況，進而對其所反映出的本質有更加深刻的'瞭解。
4.數字説明法
數字説明法就是運用數據對事物進行説明和闡釋。數字説明法常見於情況與事故類通報、工作報告、計劃、總結等公務文書。數據的使用，能夠讓閲讀者獲得關於説明對象的具體印象，使説明內容顯得更加確鑿可信。比如《國家統計局關於2014年糧食產量的公告》中關於調查樣本的一段説明：
目前糧食產量抽樣調查在848個國家調查縣中開展，農作物播種面積調查抽取8930個村民小組、48萬農户，稻穀、小麥、玉米等主要糧食作物的單位面積產量調查抽取8930個村民小組、7萬多地塊，由國家統計局各基層調查隊調查人員和輔助調查員開展現場調查。
上述材料中的幾組數據使閲讀者對調查樣本的數量和範圍有直觀的瞭解。其取樣範圍之廣、數量之大能使閲讀者更加確信調查結果的科學性、公正性和準確性。
五、注意事項
説明作為公務文書寫作中最常用的表達方式，在使用時需要注意以下幾個方面：
1.邏輯清晰、層次分明
寫作公務文書時要注意段落之間的邏輯和順序，注意説明對象之間的外在關係與內部聯繫，不能在邏輯順序上發生錯誤。比如計劃類文書的説明順序一般為先説明背景或者依據，然後提出總的目的或要求，過渡後轉入具體任務、措施、步驟等，宜分條進行闡述。
2.態度科學、實事求是
對對象進行説明時一定要尊重客觀事實，尤其數據的使用，必須精準無誤，能夠客觀實際地體現出説明對象的本質，不得主觀臆斷或是憑空捏造。
3.主次分明、詳略得當
在運用説明的表達方式時，要根據不同文書和具體情況分清主次，把握重點，做到詳略得當。比如，在總結類公務文書中，對某一階段的經驗體會，包括具體的做法、事例、數據等，要進行詳細説明，對今後的設想和工作方向則要略寫;反之，在計劃類公務文書中，對制定計劃的依據要略寫，對計劃的主體，即未來的工作方向——做什麼、怎麼做、何時完成等，則要詳盡説明。
