EXCEL數據錄入技巧

一、表頭的設計處理

首先要自己設計一張工作表。表頭上的表項設置，必須建立在對上級部門數據庫的認真剖析的基礎之上。如果是傳統的DBF數據庫，當然可以直接在EXCEL中進行相關操作；如果是ACCESS數據庫，經過適當處理，我們也可以在EXCEL2000中對它進行操作。實在不行，那就逐項記錄下所要錄入的數據項，自己設計一個表頭也是可以的。表頭最好用漢字註明，這樣可以避免錄入時出現張冠李戴的情形，需要時再適當調整一下就行了。

二、“查找、替換”和“自動更正”功能的巧用

再來分析一下這些數據：在“畢業學校”一欄，有好多個學生畢業於同一所學校，重複輸入效率肯定不高。對，有了，先自己定義幾個字符來臨時替代一下各個學校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學”，等全部完成後再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學”不就行了？

[提示：儘量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內容發生混淆的字符來執行替換，不過不要光顧了簡單好記，否則，你用“4”代替“棗陽市第四中學”試試，做了“全部替換”後可別罵人喲！

如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動更正”功能。使用自動更正功能，可以簡化用户對大量重複數據的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學”，定義的方法是：

1.從工具菜單中選擇“自動更正”，打開自動更正對話框。

2.在“替換”框中輸入數據， 如：“4z”，在“替換為”框中輸入數據，如：“棗陽市第四中學”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。

之後，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會自動更正為“棗陽市第四中學”。

三、輸入法的自動切換

在輸入數據時，一張工作表中同時包含漢字、英文字母和數字，那麼對於不同的單元格，輸入時不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預處理，便可以使Excel對不同類型的單元格實現輸入法的自動切換。

啟動Excel 2000，新建一工作簿，取名為“”，右鍵單擊工作表標籤“Sheet1”，選擇“重命名”，改名為“學籍登記表”。先將小張經常使用的“智能陳橋輸入法”設為默認漢字輸入法：單擊右下角的“En”圖標，選擇“屬性”，在出現的對話框中選擇語言標籤下的“智能陳橋輸入平台”，單擊[設為默認值]並確認。按上述設計輸入表頭內容，然後選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在菜單中依次選擇“數據→有效性→輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調出“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關閉（英文模式）”，單擊[確定]按鈕即可。

經過這樣簡單的處理之後，在錄入過程中，當插入點處於不同的單元格時，Excel 2000能夠根據我們進行的設置自動在中英文輸入法間進行切換，省去了來回進行中英文切換的`麻煩。

四、不定長數據的預處理

對於學生家庭住址這一欄，列寬該如何設置呢？太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便，太窄又怕萬一哪個學生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專門對付這種情況的：

第一招、在“家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇菜單“格式→單元格→對齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”複選框（如圖2），單擊[確定]按鈕，調整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學的地址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動縮小字符的大小把數據調整到與所設列寬一致，以使數據全部顯示在單元格中。即使以後對這些單元格的列寬進行了更改，其中的字符也可乖乖地自動增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬。

第二招、選中“家庭住址”列後，勾選圖2中的“自動換行”複選框後，Excel能根據列的寬度和文本內容的長度自動換行，這樣就不必眯起眼睛去忍受那些小字了！

五、讓EXCEL也“自動編號”

我們都知道，EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它來進行序號的“自動編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動填充的方法都是用鼠標左鍵指向填充柄，按住鼠標向下拖動完成的（填充柄是位於選定區域角上的小黑塊，將鼠標指向填充柄時，鼠標的形狀變為黑十字。拖動填充柄可以將內容複製到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動的距離。這裏介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用鼠標左鍵雙擊填充柄。一切OK！注意：這樣做有時候不能達到預期的填充效果。還必須滿足下列條件：

1、只能縱向填充不能橫向填充。

2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。

3、該方法對文本形式的序列也起作用。

六、自動定位小數位

因為有一大批諸如123.5之類的學生成績需要錄入，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數點）。

單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡，選中“自動設置小數點”複選框，在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。

現在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之後，該單元格的數字自動變為“123.5”。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結束輸入之後，該單元格中的數字自動變為“89.0”。

另外，如果你在“位數”框中輸入一個負數，比如“-1”，則Excel將在輸入的數字後自動添上兩個“0”。如果要暫時取消在“自動設置小數點”功能中設置的選項，可以在輸入的數據中自帶小數點。利用Excel的“自動設置小數點”的功能，對於大量帶有固定小數位的數字，或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字的輸入，將大大提高編輯速度。

七、讓表格個性化

為了提高工作效率，越幹越起勁，同時好為了避免錄入時間過長後出現差錯。選中整個工作表，單擊格式菜單下的“自動套用格式……”，出現“自動套用格式”對話框，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊[選項]按鈕，展開對話框下部的“應用格式種類”選項框，為了保持前面的諸多設置，必須去掉“數字”、“對齊”、“邊框”等複選項前的選擇，只複選“字體”和“圖案”兩項，[確定]後完成設置。

[提示：在表格中，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強數據輸入時的直觀感覺，但在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣了

，因此用户希望在數據處理時色彩繽紛，打印時仍舊是普通的白紙黑字。可以在“文件”菜單中選擇“頁面設置→工作表→打印→單元格單色打印”，這樣打印的表格就是普通的黑白表格了。

一切準備就緒，下面就可以開始錄入了。