項目管理師如何協調多項目

導語：多個項目同時進行時，項目管理師應該如何協調呢？一起來了解一下吧！

項目管理師首先要知道多個項目同時進行時，由於項目之間存在依賴關係及項目的優先級別不同，很可能一個項目的變更會引發其他項目的相應變更，因此再多項目管理時，不僅要控制好各個項目的變更，還要在多項目變更之間進行好協調。

項目範圍變更的原因來自各方面——一個外部事件、一個增值的變更、項目團隊自身的變化、範圍定義的.疏漏和業主的要求等。在這諸多因素中，能夠施加影響加以控制的，項目團隊應該儘量採取相應的措施使項目範圍變更最小化。

項目範圍的變更控制與項目整體及其他變更控制所使用的方法是具有通用性的，主要包括三部分-信息反饋系統、監控系統和組織實施系統。

在實行控制時，除了要有項目合同和計劃作為依據外，首先應該建立起一套信息控制制度，或者説是協調程序。它是為了各部門之間相互配合、溝通信息而建立的制度，從而使信息暢通，使各類文件的傳遞程序化。

具體的控制工作主要通過控制系統來完成。用於此過程的工具和技術主要有三種：範圍變更控制系統、績效測量以及補充計劃編制。

範圍變更控制系統定義了項目範圍變更的有關程序，包括文檔工作、跟蹤系統及對於授權變更所需要的審批層次等。其中文檔工作是指一些有文檔記錄的過程，説明了如何提交變更申請、如何管理變更請求以及由於這些變更附屬於相關的項目而帶來的管理方面的影響。跟蹤系統會跟蹤變更申請的狀態，包括其批准狀態。一些變更申請可以根據項目管理者的決定得到批准，有些則需要更正式的批准或者需要經過多級批准，如項目主管，行政長官等。並非所有的變更申請都可以得到批准，沒有得到批准的變更也會被跟蹤並且記錄在項目記錄薄中以便將來參考。

以控制管理項目有關關係人的變更申請為例，項目團隊可以採取這樣一些措施來對變更要求進行管理。

1.制定並遵循一個要求的管理程序，包括項目最初要求的確定程序。

2.透徹理解客户的要求。

3.對所有要求都記錄在案，並確保這些信息易於流傳和獲得。可以藉助計算機建立要求數據庫來進行記錄和管理。

4.進行充分的測試，確保項目產品能夠符合客户的期望和要求。

5.運用評審過程，從系統觀點評審提出的要求變更。

6.強調完工日期，即當客户提出變更要求時，跟他們強調項目的截止日期，讓他們在項目進度和變更要求之間進行權衡。

在各項目變更之間進行協調時，關鍵是要考慮項目之間的依賴關係，從而確定一個項目的變更是否會對其他項目產生不利影響，並分析影響原因，根據項目的優先級和重要程度，決定是否採取變更，或者採取措施儘量避免連鎖反應的產生。