新時期辦公文祕的能力要求
文祕人員應該具備哪些能力，才能適應新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢? 下面是YJBYS小編搜索整理的關於新時期辦公文祕的能力要求，歡迎參考閲讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!
現代文祕人員是一個很大的羣體，通俗地説，他們是工薪族中的白領階層，可以勝任經理助理、祕書、統計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質的勞動者經過培訓、鍛鍊,還可以成為各行各業帶文職性質的技術人才或基層領導人。下面是關於新時期辦公文祕的能力要求：
一、表達能力
文祕人員種種職能的實現，都離不開語言文字的表述。有人説文祕人員的工作是“寫出來，説出來”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文祕人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現。文字表達能力被看作是文祕人員的“看家本領”和基本功。文祕寫作的涉及面很廣，小到一個電話記錄、一個通知、一個情況彙報，大到年度工作總結、任期工作報告等。因此它要求文祕人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛鍊成公文寫作的高手。口頭表達能力是文祕人員的“口功”。文祕人員對上級彙報工作，請示問題，提出建議;對下傳達指令，溝通情況，組織協調;對外開展公關，公務交往，社會應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文祕人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要了解交流對象的特徵，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語言表達的環境，研究表達的時機和方式。
二、辦事能力
文祕人員每天都要面對大量的事務性工作，如文書事務、接待事務、電話事務、會議事務、領導者交辦的事項等，辦事成了文祕人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文祕人員首先要熟悉辦事渠道，瞭解有關部門的職權範圍，知曉辦理各項事務的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務的辦理，都具有程序化的特點。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最後，要善於交往和應變。辦理事務的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要了解人事關係，善於接人待物，長於交際藝術。同時，文祕人員要具備較強的應變能力，能根據事務的不同情形和特點，及時準確地予以辦理，尤其是對於突發事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的`前提下，審時度勢，靈活機動地處理。
三、協調能力
在現代社會中，協調是一種廣泛性的社會活動。協調能力已成為一種主要的公共關係能力，這種能力是現代人生活和生存之必需。對文祕工作而言，尤其需要具備協調能力。具體表現在以下幾個方面：首先是與主管領導的協調。文祕人員要及時向領導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。其次是與主管領導之外的其他領導之間的協調。有一些行政職能交叉的工作，由多個領導分管，需要多個領導協商解決，而領導之間的碰面需要一定的程序，有時要靠文祕人員做好先期的溝通和協調。再次是同事之間的協調。文祕人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內部職能分工的要求。第四是與服務對象的協調。文祕人員應認真對待每一位服務對象，對他們的不滿要做好説服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個服務對象一個滿意。
四、合作能力
信息時代的社會分工越來越細，某項工作或者某件事務通常需要若干人通力協作才能完成，因此在這個團結協作的過程中，需要發揮團隊精神。同樣，文祕部門的許多工作也要靠集體協作才能完成，如遇到重要任務、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結協作打殲滅戰，才能保證按時完成任務。因此，文祕人員要樹立整體觀念、團結觀念、互助觀念。經常通氣，加強聯繫，主動交流信息，面對面商量解決問題;遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想辦法解決;遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發揚團結互助的合作精神。
五、操作能力
隨着新技術革命對社會各領域的衝擊，文祕人員僅靠兩隻手、兩條腿、一隻筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時代的需求。目前，文祕人員實行辦公手段現代化的條件已經具備，辦公自動化浪潮對我國的文祕工作產生了深刻的影響。因此，對現代辦公設備的熟練操作能力，是高效率完成文祕工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機、電話機、電傳機、複印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設備的使用、保養和初步維修的本領，對於書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術的掌握和運用的本領，對網絡資源的蒐集利用和上傳下載本領以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領等。
新時期對文祕人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質，才能適應社會的發展和時代的需要，才能成為日益競爭的文祕行業的佼佼者，才能在職場的大海中盡情暢遊。
