商務禮儀如何接待

中國人蔘加商務應酬的原因是想得到尊重，工作以外的美食安排是合作的潤滑劑;西方人則利用餐前酒、餐中酒和聊天增加氣氛。因此，中國人的應酬與款待都是有規格的招待，代表了誠意，也代表了相互的尊重。在應酬接待裏所表達的感覺和相互建立的友誼，是促成日後談判或是聯繫的重要因素。正因為這些特質，所以接待應酬的實務變得格外重要，接待禮儀也成了大家重視的知識。

　　注重細節周密計劃

訪客蒞臨之前的工作並不簡單，因為接待工作往往不只是拜訪而已，還包含參觀、宴客、會議、遊覽、簡報、説明等事項。因此，接待日程的安排以及時間的規劃，都應該經過詳盡的考慮，特別是各項工作人員的橫向聯繫，都必須事前溝通、縝密推敲。總務人員最好為前期接待工作列份清單，再由各個單位依照這樣的檢查表仔細完成各項接待前的準備工作。

接待準備工作可大致分成四個層面：環境準備、物質準備、心理準備、儀表準備。落實到具體籌備項目有：

一、確定接待規格。貴賓由哪些人迎接、陪同和接待。

二、制定接待方案。除了接待規格以外，當然還有活動的具體安排。

三、瞭解來訪狀況。包括來賓的目的要求、會見和參觀的意願、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。

四、做好接待準備。包括迎送貴賓、會議場所佈置、準備參觀的項目、解説人員的安排、保全、食宿和交通工具等。有時候還有媒體宣傳工作，也要事前預備妥當。

有些是在事前就應瞭解並做好相應準備的，如：接待人員的良好氣質與風度，會給賓客留下很好的印象。為了塑造更好的個人形象，體驗每個接待的細節之外，應當從基礎的接待工作入手，時常加以訓練和示範模擬，這才能成功完成一線接待工作。

接待客人前要將接待室清理的一塵不染，空間明亮潔淨。一些細節例如空調、雜誌、茶水、名片等等，都必須預備妥當。訪客紀錄上應記載客人姓名和來訪目的，以便於適時的查訪對方是否為不速之客。

引導客人的手勢應該十分明確，例如指引方向和上下樓梯、電梯，遇見長者和長輩的時候，一定不能站在前方擋住他的視線。引導客人至接待區前，應該敲門表示尊重，進出也應該以客人先進先出為準則。進入會客室之後，接下來就是介紹、交換名片、以及握手寒喧等動作，這些都必須按照先尊後卑，先女後男的原則。每一個動作都要加上注目禮，務必使賓客感到周到與誠意。

　　合理確定接待規格

在中國，接待人員必須根據來訪者的身份確定接待的規格。確定接待規格的正確性很重要，如接待規格過高，會影響正常工作;接待規格過低,又會影響平行間的往來關係。接待規格可以分為以下幾種：

一、高規格接待，就是主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解情況和傳達意見的時候，就需要高規格接待。又如各國政要來訪，對方不一定是元首，但是地位具有關鍵性的影響力，這時候也要高規格的接待。

二、低規格接待，就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比方説高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會成為低規格的接待。公務員之家:

三、對等接待，即主要陪同人員與客人的職位同等地位的`接待。

自貴賓踏入公司或單位的第一步開始，接待人員就該使貴賓不離開他的視線範圍內，上洗手間、行進間、上下樓梯或電梯，以及會客室內的奉茶、介紹、行禮等等細節的安排，都要使得貴賓感覺受到重視和尊重，直到貴賓離去。貴賓離去時，接待人員仍然送至到視線遠離為止，這才是真正的無微不至。

　　外賓接待的規格和遵守的原則也非常有了解的必要：

一、平等互惠的原則

如前面所説，無論國家強弱或是公司大小，雙方的交往當中都要以不歧視對方，言談舉止合宜為原則。相互尊重的另一方面是要表現自尊，也就是要讓對方感覺彼此的真誠合作。

二、依法辦事的原則

國際間的往來必須合情合法,無論雙方哪一邊的法律,都必須儘量維護、遵從、維繫合約的正確性。

三、內外有別的原則

對於自己的企業和合約的條件,必須嚴加把關,不可以泄密,交談的過程中也必須注意內外有別。

四、尊重禮儀的原則

不要以自己國家或地區的想法來看待外國人,凡是要能替對方着想,如果有禮俗不同的時候,必須尊重對方,同時也要能夠給予相關的溝通,深切瞭解對方的看法和思考。