商務祕書會議工作的主要內容

作為商務祕書肯定會安排主持一些會議，那麼商務祕書會議工作的主要內容有哪些呢？我們一起來了解了解！!

　　發佈會議信息

1、會議信息的類型

2、工作程序

(1)傳遞會議通知信息 (2)分發傳遞會議文件

環節：準備、登記、附清退目錄、封裝、發出。

(3)溝通傳遞會議有關情況

3、發佈會議信息前要進行報審

4、要對媒體進行選擇

5、發佈會議信息的程序：收集、篩選、加工、報送審核、發佈

6、媒體的類型：地方媒體、全國性媒體、會議組織者自有媒體、發言人或參會者家鄉的地方媒體。

　　提供會議地點的備選方案

1、會議地點選擇的要求：

考慮的因素：

(1)交通便利。 (2)會場的大小應與會議規模相符。 (3)場地要有良好的設備配製。

(4)場地應不受外界干擾。 (5)應考慮有無停車場所。 (6)場地租借的成本必須合理。

2、會議酒店的類型劃分：

按類型分：商務型、度假型。

按地點分：位於市中心、位於市郊。

3、工作程序

(1)會議目的與形態 (2)實質上的需求、與會者的期望

(3)列出選擇會議場地需求的工作清單：

所在地區情況 會場的環境 會議地點的設施

(4)確定會議場地

隨意抽查的內容：一個單人房間、一個雙人房間、一個套房的設備。

(5)對會議地點進行確認

(6)簽訂書面合同

合同應包括的細節：

① 確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。

② 確定保證的客房間數。 ③ 確定有旅館提供的免費商品和服務。

④ 説明特殊設備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務或設施,並明確開支怎樣負擔。

⑤ 確定預定和開票手續,包括組織方為賓客承擔財務責任的.限度。

⑥ 列明應向參加者個人直接收取的費用。

⑦ 指定可以取消預定而不向參會單位收費的一段時間或作後期限。

4、廣泛收集會議地點的信息

(1) 會見能作決策的人,有利於以後解決可能出現的問題。

(2) 只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。 (3) 不要出於個人原因再次參觀酒店。

(4) 不要帶家屬同行參觀。 (5) 要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至。

(6) 要考慮另外一兩家酒店作為備選。

5、實地考察會議地點的注意事項

　　準備會議資料、會議用品

1、會議資料的類型：來賓資料、會務資料、溝通資料

2、會議用品的類型：必備用品、特殊用品

3、工作程序

(1)準備會議資料

來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證

會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議和協議合同以及相關資料。

(2)準備會議用品

4、處理會議臨時產生的文件：由臨時動議產生的提案記錄、決議等。

5、選擇會議用品及會議經費使用應該注意的問題

(1)樹立全局觀念，搞好綜合平衡。 (2)經濟適用，合理先進。

(3)嚴格根據會議經費的預算，量入為出。 (4)注意輕重緩急，精打細算。

　　邀請會議嘉賓

1、會議嘉賓的類型：

組織方的上級領導和政府官員 企業的重要客户和各種利益方 社會名流和影視明星

對實現會議目標有潛在貢獻的人

2、嘉賓邀請的要求

(1)首先確定嘉賓的名單，並事先確認能否出席; (2)要發出正式邀請函。

(3)要做到有禮貌。 (4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關係。

(5)對於難以分辨是否應該邀請的人士，最好能採取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。 (6) 嘉賓人數不宜過多。

3、工作程序：

(1)研究邀請嘉賓名單。 (2)擬發請柬。

(3)要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

(4)在會議正式開始之前，要再次與嘉賓聯繫，並確認如何接送。

4、會議嘉賓的安全和保衞

職責： 應熟悉地方和國家法律、法規，能夠冷靜協助公安人員制服滋事者;防範火災;熟知會場的緊急疏散示意圖，瞭解如何在大規模恐慌中維持秩序;向領導彙報事故情況;監督裝卸會議用品，防止與會議有關的財產或展品被盜;會議值班制度要健全，安全保衞人員要堅守崗位。

檢查：確保會場內所有設備線路、運轉及操作規範的安全可靠;確保會場內消防設施齊全有效;確保會場的防偷聽裝置靈敏高效;確保會場的防盜設施處於運行狀態;檢查進出會場的人員的身份，禁止與會議無關的人員進出會場。

5、會議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。

　　做好會議記錄工作和簡報工作

1、為會議記錄做好準備工作。

2、會議記錄的內容：會議描述、與會者姓名、缺席者請假條、宣讀上次會議記錄、有會議記錄中產生的問題、通訊情況、一般事務、其他事務、下次會議日期、主席簽名。

3、會議記錄：標題+正文+尾部

4、會議簡報

(1)內容：反映會議情況，交流會議經驗，溝通會議的信息。

(2)結構：報頭、報核、報尾

5、會議記錄的要求：

(1)快速。 (2)真實性：準確、清楚、突出重點。 (3)資料性要求。

6、會議簡報的要求

(1)真實準確; (2)短小精悍; (3)快是簡報的質量體現; (4)生動活潑。

　　接待採訪會議的新聞媒體

1、接待採訪會議的新聞媒體的基本原則：

(1)會議要求實事求是。 (2)掌握會議信息的保密度，做到內外有別。

(3)報道中的重要觀點和提法，要經領導審定，以免造成差錯或失誤。

(4)要準備得全面周到、主動積極。

(5)在傳遞的方式和內容選擇上應本着對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

(6)要隨時收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道，為領導準確掌握會議的效果提供參考。

(7)會議結束後，祕書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料，使會議領導者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。

2、接待新聞媒體的工作內容：

(1)由會議祕書撰寫新聞報道稿件，經領導者審閲後，向媒體發送。

(2)在會議召開期間，邀請有關報社、電台、電視台派記者駐會隨訪，發佈消息。

(3)在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，並親自回答記者提出的問題。

3、工作程序

(1)媒體人員登記。 (2)為媒體人員提供簡單的會議材料。

(3)安排拍照和新聞發佈會等傳統活動。 (4)安排媒體溝通會。

4、注意事項

(1)妥善處理新聞媒體的負面報道。 (2)彙總新聞媒體的各種報道。

　　安排會議值班

1、會議值班工作的內容：

(1)值班電話記錄 (2)值班接待記錄 (3)值班日記 (4)作好信息傳遞。

2、工作程序

(1)制定值班工作制度 (2)明確值班工作任務 (3)編制會議值班表

3、編制值班表應有的項目

(1)會議值班時間期限和具體值班時間。 (2)會議值班人員姓名。

(3)會議值班的地點，並在會議須知上註明會議值班室的房間號。

(4)會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

(5)有時須用簡明的文字表明值班的工作內容。

(6)標明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。

　　安排會議禮儀服務

1、會議的通用禮儀

(1)會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應遵守相關禮儀要求。

(2)迎送禮儀。無論是參會的領導、嘉賓還是一般的參會人員都應該熱情接待和周到服務。一般應在會前組成一個會務組，專門處理有關問題。

(3)參會禮儀。要遵守會議紀律和時間，不交頭接耳，不遲到早退，發言不超過規定時間。

(4)服務禮儀。在會議的簽到、引領、食宿接待服務中要遵守禮儀的一般要求，注意服務忌語，使用禮貌用語。

2、主持人的禮儀

3、會議發言者禮儀

4、會議參加者禮儀

5、工作程序：

(1)選擇會議禮儀服務人員 (2)分解工作程序

(3)培訓會議禮儀服務人員 (4)準備服裝用具 (5)禮儀執行