商務祕書常識輔導：事務文書的擬寫

事務文書是機關、團體、企事業單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失、研究問題的實用文體，是應用寫作的重要組成部分。下面yjbys小編為大家準備了關於商務祕書的事務文書常識，歡迎閲讀。

　　1.公文用紙及印裝格式

(1)公文用紙採用A4型。 (2)公文印裝要規範。

　　2.公文眉首格式

(1)發文機關標識(公文版頭)。 (2)公文份數序號(印刷順序號)。

(3)發文字號。 (4)簽發(會籤)人。 (5)祕密等級和保密期限。

(6)緊急程度。 (7)紅色反線(間隔橫線)。

　　3.公文主體格式

(1)公文標題。 (2)主送機關。 (3)公文的主體(正文)格式。 (4)附件及附件説明。

(5)印章(發文機關名稱)。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附註。

　　4.版記(文尾)格式

(1)主題詞。 (2)抄送機關。 (3)印發機關和印發日期。 (4)版記中的反線和版記的位置。

　　5.公文的特定格式

(1)信函式格式。 (2)會議紀要格式。

　　6.通告與通知

(1)相同點：都是用來傳達上級機關的意圖與要求，並要求下級機關或有關人員遵守、瞭解並配合執行的文種。

(2)不同點：告知範圍不同;格式不同;行文渠道不同。

(3)通知的寫作

1)通知的適用範圍：通知適用於批轉下級機關的公文;轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

2)通知的分類：指示型通知;發佈型通知;批轉型通知;轉發型通知;任免型通知。

　　7.通知與通報

(1)相同點：都屬於告知性文種;都要求有關單位和人員瞭解公文內容或配合行動;都是下行文。

(2)不同點：發文目的不同;內容不同;發送對象不同。

(3)通報的.寫作

1)通報的適用範圍：適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。

2)通報的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經驗，一般情況下，通報不具有指揮性。

3)通報的分類：根據通報的內容，可分為三種，即表揚性通報，用於表揚好人好事;批評性通報，用於通報對違法亂紀人員的處理情況;情況通報，側重於告知，一般不涉及表揚或批評。

4)通報的表述方法可分為兩種，即直述式和轉述式。

5)通報正文的擬寫：通報正文的寫作以表揚和批評性通報為例，有四個要素，即傾向性導語、通報的事實(事件)、對事實(事件)的認定和分析、處理意見等。

　　8.請示與報告

(1)相同點：都是上行文種;行文對象一般都是直接上級機關。

(2)不同點：行文目的不同;寫作結構不同;結束語不同;處理方式不同;內容寬窄不同;發文時機不同;報送制度不同;失誤後責任劃分不同。

(3)報告的寫作

1)報告的適用範圍：適用於向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問。

2)報告的分類：工作報告;情況報告;調查報告;報送報告。

3)報告的擬寫：報告正文由報告導語、報告主體、報告結束語三部分構成。

(4)請示的寫作

1)請示的適用範圍：請示是下級機關向上級機關請求指示或批准時使用的文件。

2)請示的分類：請求指示的請示;請求批准的請示;請求審批的請示。

3)請示正文的擬寫：請示正文由請示原因、請求事項、結束語三部分組成。

　　9.函

(1)函的適用範圍：函是平行文，適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。

(2)函的分類。

(3)函的擬寫：問覆函要做到問得清楚，答得明白;請準(審批)函的結構安排有點類似於請示(批覆)。