Word文檔丟失的預防與數據恢復的簡易方法

相辛辛苦苦敲了大半天鍵盤，一篇文章眼看就快完成了，可是就在這時突然停電，或者程序停止了響應，甚至電腦死機，未完成的Word文檔還沒有保存……人世間最痛苦的事莫過於此。

為了防止這樣痛苦的事情發生，筆者覺得有必要向大家推薦防止Word文件丟失的方法。

一、使用自動恢復功能：

Word 2000/XP 能夠自動恢復尚未保存的數據。大家只要單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然後單擊“保存”標籤，並選中“自動保存時間間隔”複選框，在“分鐘”框中，輸入時間間隔，以確定Word 2000/XP 保存文檔的時間。時間越短，Word 2000/XP 保存文檔越頻繁，在 Word 2000/XP 中打開文檔後出現斷電或類似問題時，能夠恢復的信息當然也就越多，一般我們設置為1分鐘。

經過上面的'設置後，所有在發生斷電或類似問題時處於打開狀態的文檔在下次啟動Word時都會顯示出來，大家可以對它們進行保存。不過在替換原有文檔之前，請驗證恢復文件包含有您需要的信息，不要覆蓋了原先的文件。

提示：

(1)Word 2000/XP/XP的定時保存文件功能僅對DOC文件有效，其他文件無效，所以筆者建議您在編輯的時候先把文檔存為Word格式，等編輯完成後再另存為其他格式;

(2)“自動恢復”功能並不等同於正常的文檔保存。如果在 Word 2000/XP 打開恢復文件後選擇了不進行保存，則該文件將被刪除，未保存的修改也將丟失。如果選擇了保存恢復文件，它將會替換原文檔(除非給它指定了一個新的文件名)。

二、讓文檔自動備份

如果我們的文檔在保存的時候能夠再保留一個備份的話，那無疑會使文檔保險許多。而在Word 2000/XP中我們完全可以進行設置，讓它保存文檔的備份：

單擊“工具”菜單中的“選項”命令，接着選擇“保存”標籤，選中“保留備份”複選框，單擊“確定”按鈕。經過這樣設置後， Word 2000/XP 就會自動保存文檔的備份了。

提示：

(1)注意Word在編輯文檔時會自動地保存其備份，它的擴展名不是“”，而是“”，如果遇到文檔打不開，則只要在打開的範圍中選擇“所有文件”，直接打開備份文檔即可。

(2)該備份提供了上一次所保存的副本，這樣，原文檔中會保存有當前所保存的信息，而副本中會保存有上次所保存的信息。每次保存文檔時，新的備份都會取代已有的備份。這樣就不用擔心會不小心保存了不需要的信息或刪除了原文件，保留備份可使工作成果免受損失。

三、恢復受損文檔中的文本

有時候我們在試圖打開一個文檔時，計算機可能長時間無響應，則表示該文檔可能已損壞。這時候同樣不需擔心，因為下次啟動 Word 2000/XP 時，Word 2000/XP 會自動使用專門的文件恢復轉換器來恢復損壞文檔中的文本。也可隨時用此文件轉換器打開已損壞的文檔並恢復其中的文本。而且操作起來也很簡單：

單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然後單擊“常規”選項卡，並確認選中了“打開時確認轉換”複選框，然後單擊“確定” 按鈕。以後單擊“打開”按鈕 ，單擊“文件類型”框中的“從任意文件中恢復文本”選項，成功打開損壞文檔，可將它保存為 Word 格式或其他格式(例如，文本格式或 HTML 格式)。段落、頁眉、頁腳、腳註、尾註和域中的文字將被恢復為普通文字。

提示：如果在“文件類型”框中沒有看到“從任意文件中恢復文本”，則需要安裝相應的文件轉換器，單擊“安裝/卸載”選項卡上的“Microsoft Office”選項，並安裝“文本恢復工具”即可。