商務祕書的作用與形象

商務祕書，主要是指為企業領導者辦公、辦會、辦事服務的參謀和助手，是為了適應企業管理工作的需要而配備的左右手。所以商務祕書的形象與能力都非常重要。小編整理了有掛資料，歡迎閲讀學習。

【摘 要】：

現代企業制度的建立，對企業祕書的素質提出了更新更高的要求。祕書工作在商務活動中的參謀、助手作用、信息、協調、公關和服務作用將更加突出。本文將對此詳細加以闡述。在此基礎上，本文揭示由職業特點決定商務文祕人員的形象具有特殊價值和要求，並闡述了關於商務文祕人員的形象塑造問題。

商務文祕人員，即商務祕書，主要是指為企業領導者辦公、辦會、辦事服務的參謀和助手，是為了適應企業管理工作的需要而配備的左右手。就現代商務祕書來説，祕書工作的職能作用越來越強，祕書人員在實際工作中的地位也隨之提高。由於現代科學管理在社會生活中的地位和作用被人們廣泛認識和重視，具有專業知識的祕書人員就有了更多的參與決策的機會，祕書工作的參謀作用、協調作用、信息作用、服務作用等將越來越重要，而祕書人員在實際工作中的`地位也明顯地提高。這既是商務祕書的職業品格，也是祕書人才全新的形象的定位。

一、商務文祕人員所發揮的作用

商務文祕工作是一種具有較強特殊性的職業。一方面，這種工作直接為領導服務，甚至直接參與領導的決策，對領導機關和領導者的領導行為影響較大。另一方面祕書工作畢竟不是領導，只能為領導出謀獻策，而不是出謀劃策。那麼，商務祕書人員應發揮什麼作用呢?總的來説，應當起到六種作用：助手作用、參謀作用、提供信息作用、協調作用、公關作用、服務作用。

1、助手作用

商務文祕人員的首要職責和作用是協助領導處理各種事務性工作，起到領導的助手作用。祕書或祕書機構要做好文件的起草、印刷、發行、立卷、存檔及會議的組織準備工作，減輕領導的負擔，使領導能集中精力研究指導全局性的工作。現代商務祕書充當助手的輔佐性工作也是智能化和事務化的高度統一，過去那種“呈上啟下、收收發發、接傳電話、寫寫報報”的事務性輔佐內容，已不能涵蓄現代祕書工作日益重要和紛繁複雜的輔佐性的正直含義。通過預見性思考和換位性思維及組織、溝通、協調、督辦等能力的發揮、廣採信息，擬定預案，反饋指令執行情況，為領導決策的事前、事中、事後做好輔佐性服務，實現企業整體協調統一，政令暢通，高效運作，這已成為當代商務祕書工作重要標誌和一切工作的出發點和歸屬。

2、參謀作用

商務文祕人員許多時候需要協助領導制定工作規劃、計劃以及各種政策、制度，起到領導的參謀作用。祕書的參謀作用不僅體現在提供輔助決策的方案與日常工作的預案等方面,更多的祕書人員可以在大量的經常性工作中，為領導決策與管理工作提供優質服務，當好參謀。諸如協助領導安排一個時期的工作佈局;為領導出主意想辦法，積極主動地辦文辦事,完成領導交給的任務等。在制定政策的過程中，商務文祕人員要承擔收集情況和建議，草擬可行方案，參與領導班子的研究討論 ，直到方案確定，形成書面文件等一系列工作。商務文祕人員不僅要掌握企業內部的生產經營過程及其各階段的薄弱環節，而且更要將自身思維和行動置於外界(國內外市場)，隨時參與對外經濟活動，及時更新思維行動方式，把握市場動向，收集有效信息，搞好調查研究，為領導及時把握市場形勢提供最佳決策，發揮最好的參謀作用。

3、提供信息作用

商務祕書信息服務於領導的全部決策、管理和指揮工作，領導者要在眾多的變革的社會政治經濟文化生活中進行決策，都要以反映事物發展變化的大量信息為基礎。就通常商務祕書工作而言，需要掌握多種信息，概括起來所提供的信息應包括政府信息、內部信息、歷史信息、本單位及下屬單位的有關情況、資料以及社會信息、國際信息、業務信息、科技信息和發展歷史資料等。廣泛、周密、經常地收集情況和資料(信息)，起領導的耳目作用。除了通過下級的 各種書面材料、口頭彙報、統計報表等掌握工作的情況外，還要深入實際，調查研究，幫助領導隨時掌握工作的進展情況。

4、協調作用

協調是管理的手段，其實質就是統一認識，調整關係，解決矛盾，協調行動。在新的歷史時期，企業領導面臨的問題十分複雜，接觸的橫向、縱向關係也千絲萬縷，不斷產生大量新的矛盾，這些矛盾最後都會集中到各級領導面前，要求及時解決。很多企業的祕書部門是綜合性的辦事機構，是企業的“窗口”，是各種矛盾的交匯點，也是溝通上下、聯絡左右的紐帶。從一定意義上講，祕書部門就是協調部門。因此，圍繞商務中出現的矛盾，協助領導及時、正確處理，是新時期商務祕書人員所要發揮的的重要作用。

5、公關作用

隨着改革開放的深入和市場經濟迅猛發展，商務祕書工作由封閉型轉向開放型，使祕書活動的領域得以較大的拓展，“內務”與“外事”相互溶合，組成了祕書實踐運作公關性的整體內容。從實踐的本質特徵來看，祕書與公共關係工作具有一致性和相通性。對內，事務處理、接人待物、調查研究、協調左右、溝通縱橫，使企業各部門按經營目標同步運轉，實現祕書同領導、各部門關係融洽;對外，收集和交流經濟信息呈報經驗材料，反映主要問題，參與經濟與文化交往活動，配合諸如經濟信息發佈會、產品訂貨會、慶典會等對外經濟活動而進行大量的具體策劃和事務工作(會務，傳授、反饋、交往)，都表現出公關性的濃厚特徵。

6、服務作用

在日常生活中，商務文祕人員還要幹一些服務性的工作，記錄工作，檢查工作。比如與廠家洽談時，作為祕書，要使談判的會場保持安靜，不要讓別人打擾，要關好門，不要讓閒人隨便進出。祕書還要準備好筆記本，做好會議記錄，以作備份文件，待以後留作參考資料。

　二、商務文祕人員的形象及其特徵

所謂商務文祕人員形象，是指人們對商務祕書的相貌、服飾、行為、能力、文化素質和道德修養等方面的總體印象和綜合評價。它既是個體形象，也是職業形象，具體包括三個層次：第一層是相貌、衣着打扮;第二層是言談、舉止和表情;第三層文化知識、能力素質.