文祕需要具備的能力
祕書人員的專業能力，主要是指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。有些特殊的祕書還需要掌握另外的技能。下面由應屆畢業生培訓網為大家整理一下：
(一)較高的文字水平
祕書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，祕書人員必須具備紮實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內內容，並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。
(二)較強的組織能力
現代的祕書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，祕書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閲歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。
(三)準確的判斷能力
皮貝克(美國人才代徵聘專家)説：“最重要的才能莫過於能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”為了實現領導的指示，商務祕書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務祕書必須從各個角度對問題進行思考和分析，儘快地作出判斷，準確無誤地應付，或者當機立斷地去做，不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁)説過：“如果你已經有了95%的資料，但想再取得其餘的5%，卻還得花費六個月。到了那時，市場行情已經變了，你的資料也過時了。生活的全部要點就是：選擇時機。”可見在如今的“商戰”中，商務祕書成熟敏捷的判斷力更為重要。
(四)敏捷的應變能力
祕書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，祕書是上司的代表和發言人，這要求祕書默契地配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力並能在短時間內做出處理方案，這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。
(五)廣泛的社交能力
當前，社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來説同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博採眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務，聯繫事務，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。
(六)掌握外語的能力
隨着市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求商務祕書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業，也要求商務祕書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閲讀或查閲資料，並熟練掌握外語會話、寫作的能力。
(七)計算機操作能力
美國在線公司總裁史蒂夫，凱斯説：“當多數人上網時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務祕書需要閲讀、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享，快捷地瞭解世界經濟發展的現狀，節約人力和時間。隨着電子商務的興起和發展，不斷提高計算機操作能力對商務祕書而言是大勢所趨。
(八)創新能力
創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務祕書的創新能力，是指創造性地貫徹領導意圖，為領導工作提供最佳服務的能力。商務祕書參謀作用發揮如何，在很大程度上取決於其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾説：“嶄新的思想是為公司也為自己創造財富的'唯一途徑。”沒有創新的意識，沒有創新的思維，沒有創新的膽略，是不可能為領導決策提供有價值的參謀建議的。
(九)運用WTO規則的能力
WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的遊戲規則體系，是一種崇尚公平、開放、規範競爭的規則網絡。中國加入WTO後，如何適應新的遊戲規則下的競爭，並運用這些規則參與競爭，是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地説：“入世後我們最大的風險不是開放，而是不熟悉規則”。作為商務祕書，應清晰地瞭解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰，甚至遊刃有餘地運用規則。在儘可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。
祕書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結構，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮鬥。
