商務英語會議紀要
Meeting Minutes
一．Brief Introduction:
Minutes are written as an accurate record of a group's meetings, and a record decision taken. They are useful because people can forget what was decided at a meeting if there is no written record of the proceedings. Minutes can also inform people who were not at the meeting about what took place.
Before each meeting an agenda should be drawn up, detailing the matters to be discussed at the meeting. A set of minutes should normally include the following information:
·Name and topic of the meeting
·Time, date and place of meeting;
·Chair/Host/Owner of the meeting
·List of people attending;
·List of absent members of the group;
·For each item in the agenda, a record of the principal points discussed and decisions taken; ·Task List
·Whom will perform the tasks
·Deadlines
·Time, date and place of next meeting
·Name of person taking the minutes / Minutes Taker
·Topic for Discussion
·Voting Results
·Resolutions
二． 8 Tips for meeting minutes writing
會議紀要的8建議
1. 根據會議議程表制定會議紀要大綱，並根據議題的討論順序做記錄。
2. 在會議前向每位小組成員分發會議議程表，使每位成員都能對會議有所準備。
3. 使用公司的固定格式。
4. 提前根據議程表制定大綱，並預留足夠空間做筆記。當一個議題記錄完畢，你可以迅速跳至下一個新議題。
5. 會議紀要應儘量簡短扼要。不要過於繁瑣。如果你想記下會議中的每句話，你可以考慮對會議錄音，並在會後使你的會議紀要更詳盡。
6. 為了確保能準確記錄各位與會者的發言，應事先編寫一份座位表並請不熟悉的與會者做自我介紹。
7. 應在會後當你的記憶還清晰的時候，儘快編寫會議紀要。在會議紀要分發給每位成員前，確保會議主席已批閲。
8. 切忌，會議紀要只需記錄會議中的重要議程。過於繁瑣的信息應排除在會議紀要外。
當你在編寫會議紀要時，如果能遵照以上這些簡單的建議，英語會議中的各項內容將被很容易地記錄下來
三．Especially in language
·formal tone of voice;
·Generally passive verb;
·Wording maximize the use of commonly used words.
·A In terms of the language, the language with the more formal, more emerged is more formal. Such as: so-so ( satisfactory)
B. Avoid abbreviations：Corp ( Corporation )
C. Avoid using the person terms: our idea ( the company’s proposal )
D. passive voice
Sample 1：
Agenda for the meeting of a board of directors
XYZ COMPANY
Meeting of the Board of Directors to be held On Wednesday, April 3, 2015 at 10: 15 A. M.
in The Company Boardroom.
AGENDA
1. Apologies for absence.
2. Minutes of the meeting held on March 2, 2015.
3. Points arising from minutes as read.
4. Report by the Chairman ( a copy of the report is attached to this agenda) .
5. Resolution.
6. Date of next meeting.
7. To transact any other business that may come before the meeting.
董事會會議議程
XYZ公司
事會會議將於2015年4月3日星期三早上10:15在公司會議室舉行
議程
1．缺席説明。
2. 2. 2015年3月2日會議的紀要。
3．以上紀要所產生的問題。
4．主席報告（本議程後附有報一份）。
5．提議。
6．定下次會議日期。
7．處理下次會議之前的任何問題。
四．Glossary of terms used in meetings:
advisory committee, consultative committee 顧問委員會,諮詢委員會
advisory opinion 顧問意見
adjourn 延會
agenda 議程
alternate, substitute 副代表
Am I in order? 咱這樣做符合議程規定嗎?
amendment 修正
appointment 任命
assembly 大會
auditor 審計員
ballot 選票
banquet 酒宴
board of directors 董事會
box supper 慈善餐會
budget committee 預算委員會
buffet party 立食宴會
call to order 要求遵守秩序
casting vote 決定票
chairman 主席
clarification 澄清
closing speech 閉幕詞
closure 閉幕式
cocktail party 雞尾酒會
commemorative party 紀念宴會
comment 評論
committee of experts 專家委員會
committee, commission 委員會
congress 代表大會
consensus 意見
constitution, statutes 章程
consultant 顧問
convention 會議
dance(party), ball, fandango 舞會
deadlock 僵局
decision 決定
declaration, statement 聲明
deputy director general 副局長,副處長
dinner party 晚餐會
director general 局長,處長
draft resolution 決議草案,提案
drafting committee 起草委員會
executive council, executive board 執行委員會
executive secretary 執行祕書
factual report 事實報告
fancy ball 化粧舞會
fancy fair 義賣場
farewell party 惜別會
final sitting 閉幕會
first draft, preliminary draft 草案初稿
former chairman 前主席 (美作:past chairman)
full powers 全權
full-fledged member 全權代表
garden party 遊園會
general committee, general officers, general bureau 總務委員會
general debate 長時間的討論
governing body 主管團體
hall 大會
head of delegation 代表團團長
honorary president 名譽主席
interim chairman 臨時主席
item on the agenda 議程項目
lie on the table 擱置
life member 終身成員
meeting in camera 祕密會議 (美作:executive session)
member as of right 法定代表
member 成員
membership 成員資格
memorandum 備忘錄
minutes, record 記錄
motivations 表明動機
motion 提議
notice board 布告牌
observer 觀察員
office 職務
officials 官員
opening sitting 開幕會
opening 開幕
operative part 生效部分
other business 其他事項
permanent delegate 常駐代表
plenary meeting 全會
precis writer 記錄(員)
presidency, chairmanship, chair 主席團
procedure 程序
proposal 建議
proxy 代理人
public gallery 旁聽席
quorum 法定人數
rapporteur 文書,祕書
reading party 讀書會
receivability 可以接受,可接納
report 報告
representative 代表
五． Functional Expressions:
會議是現代商務中的重要一部分。它可以集思廣益、將公司的智慧集中起來。作為一名會議主持人，該怎樣做才能保證會議順利進行呢？首先語言使用必須恰到好處。下面是一些主持會議的常用表達：
● 宣佈會議開始
(1) Let’s call the meeting to order.
(2) Let’s get things under way.
(3) Let’s get things started.
(4) Shall we begin?
如果與會者中有公司以外的人，可以這樣説：Well，ladies and gentlemen，I think we should begin.
也可以採用半正式的説法：
(1) Perhaps we’d better get started / down to business.
(2) All right, I think it’s about time we get started / going.
(3) Right then, I think we should begin.
較口語化的説法有：
(l) Let’s begin /get going, shall we?
(2) Shall we start?
●揭示討論要點
(1) Let me bring your attention to (what I see as) the main issues.
(2) Let’s focus on the main issues.
(3) Let me tell you what I believe to be the main issues.
(4) Allow me to set out the main issues for you.
●請專人發言
(1) To address this issue, I’d like to call on…
(2) To discuss this matter, I’d like to call on…
(3) To shed some light on this, I’d like to call on…
(4) To provide us with more detail, I’d like to call on…
以下為可供參考的表達法，注意每種表達法的正式程度：
(1) 發表意見：
It seems to me that…（較為正式）在我看來，似乎
I think…（較為非正式）我認為
In my opinion.*.（非正式）我的意見是
(2) 提出新的看法：
I’d like to suggest that we.*.（較為正式）我想建議我們
Let’s（較為非正式）讓我們
Why don’t we？（非正式）為什麼我們不？
(3) 不同意剛才的意見：
I’m sorry，but I just can’t agree with you there.（較為正式）對不起，但我不同意你那個觀點 J disagree.（較為非正式）我不同意
No，because. .（非正式）不對，因為
(4) 詢問意見：
How do you feel about that idea?（較為正式）你對那個觀點有何看法？
What do you think?（非正式）你怎麼想的？
How do you feel about that? （較為非正式）你對此有什麼感受？
(5) 同意剛才的意見：
I’d go along with you there.（較為正式）我同意你那個觀點。
I agree.（較為非正式）我同意。
Sure.（非正式）當然是那樣。
(6) 進入下一個議程：
I suggest we move on to the next item （較為正式）我提議我們進入下一個議：程 Let’s move on…（較為非正式）讓我們接下來
Moving on to point two…（非正式）來看第二個觀點
7)不理解剛才的觀點：
Sorry, but I don’t quite follow you．（較為正式）對不起，但我沒有完全明白你的觀點。 Sorry，l don’t understand.（較為非正式）對不起，我不明白。
Can you explain what you mean exactly?（非正式）你能解釋一下你的確切意思嗎？
8)要求進一步解釋：
Would you mind telling us a little more about..*？（較為正式）你介意再告訴我們
I’d like to know more about…（較為非正式）我想多瞭解一些關於的情況。
Tell us a little more about…（非正式）再告訴我們一些關於的情況吧！
(9)詢問是否全都同意：
Have we reached an agreement on this?（較為正式）我們對此達成共識了嗎？
Do we all agree?（較為非正式）我們大家都同意了嗎？
Is that OK with everyone?（非正式）大家都覺得可以嗎？
七． Exercises:
中翻英
董事會每月例會紀要
BZN公司
葦事會每月例會紀要，2015年IO月15日下午1:30在會議室舉行。
出席：柯里蒂納·澤拉（主席）
羅恩·塞迪諾
托馬斯·科爾若
查爾斯·萊温斯基
艾倫·諾瓦克
尼古拉斯，瑞恩
洛布特·沃格
缺席：麥克爾·菲拉斯
紀要：
2015年9月14日的會議紀要由洛布特·沃格宣讀，並得到通過。以下是對2015年8月16日會議紀要的補充。關於得利斯克及其合夥人公司提供管理諮詢的句子應改成“雖然我們準備接受服務的描述應該只是鰛解釋悖性的'，但是如果你們能提供一個建議，包括第一階的費費用和第二階段的費用，BZN公司將不勝感謝”。
報告：
托馬斯·科爾若簡述了他和哈德遜視聽設備製造公司（哈德遜）的執行總裁傑伊·茶斐遜的談話內容，並表達了BZN公司對視聽設備的興趣。在美陡國、加拿大、英國和歐盟其他國家，在教室使用視聽設備是教育界的趨勢，並且數量有了顯著的增長。據北美和西歐教育界人士的預測，這一趨勢應該會繼續。
因為哈德遜能用很多種方式來幫助BZN公司開發國際視聽項目，能在英國和世界其他國家使用翻譯，科爾若先生建議對可行性進行研究，該建議得到尼古拉斯·瑞恩的贊同，具體建議如下：
a) 美國、加拿大和英國教育視聽市場現狀及其增長潛能。
b) 目前進入這塊市場的公司及其市場份額。
c) 不同視聽設備的增長模式及其繼續增長和變化的潛能。
報告：
關於對收購北美和英國的視聽設備公司的可行性，托馬斯·科爾若進行了簡要總結。（結果顯示還需要更進一步的調查。
a) 選擇能帶給BZN公司最好機會的公司，調查收購的可能性。
b) BZN公司選擇的目標公司，向所有入詢問出售條件，並向BZN公司報告。
下次會議日期：
下次會議將評2015年II月12日上午9:30在會議室舉行，屆時將對視聽產業的可行性研究的建議進行討論。
會議延遲至下午4：25結束。
此致
布特·沃格，記錄祕書
商務英語會議紀要 [篇2]
on items 行動任務
a: karen, please take down the action items.
b: okay.
a：凱倫，請記一下行動任務。
b：好的。
hing missing, please feel free to add.
如果漏下什麼了，請儘管加上。
a: this is the meeting minutes. if there is anything missing, please feel free to add.
b: good.
a：這是會議紀要，如果漏下什麼了，請儘管加上。
b：好的。
es list 問題清單
a: do we maintain an issues list for this program?
b: we do ld, the program manager, is the owner of the list.
a：我們在維護這個項目做問題清單嗎？
b：是的，項目經理阿諾德先生管理問題清單。
meeting was called by 會議由……組織
a: the meeting was called by alice.
b: then why isn't she here?
a：會議是由愛麗絲組織的。
b：那她為什麼沒來？
k the issues 問題跟蹤
a: who is going to track the issues?
b: the program manager.
a：誰來跟蹤問題（的解決情況）？
b：項目經理。
商務英語會議紀要 [篇3]
Class General Meeting Minutes
Date: 9:00 a.m. on October 7, 2015
Place:Teaching Building No. 303 Classroom
Topic: AUTUMN OUTING
Present:full attendance
The minutes of the meeting held on Monday, October 7, 2015 were read and confirmed as being a true record.
tor called meeting to order.
tor made a summary of last meeting and put forward the place of autumn outing.
smates discussed the topic and finally made a decision to Qingyuan city.
#url#missary in charge of general affairs announced the specific items of the autumn outing.
The meeting adjourned at 11:00 a.m. Next meeting to take place: October 14, 2015, Teaching Building No. 303 Classroom
Respectfully submitted,
Sara
Vice monitor
