會議發言準備流程

準備階段

寫出目標

選擇要點

增加支持材料

寫出過度性語言

寫出預覽和總結

設計開場白

設計結束語

發言階段

介紹：

開場白

你的介紹

會議目標

（也可以在這裏進行你的介紹）

預評

主體：

三個要點

支持材料

兩個過渡

結束語：

總結

對以後要做的事的陳述

不要等到最後一刻才開始為公開發言做準備，將你所選擇的題目劃分為多個階段，在正式發言前，為每個階段分配足夠的時間做實際練習，這是在會議前能夠找到的最好的克服緊張的辦法。

準備階段的順序：

1. 寫出目標。你希望令人們去做什麼？通過發言，你希望完成什麼任務？那是你的目標---發言的目標。不要把你發言的要點與你的會議目標混淆。目標是一個簡單的陳述，通常只有一句話，它表明了你發言的核心思想。目標是你要準備的第一個要素，因為你所有的發言都是以此為中心而展開的。

發言人可以是活躍的，並準備吸引人的視聽材料；但是如果聽眾無法明白髮言者所傳達的信息意圖，或者他們在聆聽完所傳達的信息後想不起來他們應該做什麼，那麼該發言顯然缺少了清晰的目標。一個發言通常是為了讓人們理解某些事，或者激發人們真正去做某些事。在介紹自己之後或者介紹自己之前，不要忘記告訴你的聽眾會議的目標是什麼。

2. 選擇要點。 你的要點越簡單和清晰，你的聽眾就越容易記住講話的內容。

如果有可能，對你的材料使用“三要點規則”。大部分信息被組織成三個要點，基本上以聽眾能夠理並且不會失去興趣為根本前提。全面考慮你的材料並提取要點，這為對內容進行歸類提供結構框架。在你對內容進行恰當歸類後，聽眾就能更好地理解它。

你可以使用的組織資料的體系有：

按照時間的順序。要點可以按照時間的先後順序提出。這樣的範例包括首先發生了什麼、然後發生了什麼、最後發生了什麼；或者按照過去、現在、將來的順序；或者使用第一步、第二步、第三步這樣的方法敍述。

按照空間的順序。提出的要點和地理區域相關，如東部、西部、中西部、南部；或者以地形地貌的順序，如高山、較低的地區、沙漠等。

按照重要性程度排序。要點可以按照重要性的先後順序排列。把你的聽眾的注意力從最不重要的事情引到比較重要的事情，一直到最重要的事情。

按照關注點或者解決辦法的順序。要點以兩類方式提出。這樣的範例包括問題與解決辦法、優點與缺點、反對與支持、理想與現實、傳統方法與新方法、特點與好處、對比與差異。當你有6個或8個項目要包括的時候，使用這種方式較好，因為他們能夠按照邏輯關係劃分成兩組。

用一些易於記憶的方法幫助人們記住你的要點。儘量使用每個關鍵詞首字母，形成一個人們容易記住的縮寫詞（例如，www）,或者設法找到合適的詞語來總結你的要點，使這些詞語都以相同的字母開頭（push,pull,protect）或者用這些詞首字母組成一個詞（如memo）。

3. 為每一個要點增加支持材料。什麼將會幫助人們接受你的要求？僅有要點本身是無法説服人們的。你必須提供和要點有關的支持材料，使你的聽眾理解要點的意義，繼而幫助他們記住你的信息。

支持材料來自何處？內部來源包括組織內的信息，例如內部的簡訊和報告。訪談也會產生有用的材料。如果你的發言是有關改善停車場環境或者咖啡店服務的，對停車場服務人員和咖啡店經理的訪談就很有作用。支持材料的另外兩個來源是外部資源和個人資源。外部資源包括報紙上的文章、書籍、商業期刊、電視節目或者互聯網。個人資源來自於你的經歷和體驗。

支持材料可能以下列方式出現：

例子。應用“例如”“比方”這些詞，用具體的人或事來説明你的較為籠統的觀點，這會使你的發言更加可信。應用圖片也很有效，在可視資料的幫助下，聽眾能更好地理解你的要點。

比較。 通過與某一個聽眾所熟悉的事情做比較來將要點解釋清楚，這會幫助聽眾理解並更願意接受你的思想。如果找一個直接的比較物不太容易，可以使用類比的方法。類比是説如果兩種東西在一個相似，那麼它們有可能在其他方面也相似。最後，使用對比展示出它們之間相對的地方，重點突出它們的差異

引用。引用名人或權威機構的言辭,使要點更具説服力。一定要確定這個“專家”很有名,而且你沒有濫用他們的言辭!

參考、事實、數字。提供來自報告或統計數字的大量證據來證明你的要點。只使用當前最新的數據，確認數據的準確性。你該使用上述的哪類支持材料以一種均衡的方式把它們都用上不要以一種方式來支持所有的要點。那麼，你究竟應該使用多少支持料呢？簡言之，不要讓支持材料遮蓋了你的要點，但是要有足夠的`證據顯示出發言性和充分性。收集準備好大量的相關信息。如果在第一次會議上沒有使用它，你可以在以後的會議中用到。收集得多總比沒有好！記住，為了方便使用，你一定要對信息進行歸納。

提供圖片式的支持材料可以使你的聽眾更好地理解你的要點

如果你僅僅使用圖片，什麼也不説，理解和記憶的內容是單純的使用文字的３.５倍。

圖片加文字對理解和記憶的幫助是單純使用文字的６倍。

一段錄像片會很有用，在一個短會上不要放映超過５分鐘的短片，１分鐘或不到１分鐘的短片最好。

4. 在你的要點之間加入過渡性語言。過渡性語言能幫助聽眾從一個要點轉到另一個要點。它們是很小但卻很關鍵的步驟。過渡性語言能幫助你的聽眾跟上你的思路，使你所傳達的信息更容易被記住。作為一個發言者，你當然知道什麼時候開始談論下一個問題，但是你的聽眾不知道，除非你使用過渡性語言。

通常使用的過渡句有：

“在這兩個要點之後，你還會吃驚地發現第三點。”

“我們已經考慮到了優點，現在我們來研究它的缺點。”

“首先我們看看甲，然後我們再來研究乙；現在讓我們來考慮一下最重要的部分——丙。”

在你發言的中間要有適當的停頓。不要一口氣把所有話匆匆説完。過渡性語言對你的發言有畫龍點睛的作用，讓你看起來是一個深思熟慮的發言者，因此一定要對過渡性語言引起足夠的重視。幫助你的聽眾意識到你要轉到另一個要點的一種方法是在説完每一個要點後問一問他們是否還有問題。“在我們進入到下一個要點之前,我想問一下大家還有什麼問題嗎?對剛才談到的要點還有什麼需要特別説明的嗎?”

5. 將你的所有要點用簡短的句子概括出來,從而使你的聽眾記住你發言中的重點。不可否認,如果人們最近頻繁地聽到一些事,他們就更有可能接受這些信息。預覽就好像是一扇窗,使聽眾更進一步地看清所有的要點,而總結則再次提醒人們他們在會議中曾經談論過什麼。

一個良好發言的形式

首先，告訴他們你將要告訴他們什麼。

然後，告訴他們。

最後，告訴他們你已經告訴他們了什麼。

6. 設計好開場白。想出一種方法來吸引人們的注意,喚起好奇心,介紹你的題目。什麼能夠引起人們的注意呢?

引用眾所周知的權威的話。名人,政治家,作家,領導人都是很好的引用對象。陳述你的引用來源的權威性以及那些專家是做什麼的。所引用的數字或語言要與你的題目相關。

用反問句喚起人們的注意,因為它會立刻使聽眾參與進來。當你提出一個問題時,人們會在心裏立刻形成他們的回答,尤其是如果問題能引起他們的好奇心。

陳述性的開場比較適合對事實做陳述。為了吸引注意力,對聽眾提出一個有趣的話題,而且表達要清楚。沒有面部表情或者恰當語調的陳述對你的聽眾沒什麼影響力。

場景介紹創設了一個情境,也能夠吸引聽眾的注意。這種技巧強調了以語言描繪出畫面,在聽眾的腦海裏創設出場景,不妨使用一個真實或者想象的事件,讓人們閉上眼睛,然後突然把他們喚醒。

以佚事的方式介紹一個有趣的,吸引人的事件。利用面部表情,手勢,語調增加趣味性,把聽眾帶入你的發言之中。當發言者的發言內容和聽眾的生活有密切聯繫時,他們的迴應會更多,因此儘量使用生活中的事件會改善與聽眾的關係。

在做過開場白之後,列出要點之前你介紹一下你自己,介紹要簡潔,切入主題,不要在介紹自己上花費太多的時間,要講解清楚,具體,讓聽眾明白你為什麼選擇這個會議題目,例如:

（開場白）“你是否曾隨着熱氣球升空?我曾經有此經歷,現在我就來告訴你它是多麼的有趣!”

（介紹）“你好!我叫__________。”

（你的背景）“雖然我只在空中翱翔過一次,我卻是這項運動的狂熱愛好者。”

（目標）“或許在我今天的演講過後,我能夠説服你們其中的一些人試試這項令人激動的運動。”

不要認為僅僅説了“你好”和你的姓名就算是做了開場白!開場白自有它的精妙之處,它能把聽眾鼓動起來,因為它能喚起他們的好奇心。你的學歷和背景顯示了你在這個領域是一位專家,當然也可以把這一部分放進你的自我介紹裏。

7. 設計結束語。會議即將結束,結束語的目的是讓聽眾同意你的建議或在會後立刻採取行動。給人們留下思考的空間,並把這些放在你的結束語裏面。你可以以三種方式設計陳述語:再次提醒聽眾,應用會議的內容,或請求聽眾同意你的建議。“我希望你們認真考慮熱氣球這項運動,把它作為令人激動的冒險活動,就像我認為的那樣。希望下週能和我一同參加！”

發言階段的順序

介紹:開場白、你的介紹、會議目標（你的介紹也可以放在這兒）、預覽。

主體:有支持材料的要點介紹；兩段過渡。

結束:總結,對以後要做的事情的陳述。