祕書在溝通中應注意的問題

我國現今祕書的主要職責是協助領導人處理綜合情況、調查研究、聯繫接待等。下面是小編分享的祕書在溝通中應注意的問題，歡迎大家閲讀！

一、選擇合適的方式

1、直接溝通

在一般情況下，祕書應選擇直接的方式與對方溝通，只有在不得已的情況下通過第三方傳話與對方迂迴溝通。一般來説，如果雙方關係密切，有一定的交情，交流的內容又不希望被另外的人所知道的話，那就最好採用直接溝通的方式進行交流。如果你與對方關係不太密切，你又認為對方不太好打交道的話，那就請朋友幫忙，用間接的方式迂迴溝通。

祕書在直接溝通過程中有些問題應當注意。比如總經理直接讓你調查某件人事糾紛，雖然你上面還有辦公室主任，但由於事屬機密，所以，你調查的結果還是應該直接向總經理彙報，不適合由主任轉給總經理。你越級向總經理報告，一般來説，即使主任知道了，他也不會介意。但是，你也不能大肆張揚，否則就有可能讓主任感到沒面子。

但是，如果只是一般性的工作，你就不應越級彙報，這樣可以避免不必要的誤會。如果一般性的工作也越級彙報，那就會被人當作打小報告，不僅辦公室主任會疏遠你，其他的同事也會討厭你這種小人行徑。

如果出現緊急情況需要立即請示，那你首先要向自己的直屬上司請示，如果找不着，你才能越級請示。不過，事情處理完畢之後，你要立即將事情的來龍去脈完整地向直接上司彙報，以免造成誤會。

2、迂迴溝通

迂迴溝通就是透過第三方把你想説的話轉告對方。比如，祕書因誤會而遭到總經理的批評，如果不及時説明情況，自己背黑鍋在其次，最後還會影響工作。怎麼辦？如果直接找總經理説明真相，總經理怒氣未盡，現在去找他只能再挨批評。於是，祕書向自己的頂頭上司辦公室主任説明情況，請主任代自己向總經理説明自己的苦衷。主任瞭解了事情的經過之後，可能會馬上找個機會向總經理説明了情況，這樣，籠罩在祕書頭上的烏雲馬上散開了。這就是迂迴溝通的效果。

二、學會“鋪墊”

祕書在溝通過程中，特別是在你在不贊成對方觀點的時候，你一定要注意先肯定對方，比如“您説的這些我非常理解，不過，我們是不是也可以這麼來看問題……”這種先給對方以肯定的方式就叫鋪墊；鋪墊語能起到一種緩衝的作用，使雙方不會陷入緊張關係，你既説明了自己的觀點，對方也不會認為你反駁了他。

於雪是去年進的公司總裁辦當祕書，業務能力有目共睹。這天總裁辦開會，討論即將召開的董事會所需的文件。

當輪到於雪發言時，她又直言不諱：“我聽了剛才主任的發言，我不同意他的結論，因為我到銷售部和幾個門市部調查過，我的調查結果與主任的結論相去甚遠。”她本來以為自己拿出了一連串紮紮實實的數據，不是信口開河，大家都會點頭稱是，可結果是既沒人反對她也沒人贊成她，甚至可以説是根本沒有人理睬她。她心裏很難過，會後便問跟她一起進公司的同事：“上個星期我就知道了會議的議題，所以，我做了大量的準備工作，我不是無的放矢，為什麼他們都不認真聽我説呢？我到底錯在哪裏呢？”

同事説：“你的‘我不同意’的‘我’就是問題所在。‘我調查過了’的‘我’也是一樣。由於你過於強調‘我’，別人覺得你這個人太傲慢，這樣，其他人在評價你的意見之前就已經對你很反感了。當然，如果你是老總，那就另當別論。”

“那我應該怎麼説呢？”

“你應該學會鋪墊。比如，‘聽了主任的意見後，我到銷售部和幾個門市部調查了一下…’或者‘我參考了大家的意見之後覺得……’有了鋪墊之後再這麼説‘我個人認為……你們覺得怎麼樣？’這樣就能表明你是在虛心聽取大家的意見之後產生的一些想法。如果你這麼説，別人就會説‘是啊，於雪的這個意見也可以考慮。’於是你的目的就達到了。”

三、就事論事

祕書在溝通過程中，特別是在批評對方的時候，一定要注意就事論事；只有這樣對方才容易接受；如果你講話帶有情緒性，即使對方明明知道自己錯了，但人家也不一定會接受你的批評。比如新來的同事小鋼工作出現失誤，你應該這麼就是論事地給他指出來：“小鋼，這個會議通知的時間好像有點問題，請再仔細核對一遍。”如果你帶着情緒這麼批評他：“小鋼，你怎麼回事？！會議通知的時間又搞錯了！你這粗枝大葉的毛病怎麼老是改不掉？！”那結果又會怎樣？即使人家不直接頂撞你，他也會把你的'話當作耳旁風。

四、多建設性少強制性

上司做決策時也有猶豫不決的時候，他可能想聽聽你的意見，問你“你覺得這事怎麼樣？”在這時，你最好給他建議，並且是多重選擇題：“我覺得這樣比較好……那樣做的話也不錯……”絕對不能這麼説“你應該如何……如何……”或“如果我是你，我就會怎樣……怎樣……”這等類似強制性的話。作為上司，他看問題的角度與祕書不盡相同，他徵詢你的意見可能只想得到你的共鳴，並不見得真想聽取你的意見。所以，遇到這種情況，你要用建設性而不是強制性的口氣與之溝通。把解決問題的鑰匙留給對方，他的問題由他自己決定。

五、溝通中的不良習慣

1、在角落説話

在角落講話會給人家感覺到你有祕密。有一天，一個總經理讓祕書到客服部去了解客户投訴的事。祕書一進門，客服部經理就跟她説，“能不能到那邊説話？”祕書一看，他指的是一個角落，於是她馬上説：“劉經理，我們都是管理人員，不適合站在角落説話，否則人家會誤會我們在談什麼祕密。”

2、關門説話

祕書在談一般的工作時，儘量不要關門，以免讓人誤會你有多大的祕密。但是有些祕書在談工作時，不但喜歡關門，而且關下門時還要做一個動作，像小偷一樣伸出頭去看一看。

3、壓低聲音説話

同樣的道理，你一壓低聲音説話就讓人家感覺你有祕密。有些人一講到重點的時候，聲音就會突然壓低，有的還故意用手遮一下，這都是暗示別人，我們正在談祕密，我們之間的關係很特別，我們是一夥的。

4、玩弄詞藻

許多人對自己的專業有一種自豪感，所以在説話的時候，不時説出幾個專業名詞來，這是完全可以理解的。但是，作為祕書，當你與你的同事溝通，或跟客户溝通時，最好不要用專門術語，因為你溝通的目的不是為了炫耀自己的學問，而是讓對方瞭解自己的意思。在溝通時，遇到專有名詞，儘量地將它直白化，採用讓人家聽得懂的方式進行溝通。有些祕書雖然沒什麼專有名詞可顯擺，就喜歡不時説幾個英文單詞來表現自己的優越感。

5、大聲説話

在辦公室等公共場所大聲説話是一種沒有教養的表現，所以，祕書無論是在上班時間還是下班與朋閒聊時，都應該注意自己説話的音量。作為職業祕書，她們應該是我們這個時代也是我們這個社會最豐有教養的人。