會展招展應該注意什麼
在的招展過程中，如果能夠尋找到支持及協助單位作為對口的合作單位，組團作為展覽會的招展代理，將是一個非常不錯的選擇，也是招展成功的重要環節。下面是小編精心整理的會展招展應該注意什麼，歡迎閲讀與收藏。
計劃立項
1、工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表
（1）包括可行性報告分析立項的條件；進行市場調查對行業而言項目的利潤增長點是否夠大地域性的考慮。要結合本地的實際特點，立項要符合當地的地區性。時間性或者季節性的考慮。項目內容要符合季節特徵，比如不能在冬天搞風扇展之類的。同時時間上要考慮避免國內知名展會的衝突。
（2）實施的具體方案
（3）宣傳費用計劃表
A、廣告時間段的投入
以4—6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費用的10%~20%[在專業媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業媒體]
B、廣告投放的形式
户外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間）
雜誌報紙媒體廣告（主要是專業雜誌媒體和大眾雜誌媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行）
2、找主辦單位
（1）主辦單位的條件：在當地要有權威性、知名度等
（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務，費用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，採用一次性付款。
3、申請各種批文
4、場地聯繫
以成都為例，四川省展覽館主要是進行大眾性的展會，主要是引起百姓關注的；而國際會展中心主要進行專業性的展會。
5、聯繫宣傳媒體
（1） 對象
專業媒體和大眾媒體
（2） 方式
直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。
6、製作邀請函
7、建立客户名錄（通過會刊收集和雜誌、網站等）
實施招展
1、招展方式
主要是電話聯繫，其次可以郵寄信封、E—MAIL、上門拜訪、朋友介紹等
2、招展的步驟
（1）發佈信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發給客户名錄中的單位）
（2）跟蹤拜訪（找準負責人）
A、在對方收到邀請函後進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產生三種客户：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分佈）； 針對第一種客户： 問清客户需求 要求進一步促成購買 愉快地答應客户的 針對第二種客户： 瞭解客户拒絕的原因 為面談作好準備二次面談向客户推薦下一屆展覽會要求客户介紹其它客户保持關係，待以後聯繫針對第三種客户：問清客户需求和異議進行第二次拜訪消除顧客顧慮
3、招展中用到的文書
項目邀請函、展位確認書、參展商指南
實施招商
（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客户轉換成參觀商
（2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商
（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進行專業觀眾的組織；發短信息邀請；打電話邀請。
（4） 組辦單位為展會提供的工作
相關活動
展覽會的相關活動，是指研討會、技術交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿易觀眾提供附加服務，從而提高展覽會的形象與檔次。
展會現場
（1） 布展
參展商提前兩天進行布展工作。展台的搭建、展位的協調、後期款的收付、物品的運輸等
（2） 開展
現場的協調；觀眾的組織；配套的服務等
展會後的控制工作
包括參觀參展的意見反饋等，後期瞭解工作。
展會進行招展需要注意什麼
組團的優勢表現在：
第一，能提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞；第二，善用資源，優勢互補，加快資源整合；第三，最大限度地挖掘新客户，壯大參展隊伍；第四，最大限度地降低招展成本。
招展合作單位的要求與條件
1．能切實有效地開展組團工作；
2．在該行業有較高的信譽和威望；
3．有一定的組團招展經濟實力；
4．能指派專職人員負責該項工作；
5．有豐富的招展組團工作經驗。
建立展覽營銷網絡
合作招展（組團）單位一般包括：行業的政府主管部門、行業的權威協會、具有廣泛影響力的行業媒體、主辦單位的分支機構、辦展機構（公司），還有是海外的代理機構（國際展）的建立。
1主要的媒介合作伙伴
（1）行業協會和商會
行業協會和商會在行業裏有重要的影響和強大的號召力，它們一般擁有自己擅長的領域和自己的營銷渠道，也有自己獨特的營銷技巧和營銷手段，與這些單位合作，能很好地優勢互補。
（2）國內外著名展覽機構
（3）專業報刊雜誌
行業內的專業報刊雜誌對本行業有一定的影響，也有一批熟悉的客户，對行業發展趨勢比較瞭解，聯繫比較廣泛，不僅可以充當營銷宣傳的喉舌，還可以直接招展。
（4）國際組織
一些相關的國際組織具有一定的權威性，在國際上有較強的號召力，與他們合作往往能很好地帶動國外企業參展。
（5）各種招展代理
所謂代理，即對某一地區、某個專業擁有一定客户的中介機構、行業協會、諮詢機構等。招展代理是與辦展機構緊密合作的專門的招展單位，適當地發展招展代理對展會招展很有好處。主辦方可以委託他們代理招展，當然，按照國際慣例是有償代理的。
（6）行業知名企業
行業知名企業在行業裏有一定的號召力，它們的參展對其他企業有很好的示範效應，會帶動一批企業參展。
（7）國外同類展會
與國外同類展會合作，在各自的展會上推廣對方的展會，或採取其他合作方式爭取彼此合作、營銷互贏。
（8）外國駐華機構
外國駐華使館和領事館以及其他機構，如貿易代表處、辦事處等，它們不僅對該國比較熟悉，聯繫方便，而且對所在國也很瞭解，它們向該國企業推薦的展會一般能取得該國企業的信任。
（9）政府有關部門
與政府部門合作不僅有利於招展，還能取得很多其他便利條件。
（10）網絡
基於網絡的展覽營銷具有全天候、跨國界、即時性、交互式、多媒體甚至媒體拉式與推式功能兼備等明顯優於傳統營銷方式的特點。企業以網絡為平台在產品售前、售中、售後各環節展開全程市場營銷活動，充分發揮網絡技術的優勢和功能，最大限度地滿足客户需求，以達到開拓市場、樹立形象、促進銷售和增加盈利的經營目的。
從展覽機構利用網絡資源和技術的深度和廣度來分，網絡營銷的基本形式包括利用網絡媒體登載廣告、利用電子郵箱進行郵件營銷和利用網站進行全方位網絡營銷三種基本形式。從展覽機構網絡營銷的具體功能來分，網絡營銷包括網上調查、網上形象塑造、網絡產品展示、網絡促銷、網絡分銷、網絡公關、網絡客户服務等形式。
網絡營銷的發展經過三個階段：試探營銷階段、電子郵件營銷階段、網站營銷階段。目前在會展業的網絡營銷領域工作重點轉移到了網站建設，包括域名申請、網站規劃、網頁製作、網站發佈、網站推廣以及網站的管理和維護。一般大型展會都有自己的網站來宣傳展會，在網絡上宣傳也是一個不錯的選擇。
