祕書資格考試知識輔導:信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現大題(可能在檔案與溝通中選擇一個)

1、多選：信息開發的主要形式：P151

2.剪報的優點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性

3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。

4.文摘的類型：指示性文摘(適用於信息篇幅長河內容複雜的情況)和報道性文摘(適合於主題比較單一集中，內容新穎的信息)

5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第152頁下面

6.信息開發的方法：主要注意第三點(縱深發)和第四點(連橫法) P154中

7.仔細看書上第151頁信息開發的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等;二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等;三次信息提供的是評述性的、動態性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息?二次信息?三次信息?

8.信息開發技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色

9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P156中

10.信息諮詢服務的表現形式：報刊索引服務、信息線索諮詢服務、統計資料的諮詢服務。P156 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，縱向反饋和橫向反饋，前反饋和後反饋 四選題 P157

瞭解前反饋的定義：在信息發出之前，向信息發出者表示的要求和願望 如來自基層和羣眾中的'建議和呼聲等 後反饋的定義：信息在發出後，信息接受者對信息做出的反應

12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續性 P157中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：(1)開設閲覽室(2)檔案外借(3)制發檔案複製本 (4)出具檔案證明

14.開架閲覽的做法是：(1)科技檔案副本(2)非密的或密級較低的(3)編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題

15.檔案外借的制度：(1)辦審批手續(2)外借期限不易過長(3)數量要有所限制(4)保證按期歸還

16.檔案複製本分為副本和摘錄兩種

17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。

在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敍述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。

18.印發目錄包括內部印發(向內部各機構和下屬單位印發)和外部交流兩種

20. “提供檔案利用”是針對檔案管理者而言;“利用檔案”是針對利用者而言

21. 檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點

22. 把書上幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據一定的背景，讓你選擇。如對於一個搞科技的企業來説，編寫檔案參考資料的一句詩()則選書上的第八點、第九點和第十點。 因此要知道，對於不同類型的企業，其依據不同。

23. 大事記的概念

祕書編寫的大事記主要是持續反映本單位情況的單位大事記。 在編寫的時候，具體要求是：(三點)第一，觀點正確，用材真實;第二，大事突出，要是不漏，小事不記;第三，系統條理，簡明扼要

大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構沿革和企業年鑑 可能要反過來考。 如：選擇題：系統記錄一個單位或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是() 選擇：組織機構沿革 同時，企業年鑑也是如此的考法

24.統計數字彙集按其內容可分為綜合性和專題性兩種

25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員中的四個大標題