Excel打印的必備技巧

Excel打印技巧大全

收集了Excel中關於打印的各種技巧，讓你精通Excel打印工作。試試看，以下的Excel打印技巧你知道幾個?

沒有打印機一樣可以打印預覽

在沒有安裝打印機的電腦上按下Excel的打印預覽按鈕後，Excel會卻提示沒有安裝打印機，且無法打印預覽。其實，只要單擊開始 設置打印機，然後雙擊添加打印機項目，再隨便安裝一個打印機的驅動程序。重啟Excel，就會發現已經可以打印預覽了。

打印指定頁面

一個由多頁組成的工作表，打印出來後，發現其中某一頁(或某幾頁)有問題，修改後，沒有必要全部都打印一遍!只要選擇文件打印(不能 直接按常用工具欄上的打印按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來)，打開打印內容對話框，選中打印範圍下面的頁選項，並在後面的方框 中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下確定按鈕即可。

首行重複打印

當工作表大於1頁時，用户一般希望在打印時能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設置，打開頁面設置對話框，單擊工作表選項卡，接下來 只需在打印標題頂端標題行文本框中輸入：:類似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過來也可以，以後就該表格首行就會打印在每頁了。

表格也縮印

有時為工作需要，可能要求將多頁內容調整為一頁打印出來(在中可以通過縮放技巧來實現)，可選擇文件頁面設置，再在打開的頁面 設置對話框中單擊頁面標籤，在縮放組下有一個調整為選項，只要在這裏鍵入打印工作表內容時所需要的頁數(注意頁寬和頁高兩個值必須一致)就 可以了。不過，此功能對於與紙張高、寬比例嚴重不協調的工作表來説，建議不要採用，否則會嚴重影響打印效果。

打印選定區域

選定需要打印的區域，執行文件打印，打開打印內容對話框，選中打印內容下面的選定區域選項，按下確定按鈕就行了。如 果經常要打印固定的某個區域，可以先選定相應區域，再執行文件打印區域設置打印區域。經過這樣的設置後，無論是執行菜單的打印命令，還是 直接按常用工具欄上的打印按鈕，均可將設置的區域打印出來。

此時，如果想打印別的內容，就必須先執行文件打印區域取消打印區域命令，然後再進行打印操作。

打印不連續的單元格(區域)

如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來，那麼在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域)，選中多個 不連續的單元格(區域，如A2.B2:C8.D10)，然後選擇文件打印，打開打印內容對話框，選中打印內容下面的選定區域選 項，按下確定按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開，打印在不同頁面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙 上)。

如果需要經常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成後，執行視圖視面管理器，打開視面管理器對話框，按其中的添加 按鈕，在隨後彈出的添加視圖對話框名稱後面的方框中輸入一個名稱(如打印等)，確定退出。以後需要打印時，再打開視面管理器對話框，選中 打印視圖項，按顯示按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執行打印操作就可以了。

打印不連續的行(或列)

有時，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊行(列)標，選中不需要打印出來的多個不連續的行(列)，右擊鼠標，選隱藏選項，將其隱藏起來，然後再執行打印操作就可以了。

將公式打印出來

如果要將單元格中的公式打印出來，則執行工具選項，在視圖標籤中，選中公式選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來。

一次打印多個工作表

在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時，用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續(或不連續)的工作表，進行正常的打印操作， 即可將選中的工作表一次打印出來。在打印內容對話框中，選中打印內容下面的整個工作簿選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表 打印出來。

讓每一頁都打印出標題行

一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執行文件頁面設置，打開頁面設置對話框，單擊工作表標籤，在頂 端標題行後面的方框中輸入：:(這裏假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時，系統會自動為 每一頁加上標題行。如果在左端標題列後面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁添加上列標題。

異地打印Excel表格

如果某台電腦(A電腦)沒有安裝打印機，而另一台有打印機的電腦(簡稱B電腦)上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電 腦打印機的驅動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調出打印內容對話框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中打印到文件選項，並設置好其 他選項，按確定按鈕，在隨後彈出的打印到文件對話框中輸入一個文件名(如)後，再按確定按鈕。然後將(保存在我的文 件文件夾中)文件拷貝到電腦B中，在Dos狀態下(Windows下的MS-DOS方式也可以)，在文件所在的目錄中，執行copy lpt1命令，即可將Excel工作表打印出來。讓工作表居中打印

有時，可能需要打印的數據不是很多。如果直接打印，這些內容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調整又非常麻煩。這時，只要選 擇文件頁面設置，打開頁面設置對話框，單擊頁邊距選項頁，如果希望工作表中的數據在左右頁邊距之間水平居中，只要在居中方式小節下 勾選水平復選框即可;如果希望工作表中的數據在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選垂直複選框，當然建議同時勾選這兩個複選項，這樣就美觀多了。

自動避開錯誤值打印

當工作表中存在公式時，有時難免會出現一些錯誤信息，當然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇文件頁面設置，單擊工作表 標籤，再單擊打印選項組下錯誤單元格打印為下拉列表框，再從中將缺省的顯示值改為空白，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信 息也打印出來，而是隻打印空白單元格。

打印公式原形

首先，需要在工作表中將公式顯示出來才行，在工具公式審核菜單下選中公式審核模式選項即可。然後選擇文件打印，接着單擊選項按鈕來選定區域、活動工作表或整個工作簿。

調整打印機的分辨率

單擊文件打印，在打開的打印內容中單擊屬性按鈕，然後在打開窗口的對話框下打印質量下拉框中可以選擇一種點數較低的分辨率，例如360點/英寸，這樣打印起來速度就會快很多。

以草稿方式打印

以草稿方式打印工作表時，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機設置框中的按草稿方式複選框。

以單色方式打印

如果工作表中有很多彩色格式設置，那麼要採用單色打印的方式，這樣Excel在打印時就會自動將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機設置框中的單色打印複選框。

不讓表頭到表格中

有時打印表格線時，經常會把表頭也弄到表格裏面。這時，可以選取表格中需要打印的區域(記住不要選擇表頭)，然後單擊快捷工具欄中邊框按鈕旁邊的小三角形符號，在出現的邊框樣式中選所有框線就行了。這樣，打印出來後，表頭就再也不會跑到表格裏面去了。

快速打開打印機窗口

Excel 具有後台打印功能，執行打印任務時，你可以在前台繼續從事其他操作，而系統會在後台進行打印，狀態欄會顯示一個打印機圖標。此時，只需雙擊狀態欄中的打印機圖標即可打開打印機狀態窗口，從中可快速執行暫停、刪除打印等操作。

打印預覽的妙用

假設Excel的一個工作簿建有兩個工作表，現第二個工作表的頁碼要接着第一個工作表的頁碼。只要選中第二個工作表，按打印預覽設 置，進入頁面設置頁面，最下面有一項起始頁碼，默認是自動，現修改其默認值即可，如第一個工作表的結束頁碼是5，那麼在起始頁碼中輸入 6。

打印行號和列標

選擇文件頁面設置命令，單擊工作表標籤，再選中行號列標複選框即可。

不打印圖形

對於一個圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實現：(1)執行工 具選項，單擊打印標籤，將打印文件附加信息下面的圖形對象複選框前面的對號去掉。(2)在打印對話框中，按下端的選項按鈕， 即可單獨打開選項對話框中的打印標籤，去掉圖形對象前面的.對號去掉。

縱橫向紙張混合打印

有時，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時，可這樣設置：將光標定位在表格所在頁(即需要橫向輸出的頁)的開頭，打開頁面設置對話框，在 頁邊距標籤下，將紙張類型設置為橫向，按應用於右邊的下拉按鈕，選插入點之後選項，確定退出;再將光標定位在後面需要恢復縱向輸出頁 的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設置為縱向。

雙面打印

1)在打印對話框中，按下端打印右邊的下拉按鈕，選定奇數頁選項，確定打印，奇數頁打印完成後，將打印了內容的紙張翻過來 裝入打印機(順序千萬不要搞錯喲)，再將偶數頁打印上去就行了。(2)在打印對話框中，選中人工雙面打印選項，確定打印，奇數頁打印 完成後，系統會彈出一個提示打印另一面的對話框，此時，將打印了奇數頁內容的紙張翻過來裝入打印機，按下上述對話框的確定按鈕，將偶數頁內容 打印上去就好了。

小提示

如果打印機有夾紙的不良習慣，請採取前面的打印指定頁面的做法，一頁一頁實現雙面打印。儘管此法很麻煩，但最可靠!

打印連續頁碼

默認情況下，打印Excel表格時，每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果需要將多個工作表的表格頁碼連續排列，可以採用下面的技 巧：首先採用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數，接着切換到第二個工作表。單擊文件頁面設置，進入頁眉/頁腳選項卡，再單擊自定義 頁眉(或自定義頁腳)按鈕打開對話框。根據需要單擊其中的左、中或右框，再單擊帶有#字樣的按鈕，即可將 [頁碼]放入框中。如果要讓第二個工作表的首頁碼接着第一個工作表的尾頁碼，只須在 [頁碼]後輸入後者的總頁數(即尾頁碼，例如11)，使其變成 [頁碼]+11的樣子。如果必要，還可以在 [頁碼]+15前後加上第和頁字樣，使其變成第 [頁碼]+11頁。最後按上面介紹的方法操作，就可以打印頁碼連續的多個工作表了。

小提示

採用上述方法打印連續頁碼時，頁面設置、頁面選項卡中的起始頁碼選項應為自動。