詳談文祕的自身修養與文書檔案管理

文字祕書是黨政部門和企業、事業單位必設的工作人員。其作為一種工作職務，不僅僅是抄、寫、收、發，而且還通過事務性工作的處理，起到領導的助手和參謀作用;同時，就一般情況而言，中小機關、企事業單位的文字祕書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價值，關鍵在於檔案的質量，而檔案資料的質量，又取決於文字祕書和文檔管理工作人員的自身素質。為此，今天yjbys小編就從文字祕書的自身修養談起，進而就文字祕書的修養與文書檔案管理的關係問題談談自己的認識。想了解更多相關資訊請持續關注我們應屆畢業生培訓網。

文字祕書作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反覆推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便於繼續修改或交付打印。幫助領導譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文字祕書應盡的責任。起草文稿，是文字祕書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和文字祕書合作進行的。有時，是領導親自動手，祕書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實;有時，是領導口授主要內容，祕書記下後負責文字的加工整理;有時則是領導只口授一個要點，或者同祕書一起在討論中形成一個要點，然後由祕書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最後一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字祕書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文字祕書不但可以在醖釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，並使之成為羣眾性的行動。

要達到上述目的，文字祕書就必須具備較高的素質。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養方面的要求。知識修養、技能修養好不好，是一個文字祕書稱職不稱職的問題;品德修養、作風修養好不好，是一個文字祕書合格不合格的問題。因此，文字祕書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。因此，較好的文字祕書的素質修養，是文書檔案管理的重要基礎條件之一。

由於人員編制和機構設置的侷限，許多機關、企事業單位的文書檔案管理都是由文字祕書兼職的。按照檔案管理的有關規定，文書檔案管理方面的業務又隸屬當地檔案局領導，因此，文字祕書應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關於統一管理、完整與安全、便於利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養。

文字祕書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑑定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是文書檔案工作人員的根本任務。