辦公室文員崗位職責規定

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衞生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13社會保險的投保、申領。

14統計每月考勤並交財務做帳，留底。

15管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。

16.接受其他臨時工作。

1.負責營銷系統員工的人事檔案的日常維護工作。

2.辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續。

3.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

4.負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

5.負責傳真件的收發工作，傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員，

6.負責收發管理報紙、信函；

7.負責考勤和加班申報單的報表與彙總，並起到有效監督和引導作用。

8.協助其他部門的工作，並和其他部門友好相處。

9.負責總經理辦公室的清潔衞生：如煙缸不得超過十個煙蒂，訪客離去後，十分鐘內必須清洗好煙缸、茶杯。

10.負責接待工作：如有訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問找誰”,並請訪客入坐，請示後引入相關區域，在一分鐘內端上茶水，並負責加水、更新煙缸；

11.總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，‘XX公司‘。”；若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工；來電找“總經理”，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事後轉接相關部門；

12.安全工作：下班前檢查複印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；

13.上面交辦的其它臨時工作。

1、負責綜合部日常事務性工作；負責中心各種文稿的打印、發送，負責中心文件材料的領取；

2、認真貫徹執行黨和國家各項法規、政策及中心各項規章制度；

3、負責辦理各類文件的收發、登記、閲籤、清退、整理、歸檔、保密工作；

4、負責辦公室的日常管理工作，負責受理投訴和來訪接待、收發傳真、考勤登記、接聽電話等工作；

5、負責中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發工作，負責會議記錄和文字材料的整理。

6、負責收集和撰寫有關信息，及時向領導提供信息參考和建設意見。提請領導應儘快辦理的有關工作；

7、負責人事、勞資、倉庫管理等工作。

8、完成領導交辦的其它工作。

1、負責文件資料的打印、登記、發放、複印、裝訂。

2、管理飲水。

3、保管登記和按規定發放公司辦公用品。

4、負責接轉電話和記錄工作。

5、負責傳真收發與登記。

6、負責接待來賓。

7、負責考勤和加班申報單的報表與彙總。

8、收發報刊函件及整理保管報紙。

9、完成其他臨時工作。辦公室文員工作職責主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發，具體是：

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衞生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13社會保險的投保、申領。

14統計每月考勤並交財務做帳，留底。

15管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。

16.接受其他臨時工作。

文件管理

1．成文（1）內部通啟（MEMO）成文：（2）根據經理要求撰寫初稿；（3）請經理核查簽字；（4）部門管理制度成文：（5）根據經理要求撰寫初稿；（6）審核通過後，在《發文本》上填寫的內容包括：文件標題、發文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應列明名稱；（7）審核通過後，送企業管理部審批；（8）呈報總經理審批。

2．發文（1）將文件原件複印存檔；（2）在《發文登記簿》上登記下發文件的名稱、發文時間、接收部門名稱；（3）到相關部門下發文件；（4）請相關部門的文員以上管理人員在《發文登記簿》中“外收發簽字”一欄簽收。

3.收文（1）收到各部門發出的酒店內部文件後，簽收並上報經理；（2）將VIP信息填寫在辦公室VIP信息欄上；（3）將報紙等需要張貼的材料，在規定版面張貼；（4）監督部門人員在閲讀文件後，在文件上簽字。

4.分類存放（1）對於時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等設專用表格夾存放；（2）對於本部門下發的文件原件設專用文件夾存放，規章制度存放於相應的制度夾中；（3）對於酒店下發的規章制度根據發放的部門進行分類存放；（4）在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件在目錄中的序號、總頁數及當前頁數，如“1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共有三頁，這是第一頁；（5）在存放新下發的制度時，對於制度中已明確標明作廢的舊制度要作出作廢標誌，同新下發的`制度一併進行存放，對於一些補充規定，要將原文件找出後，與新文件一併存放，同時在目錄上作出標註；

5.裝訂整理（1）每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、MEMO等整理彙總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、月、日以及保存期限；（2）每月月底要對存放的制度進行整理，對於內容有相互聯繫的要進行合併存放。

6.借用（1）部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，註明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間；（2）對於外部門借用文件的，要經經理同意後方可辦理借用手續；（3）外部門辦理借用文件手續時，要持對方負責人簽字的MEMO，註明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間，並在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人；（4）文件歸還後，要查看有無遺失、破損現象，並由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

7.銷燬（1）對於到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等文件，請示是否銷燬；（2）同意後，以MEMO的形式，列明需銷燬文件的名稱、文件下發日期、保存的起止日期，上報審批簽字；（3）將審批簽字後的MEMO上報質檢部進行審批；（4）接到質檢部同意銷燬的書面批覆後，方可銷燬；（5）銷燬時根據表格數量的大小可採取到鍋爐房燒燬或用碎紙機粉碎等方式；工作項目名稱：

表格管理

⒈申領（1）對於酒店統一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》中申領；（2）對於部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷申請單》，經審批簽字後，上報質檢部審批；（3）對於月用量較少，但長期使用的表格，亦應根據實際使用情況，定期申請印刷使用；（4）接到表格印刷完畢的通知後，到美工室將表格領回，並在《印刷申請單》中部門確認一欄簽字確認；（5）對於酒店統一使用但沒有外出印刷的表格，按照酒店規定的表格領取時間到質檢部領取。

⒉登記（1）對於領取的表格要進行登記，設立表格台帳；（2）部門員工在領用表格時，要在《領用登記表》上登記，註明日期、名稱、數量及領用人；（3）月末將當月表格領用情況彙總，並在表格台帳支出欄內登記當月發放的總數量。

⒊整理（1）對於使用過的不需當天上交給相關部門的表格，要每十天進行一次整理；（2）月末將當月的表格進行彙總、裝訂，在封皮上標明名稱、月份；（3）對於需要進行總結分析的，要統計出有關數據。⒈對錶格要進行分類整理。

⒋存放（1）在表格存放櫥內標明存放期限，如一個月、三個月、半年等；（2）將整理好的表格按照保存期限分開存放。

⒌借用（1）對於各部門需要借用使用過的表格時，需經經理同意後方可辦理借用手續；（2）外部門辦理借用表格手續時，要持對方負責人簽字的MEMO，註明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期及所需借用的時間，並在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人；（3）表格歸還後，要查看有無遺失現象，並由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

⒍銷燬（1）對於到達保存期限的表格，需請示是否銷燬；（2）徵得同意後，以MEMO的形式，列明需銷燬的表格名稱、日期、表格保存的起止時間由審批簽字；（3）將經理審批簽字的MEMO上報質量管理部進行審批；（4）接到質檢部同意銷燬的書面批覆後，方可銷燬；（5）銷燬時根據表格量的大小可採取到鍋爐房燒燬或用碎紙機粉碎等方式；

物資管理

⒈盤點（1）每月20日對部門辦公用品、固定資產、低值易耗品及機油等物資進行盤點，並分別與其台帳的帳面結存數量進行核對，保證帳物相符；（2）如盤點中發現物資短缺現象應及時查明原因，並上報部門。

⒉編制月計劃（1）每月24日前根據盤點情況及部門下月的工作計劃，作出下月物資申領計劃；（2）填寫一式四份的《物品月計劃申報單》，列明物品品名、規格、上月用量、本月結存、本月申報、物品單價、每種物品的申報金額，並計算累計金額，對於特殊申領的物品，要在用途一欄單獨註明申領原因，在經手人一欄簽字。

⒊審核上報（1）將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經理審批簽字；（2）將經理審批通過的《物品月計劃申報單》在每月25日前上報倉管部。

⒋領取（1）持酒店審批通過的《物品月計劃申報單》在規定領取物資的時間內到倉管部記帳員處開具《物品申領單》，並由經理簽字確認；（2）持《物品申領單》到倉管部相關庫房辦理物品領用手續，領取物品。

⒌登記物品領回後，按照實際領取的物資名稱及數量分別在相關的台帳上進行登記。

⒍發放（1）物品發放時，應在台帳支出欄內做好登記；由領用人在《領用登記表》上簽字確認。（2）領用登記表

⒎借用（1）其它部門因工作需要借用物品時，應徵得理同意；（2）借用時應持借用物品部門負責人籤MEMO，註明借用的物品名稱、借用的原因、需借用的時間，《借用登記表》進行登記；（3）並在上歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應由借用部門予以賠償；（4）檢查合格後予以接收，並由借用人在《借用登記表》上進行簽字並記錄歸還時間。

勞保用品管理

⒈制定計劃（1）每月5日按照《勞保用品規定》將需要領用的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計劃申報單》中。（2）遇節假日提前制定計劃；

⒉審核上報（1）將列好的《物品月計劃申報單》上報審批簽字；（2）審批通過後，持勞保用品申領計劃到人事部勞保福利員處開具;

⒊領取到倉管部辦理領取手續。

⒋登記勞保用品領回後，在台帳上登記。

⒌發放（1）發放時，在台帳上做好登記；（2）由領用人在《領用登記表》上簽字確認。

出勤統計

⒈整理表格（1）每天上班後整理前一日的《出勤登記表》，核對應出勤人數和實際出勤人數，查看有無遲到、早退、請假情況，並在《出勤登記表》上註明；（2）對出勤登記與實際情況不符的問題，上報部門經理；（3）根據部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》；（4）以上表格填寫完畢，在填表人一欄簽字；（5）按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調查表》，並在檢查人一欄簽字確認。

⒉填寫《出勤表》（1）按照實際出勤情況填寫《出勤簿》；（2）如有請假單，要粘貼在《出勤簿》的背面。

⒊上報審批（1）將填寫好的《工作出勤日報表》連同《出勤登記表》和《員工離崗去向跟蹤調查表》上報經理審批簽字；（2）將檢查中發現的問題列出明細，彙報給經理；（3）審批簽字後，於每天中午12:00前將上述表格與《出勤簿》一起上報人事部;

⒋取《出勤簿》每天16:00後到人事部將《出勤簿》取。

⒌彙總統計（1）每月2日前，參照《出勤簿》將上月部門每名員工的出勤情況，並將統計情況填寫到《月份出勤情況報表》上，對於缺勤情況寫明缺勤天數及原因；（2）對於當月新到崗員工，應註明到崗時間；（3）將填寫好的《月份出勤情況報表》上報部門經理審批簽字；（4）每月2日前報送人事部;

獎金核算

⒈抄寫獎金撥入數（1）接到人事部勞動工資核算員抄寫部門獎金撥入數的通知後，應於當日到人事部抄寫；（2）抄寫時，注意核查所撥入的獎金數額是否正確，如有異議向人事部勞動工資核算員諮詢。

⒉分解酒店扣罰（1）到質檢部領取上月酒店對部門的《扣罰彙總表》；（2）按照《扣罰彙總表》上所列的扣罰情況核對《罰款單》，對《罰款單》不全的，要立即到相關部門進行領取；（3）按酒店扣罰及連帶比例，對《罰款單》進行分解，責任到人；（4）按分解好的扣罰，填寫《扣罰明細表》。

⒊申請減免（1）對需要申請酒店給予減免的扣罰，應以MEMO形式列出處罰項目及罰款單號，註明申請減免的原因；（2）將寫好的減免申請上報經理審批簽字；（3）於酒店下發獎金撥入數之日起三日內，將經理簽字確認後的減免申請上報質檢部進行審批。

⒋統計內部扣罰（1）參照《員工日考評表》統計部門員工個人的部門內部扣罰總數；（2）彙總部門內部扣罰總數。

⒌計算獎金（1）對部門的獎金撥入數進行二次（2）請示經理如何進行內部加發；（3）員工當月獎金實發金額=員工當月獎金應發金額+加發金額-酒店扣罰金額-部門扣罰金額。

⒍填表（1）將每位員工的獎金應發金額、加發金額、酒店扣罰金額、部門扣罰金額、實發金額分別填寫到《月份獎金髮放明細表》上；（2）在《月份獎金髮放明細表》的填表人一欄簽字。⒈月份獎金髮放明細表

⒎審批上報（1）將做好的《月份獎金髮放明細表》連同《扣罰明細表》一起上報經理審批簽字；（2）在人事部下達的規定上交的時間內將經理審批簽字的《月份獎金髮放明細表》上報給人事部勞動工資核算員。

⒏發放（1）當接到財務部現金出納員通知領取獎金的通知後，到財務部辦理領取手續（2）按照《月份獎金髮放明細表》上所列的實發金額進行發放，並由領取人簽字。

⒐交表將員工領用簽字的《月份獎金髮放明細表》交財務部現金出納員;

用心做事事例彙總

⒈篩選每天對員工上報的用心做事事例經篩選後，填寫在《以情服務、用心做事典型事例彙總表》上。

⒉上報（1）將填寫好的《以情服務、用心做事典型事例彙總表》上報經理進行審閲；（2）於每天下班前將經理審閲簽字後的《以情服務、用心做事典型事例彙總表》上報企業文化部。

⒊登記將當天上報的員工用心做事的事例登記在《用心做事事例彙總表》上，要註明姓名、事例發生日期及內容。

1.門店及後勤辦公物資申請和發放，申請時間應及時，以確保門店能夠有充足的物資，發放應準確，避免發錯、發漏，每月月底做本月的物資領取電子賬與保管賬，年底整理本年度所用物資數量；

2.工程部燈具、插排的發放，發放應經過工程部經理或副經理簽字執行，每月做保管賬與電子賬交與工程部經理審核（暫管）；

3.辦公室設備物資（桌、椅、櫃子、飲水機等）的管理與調撥，調撥需原使用人與現使用人雙方簽字認可，不得私自調撥辦公設備；

4.後勤及各門店鑰匙的保管，確保鑰匙在辦公室留存不少於一把，門店再次領取鑰匙需經領導同意方可； 5.日常事物的傳遞與交接（大多指門店交與財務小票及存單等），要求門店把所傳遞材料封裝，在封裝外需標明所屬門店，填寫日常事務傳遞交接登記表；

6.來訪人員的接待工作及來往信件和資料的收發，外來人員來訪需將其引領到會客室，接待客人要熱情、周到；確保信件、資料的安全性、傳遞的及時性；

7.負責辦公室公文的打印、材料的整理、資料的複印；

8.過節福利的發放，保證發放數量準確、及時、到位。

9.確保辦公室每日擁有充足的飲用水，每月月底與飲用水供應者的結算送水款；

10.每天早晨提前到辦公室開門，下班時需檢查水、電、燈、飲水機、空調是否關閉後鎖好門窗。