關於如何避免Word文檔和數據的丟失

有時在斷電或者電腦突然死機的情況下，word文檔以及數據尚未保存則可能會丟失，為了最大可能的避免此類問題的發生，Word 2000/XP 有自動恢復尚未保存的數據的功能。只要單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然後單擊“保存”標籤，並選中“自動保存時間間隔”複選框，在“分鐘”框中，輸入時間間隔，以確定Word 2000/XP 保存文檔的時間。時間越短，Word 2000/XP 保存文檔越頻繁，在 Word 2000/XP 中打開文檔後出現斷電或類似問題時，能夠恢復的信息當然也就越多。 經過設置後，所有在發生斷電或類似問題時處於打開狀態的文檔在下次啟動Word時都會顯示出來，用户可以對恢復文件進行保存。

除了設置office軟件的自帶功能，對需要保存的文檔可以再保留一個備份。在Word 2000/XP中就可以進行設置， 單擊“工具”菜單中的“選項”命令，接着選擇“保存”標籤，選中“保留備份”複選框，單擊“確定”按鈕。經過這樣設置後， Word 2000/XP 就會自動保存文檔的備份了。

注意Word在編輯文檔時會自動地保存其備份，它的擴展名不是“”，而是“”，如果遇到文檔打不開，則只要在打開的範圍中選擇“所有文件”，直接打開備份文檔即可。 該備份提供了上一次所保存的副本，這樣，原文檔中會保存有當前所保存的信息，而副本中會保存有上次所保存的信息。每次保存文檔時，新的備份都會取代已有的備份。這樣就不用擔心會不小心保存了不需要的信息或刪除了原文件，保留備份可使工作成果免受損失。

如果文檔中的.文本已經損壞，同樣再次啟動Word 2000/XP時，會自動使用專門的文件恢復轉換器來恢復損壞文檔中的文本。也可隨時用此文件轉換器打開已損壞的文檔並恢復其中的文本。操作方法為單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然後單擊“常規”選項卡，並確認選中了“打開時確認轉換”複選框，然後單擊“確定”按鈕。以後單擊“打開”按鈕 ，單擊“文件類型”框中的“從任意文件中恢復文本”選項，成功打開損壞文檔，可將它保存為 Word 格式或其他格式(例如，文本格式或 HTML 格式)。段落、頁眉、頁腳、腳註、尾註和域中的文字將被恢復為普通文字。

通過設置就可大大避免word文檔和數據的丟失，會提高工作效率帶來許多便捷。