文祕準備座談會的要求及流程

文祕要有較強的公關能力，並從事信息宣傳、文祕服務、日常辦公管理及公共關係等工作。那麼文祕應該如何準備座談會呢，一起來看看！

　　設備環境要求：

會議室：會議桌為一圓桌，方便主持人和被訪者交流。圓桌上鋪有枱布，保持乾淨清潔。

監聽室：備有電視機/錄象機/錄音機/擴音設備/雙面鏡

保證雜音少，圖象清晰。

　　座談會前期工作

按照座談會條件，聯繫聯絡員發條件。

嚴格按照甄別問卷進行甄別，對配額要進行嚴格控制。(同組會不出現互相認識的被訪者)

在會議開始前二天要記得聯繫筆錄員做會議記錄(包括現場和會後整理)。

購買座談會食品，如果開會時間正碰上吃飯時間，需準備一些麪包糕點給被訪者。

將已確認好的被訪者名單，輸入到座談會坐次表中，以便開會前半小時對被訪者入會名單進行篩選。

開會前檢查錄音/錄象設備是否正常。

在開會前一天晚上要對被訪者進行第二次電話複核，詢問對開會地址、時間、路線是否清楚。

在座談會前二小時要佈置會場，如碰到座談會安排在早上開，那麼佈置會場，最好安排在前晚準備。

　　會議室：

台卡、台卡紙(事先測試大小)，數量為被訪者人數+1個主持人

食品(4種)避免一些聲音較響的食品。

抽面紙(放在食品中間)

水彩筆(事先檢查是否能寫的出)，放在台卡後

杯子(盛滿水)，放在台卡的右側

桶裝水(新鮮水)，放在會議室內靠門口

白板筆(事先檢查是否寫的出)，準備2支(黑/藍)

黑板擦

垃圾桶

客户室：監聽設備應保證雜音少，圖象清晰。設備包括電視機、錄象機、錄音機等。

食品(4種)

餐巾紙

杯子

白紙、筆(統一式樣)

大綱(按照客户人數複印)

桶裝水(新鮮水)

飲料(聽裝、大瓶裝)

垃圾桶

　　座談會期間工作

接待被訪者，填寫被訪者登記表。

筆錄員要在會前準備好磁帶、錄像帶、記錄紙和筆，檢查監聽設備。

對被訪者填寫的資料與甄別資料進行核對，並篩選最適合的、善於表達自己的.被訪者入座開會，打印座位登記表，複印後交給監聽室內的客户及筆錄員，檢查錄音、錄像是否運作正常。

領被訪者進入會議室，開始會議。

開會時，應隨時保持與主持人或客户的聯繫，處理各種問題。(注意：在開會過程注意會場周圍人員不要大聲喧譁，在會場門口安排一名人員確保與客户及時溝通，同時也避免與會議不相干人隨意進出會場)

座談會結束時，將禮金信封交主持人發放給被訪者，注意與被訪者合影，並將被訪者送至門口。

　　座談會後期工作

會議結束，將錄音帶交給筆錄員，應在第二天上午(即隔一天)遞交(mail)。交回的筆錄，督導要按照筆錄格式核對記錄和整理質量是否符合要求。

收齊錄音帶、錄像帶郵寄至我公司。錄音帶、錄象帶要貼上標籤(打印)。