會計軟件的日常運行與維護知識

（一）人機並行

計算機與手工並行是指會計軟件使用的最初階段人工與計算機同時進行會計處理的過程，?這是試運行階段。此階段的主要任務是：檢查建立的會計電算化核算系統是否充分滿足本單位要?求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發現的問題是否還應進行修改，並逐步建立?比較完善的電算化內部管理制度。

在試運行階段，會計人員要進行雙重勞動，但這是十分必要的。在此期間，通過進行手工?與計算機處理結果的雙向對比與檢驗，能夠考查會計軟件數據處理的正確性，能夠考查相關人員?的操作熟練程度和業務處理能力，並通過實踐，進行電算內部管理制度的建立。應該説，這是手?工會計系統移至會計電算化系統的試驗階段，也是手工系統與計算機系統相互適應的階段。它的?順利進行，是以後一定階段會計電算化系統持續正常運行的前提。

試運行的時間，應放在年初、年末、季初、季末等特殊會計時期，這樣才能取得全面的人?機比較數據，預先估計可能出現的`問題。一但出現問題，要及時採取措施，進行防錯糾錯。

在試運行階段，前期以人工為主計算機為輔，後期則以計算機處理為主。各會計單位只有?假設計算機在處理實際帳務，才會充分考慮可能發生的問題，提高操作熟練程度。

計算機與手工並行工作期間，可以採用計算機打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑?證，原始憑證應附於相關記帳憑證的背面，根據有關規定進行審核並裝訂成冊，作為會計檔案保?存，並據以登記手工帳簿。如果計算機與手工核算結果不一致，要由專人查明原因並向本單位領?導書面報告。

並行一個階段後，要開始建立各項管理制度，並根據實際運行中出現的問題，不斷改進完?善。尤其對上崗操作軟件人員的權限分配，應在申請替代手工記帳前都能按規定設置完畢，進入?正常工作狀態。對替代手工記帳後會計人員的崗位職責也應有明確的要求和崗位考核。

（二）日常運行

1.輸入憑證是電算化軟件的原始數據，是各種憑證單據，在帳務處理軟件中是記帳憑證，?在材料核算軟件中是各種出庫、入庫單據，在銷售核算軟件中是發票、產品出庫單，等等。只有?將這些憑證單據輸入到計算機後，才能由計算機進行處理。因此，憑證輸入成了電算化後新增的?工作，而且是需要花大量時間才能完成的工作。

憑證輸入前，應先經過檢查和預處理，不合法、不正確、不合理、不真實、內容不完整的?憑證不能輸入。可以根據計算機的需要在用於輸入的憑證上加寫有關代碼、編號等內容，進行預?處理，以方便憑證輸入。

憑證輸人計算機後要進行復核，複核輸入內容與原件是否一致，防止有意無意的錯誤。復?核人員和輸入人員不允許同為一個人。直接使用原始憑證在計算機上編制記帳憑證，用計算機打?印的記帳憑證代替手工記帳憑證的單位，應保證打印出的記帳憑證內容齊全、簽章齊備。憑證可?以集中由一人輸入，也可以各個崗位編制的憑證由本崗位輸入。

2.憑證複核是輸入的憑證必須由另一人複核後才能用於記帳，計算機複核的內容包括合法?性、合理性、正確性、完整性和真實性。計算機內憑證的複核可以採用屏幕查看複核、打印輸出?複核、重複輸入複核三種方法。對於已複核後又發現有錯的憑證可允許修改，但修改後必須再次?複核。複核人員的姓名必須在機內隨憑證永久記錄，以明確責任。

3.記帳、計算成本等各種計算機處理是自動由計算機完成的，只要將原始數據正確輸入計?算機，計算機就能按事先設計的程序完成各種帳簿的登記和各種計算工作，節省大量人力。

4.輸出帳簿是採用計算機核算後，所有帳簿平時均保留在計算機內，日記帳必須每日打?印，明細帳和總帳可根據需要按月、按季或按年打印，不滿頁時，可滿頁後再打印，但不能不打?印。打印時，有關表格線可省打。打印後的帳簿應連續編號，應由專人檢查後再作為正式帳頁進?行裝訂，以符合《規範》要求。

5.編制會計報表是根據帳簿編制的，也是由計算機自動完成的，通常每月月末進行。我國?的通用會計軟件通常都提供通用報表生成器或專門的報表功能模塊，幫助用户編制各種對內、對?外會計報表。編制會計報表工作是日常核算中較為複雜的工作，應由會計和計算機水平較高的會?計人員完成。應保證報表中的會計數據與帳簿一致。應對報表數據進行審核並簽章後再報送有關單位。

（三）日常維護

與手工核算不同，由於電算化核算採用了許多先進設備和技術，對其日常維護就成了會計?核算中一項重要工作。日常維護包括硬件維護與軟件維護兩部分。維護一般由電算維護員負責，?軟件操作員等其他人員不得進行維護，電算主管可進行維護監督工作。