常見公文寫作注意事項
（一）通知
1．文種特徵
通知是“批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”時使用的一種公文。通知的使用範圍最廣、使用頻率最高。
按照通知的內容及作用分為以下四類：
（1）指示性通知。主要是上級機關向下級機關佈置帶有普遍性的工作，作出相應的指示時使用的通知。
（2）轉文性通知。上級機關向下轉文，必須標註主送機關，説明轉文目的，並對受文機關提出執行要求。具體分為批轉性通知、轉發性通知和發佈性通知。
（3）事務性通知。用來傳達、安排事務性工作的通知。如會議通知、機構變動通知，更改名稱通知、啟用印章通知等。
（4）任免通知。上級機關向有關部門正式傳達相應的人事任免事項的通知。
2．結構模式
（1）標題。通常由“發文機關”、“事由”和“文種”三個要素構成。
（2）主送機關。要明確閲知對象，規範地標識出主送機關。對一定範圍內的普發性通知，應在附註處標明發送範圍。
（3）正文
a．指示性通知大致由發文緣由、通知事項、通知尾語（特殊表述可不用尾語）構成。
b．轉文性通知主要分二種寫法，一是簡寫式，直接寫明轉文的原因，依據或目的，提出轉文的一般性要求。二是繁寫式。在簡寫式的基礎上，強調二點，一是被轉公文所涉及工作的重要性，二是對貫徹執行被轉公文提出更為具體的要求。
c．事務性通知。大致由通知的背景、根據及目的，通知的事項，通知的尾語三部分組成。
d．任免通知。大致由任免依據和任免事項二部分組成。
（二）報告
1．文種特徵
報告是向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問時使用的一種公文。
報告可依據不同的標準進行多角度劃分。按性質劃分，有工作報告和情況報告；按內容劃分，有綜合報告和專題報告；按行文目的劃分，有呈報性報告和呈轉性報告。
2．結構模式
（1）標題。通常由發文機關、事由和文種三個要素組成。
（2）報告引據。這部分是報告正文的開頭。要用簡明扼要的語句交待出全文的主要內容或基本情況，也可陳述有關的背景或緣由。然後用過渡語“現將有關情況報告如下”等開啟下文，其後用冒號、句號均可。
（3）報告事項。這部分是報告正文的主體和核心，要準確簡要、條理清晰地將有關工作或事件的情況表述清楚，並加以扼要分析，以便給人以全面、深刻的瞭解。撰寫時要緊緊圍繞行文的目的和主旨進行陳述，如是彙報工作，則應首先寫明工作的基本情況，其次寫明主要做法和成績，包括採取的辦法、措施以及由此帶來的直接效果等，最後寫明還存在什麼問題以及今後的大體工作設想。
如是答覆上級機關的詢問和要求，應首先扼要敍述上級機關交辦的事項或任務後再寫明處理的大致過程，包括採取的辦法或措施，處理中遇到的問題及需要進一步陳述的事項等，最後交待處理結果，同時徵詢上級機關對處理結果的意見。如是就某項工作中的錯誤向上級機關檢討，應首先陳述錯誤的事情概況，繼而分析造成錯誤的原因（包括直接原因和間接原因）及應負的責任，最後寫明處理結果及今後的改進意見。
（4）結尾。報告的結尾一般有較為固定的結語，常用的有“特此報告”等，要另起一段，獨佔一行。
3．寫作要點
（1）正確把握綜合報告與專題報告的側重點。
寫好綜合報告，需處理好“點”與“面”的關係、“詳”與“略”的關係，“事”與“理”的關係。
寫好專題報告，要注意一是速度要快，二是內容要專，做到“一事一報”，三是情況要實。
（2）篇幅要簡短，用語要精煉。
（3）報告一般採用以下三段式寫法：
a．情況——做法——問題（意見）；
b．做法——問題——今後意見；
c．情況——問題——今後意見；
d．情況——原因（責任）——下一步打算；
e．情況——原因——責任及處理意見；
f．情況——問題——建議等。
撰寫報告掌握“三段式”的基本寫法，對提高撰寫質量和效率幫助較大。但要注意的是，“三段式”只是一個基本的寫法，並非所有報告都必須用“三段式”。
（三）請示
1．文種特徵
請示是向上級機關請求指示、批准時使用的一種公文。
請示的適用範圍較廣，凡涉及有關方針政策界限、工作中的重大問題、需要上級機關予以審核批准的事項等諸多方面的內容時，均應以“請示”行文。各機關都有自己的職權範圍，對屬於超出職權範圍的事項，即應向上級機關行文請示，獲准後方可執行和辦理。
請示文種的分類比較複雜。從不同的角度，依據不同的標準可以將其分成不同的種類。為方便起見，我們從請示的內容、性質和功用的角度切入，將其分為兩大類：一是批准性請示。即下級機關就某項工作或某一問題直接向上級機關請求指示和批准。二是批轉性請示。此類請示通常是下級機關就某一方面的工作制定出辦法或措施以後，因職權範圍所限，無權要求有關單位和人員予以貫徹落實，遂向上級機關行文請示，要求批轉給有關單位辦理，這類請示被批轉後，實質上即已成為上級機關的決定意見。
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