跟單文員常見工作內容
跟單員,是指在國際貿易過程中,根據已簽署的商務合約中有關出口商品的相關要求,代表公司選擇生產加工企業,指導、監督其完成生產進度以確保合同如期完成的人員。那麼跟單文員的常見工作內容有哪些呢?我們一起來看看!
採購單跟蹤
採購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環節,對於那些長期合作的、信譽良好的供應商,可以不進行採購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的採購單,跟單員則應全力跟蹤。
1跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應商及時準備原材料,不能存在馬虎心理,特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。
2.跟蹤加工過程。不同原材料的生產加工過程是有區別的,為了保證貨期、質量,跟單員需要對加工過程進行監控。
3跟蹤組裝總測,跟單員有時需向產品零部件生產廠家採購成批零部件,有的零部件需要組裝,因此必須進行組裝檢測。
4.跟蹤原材料供應商的生產加工工藝。
5.跟蹤成品入庫,對重要的原材料、零部件跟單員應去供應商的倉庫查看。
跟蹤原材料質量檢驗
1.通知檢驗人員
跟單員應主動聯繫質量檢驗專業人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急,對緊急原材料、零部件要優先檢驗。
2.進行原材料檢驗
對一般原材料,採用正常的檢驗程序;對重要原材料,或供應商在此原材料供應上存在質量不穩定問題的,則要嚴加檢驗;對不重要的.原材料,或者供應商在此原材料供應上質量穩定性一直保持較好的,則可放寬檢驗。原材料檢驗的結果分為兩種情況:合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有:致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結果應以數據檢測以及相關記錄描述為準。
3.確定檢驗日期
跟單員應與供應商商定檢驗日期及地點,以保證較高的檢驗效率。
4.處理質量檢驗問題,針對原材料缺陷程度的不同,跟單員可以採取相應的措施,如要求供應商換貨,以及包括扣款、質量整改、降級使用、取消供應商資格等。
處理原材料(零部件)接收問題
由於供應商或者跟單員方面的原因,原材料(零部件)在接收環節上可能會出現以下問題:
(1)未按照採購單中指定的原材料數量送貨;
(2)交貨日期不對;
(3)原材料(零部件)型號與採購單中的要求不一致;
(4)原材料的包裝質量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關領導一同協調解決,處理方法要現實。
通知收貨人做好接貨準備
貨物託運後,將貨物已託運的信息及時告知收貨人,請收貨人注意承運人的到貨通知。 所謂到貨通知是承運人向收貨人發出貨物已運達、且已具備提貨的條件的通知。
提交託運貨物
託運人向承運人提交貨物,與承運人一起根據運單記載內容進行審核,由於對貨物的運輸條祥不同,承運人對貨物交接驗收也有不同的區別。
1.對貨物重量交接。
2.對貨物尺碼交接。
3.對貨物件數交接。
4.對貨物包裝交接。
5.對標誌交接。
6.承運人交接簽字蓋章。