文祕工作制度範本2017

文祕是隨着科學經濟高速發展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產生的一門新興現代科學管理專業。那麼辦公室文祕一般有什麼規章制度呢?下面跟yjbys小編一起來看看吧!

　　行文簽發制度

縣委公文處理及簽發程序嚴格執行《中國共產黨機關公文處理條例》、《中共四川省機關公文處理實施細則》以及《縣委工作規則》的相關規定。

1、以縣委名義制發的涉及全局工作的重要文件，須經縣委全委會或縣委常委會討論通過，由縣委書記簽發。

2、以縣委名義制發的涉及某一方面工作的文件，由分管常委簽發。

3、經縣委常委會討論決定的任免、提名、推薦重要幹部的文件，由分管常委簽發。

4、以縣委辦公室名義制發的文件，涉及某一方面工作的文件由分管常委簽發;政策性強、涉及面廣的文件，經分管常委審核後，由縣委書記簽發。

5、黨政聯合行文，由縣委有關部門起草的，經縣委辦公室核稿，轉縣政府會籤後，再由縣委辦公室辦理;由縣政府有關部門起草的，經縣政府辦公室核稿，縣政府領導審籤後轉縣委辦公室辦理。

6、縣委常委會紀要由縣委辦負責起草，經分管副書記審核後送書記審定簽發。

　　文件簽收登記制度

一、單位所有文件(除領導親啟的外)均由機要室收發員登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯文件的文號。

三、收發員拆封和簽發後應及時附上文件處理傳閲單，須將標題(文件摘要)、發文字號、來文單位、件數、收文時間等逐項進行登記，編號，保管。

四、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如工作需要借閲的可按有關規定複印或借用。

　　文件登記分發制度

一、文件收發、登記、呈送由專人負責。凡正式文件均須均辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閲籤後，由收發員作好登記後分送領導和承辦部門閲辦，其他人員不得隨意處理公文。

二、一般禮儀性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯繫後再分轉處理。

三、為加速文件運轉，收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應一一加以註明，按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

四、分發文件要準確、及時。分發文件人員要熟悉單位機構設置、職責範圍及領導同志的分工，遇到疑難或重大問題不能解決時，要及時請示分管領導。(並及時掌握變化情況)。重要文件或急件要及時呈送領導(或分管領導)閲批後分送承辦部門閲辦，以免壓誤，並在左上角標上緊急標籤。特急文件，除催促經辦單位及時處理外，應向分管領導報告。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完。

五、誤分的文件，應及時退回分文單位，不能壓着不退不辦。

　　文件複製彙編制度

一、文件的複製。複印密級文件，必須有嚴格的審批、登記制度，並指定專人管理。絕密級公文和發文部門規定不准翻印的公文，不得自行復印。因工作需要翻印或複印上級機關發給的密級文件，須經文件制發機關同意。經批准同意翻印或複印的文件，翻印件和複印件上要標明翻印、複印機關的名稱。翻印、複製的文件按正式文件一樣嚴格進行管理，不得任意擴大閲讀範圍，要嚴格控制複印數量。嚴禁將密級文件拿到社會上營業性的複印場所複印。

二、文件的彙編。彙編上級機關的祕密級以上文件需向上級機關寫出書面請示，並附上彙編文件的目錄，經發文機關批覆授權後方可彙編。經批准彙編的文件，彙編本應按編入文件的最高密級標註密級，並按機要文件進行管理。彙編文件只發組織，不發個人。

　　文件擬辦閲籤管理制度

一、市以上文件由保密辦負責送主任批閲。領導有批示意見的，按批示意見辦理。有催辦查辦任務的，由縣委、縣政府督查辦負責。

二、各類電報由機要局負責送主任閲批，並負責傳閲。領導人有批示意見的，送有關領導或部門辦理。

三、縣委、縣委辦文件，按正常渠道分發，做到迅速及時，不出現漏發、誤發問題。

四、鄉鎮和縣直部門發來的文件，由祕書綜合科辦理，屬需要書記閲批的報告、請示等，先送主任閲處;屬發給書記的信件按程序送書記辦公室;一般資料性文稿，除寫明各科室收的其餘都交分管文字的主任閲批。

五、從事內收發的文祕崗位人員負責縣委領導各類文件的傳閲工作;綜合祕書崗位負責辦公室正副主任、掛靠單位領導的文件傳閲工作。

六、及時將黨中央、國務院，省委、政府，市委、市政府，縣級機關、各鄉鎮文件登記造冊按領導排名依次送各位領導傳閲。

七、緊急文件及時登記、及時傳閲，保證文件的時效性。絕密、機密、祕密文件按傳閲範圍登記造冊，專卷傳閲。

八、文件傳閲要履行簽字手續，送出文件要登記，退回文件要銷號。領導與領導之間文件不得橫傳，不得將文件夾內的文件隨意抽出或丟失。每個傳閲卷每人閲文時間原則上不超過兩天，閲後的文件要及時交回綜合祕書崗位銷號，閲件人要自覺遵守保密紀律，嚴防失泄密事件的.發生。

九、文祕崗位相關人員對傳閲完畢的文件要及時清點、核對，妥善保管。做好中央、省、市文件年終清退時的準備工作;做好有查考利用價值文件的平時歸卷工作;做好年終文件的銷燬準備工作。

　　文件分類傳閲制度

一、為做好文件的傳閲管理工作，按照有關規定，結合我辦實際，特制定本制度。

二、辦公室收到各類文件後，由機要室收發人員在做好文件的收發、分類、編號、登記工作後，認真填寫收文處理單，附在所傳文件上，送辦公室主任或副主任提出擬辦意見。

三、根據領導的批示，對需傳閲的文件分類別傳閲，領導批示需具體部門、個人承辦的文件要及時送閲承辦人。需要複印的文件，由辦公室統一辦理，同時通知相關部門傳閲或複印送閲，任何人不得在文件傳閲過程中擅自複製或損毀文件和資料。

四、凡經領導批准，需傳閲的文件，由辦公室派專人具體負責文件傳閲整個過程的服務管理工作，不得任意擴大傳閲範圍。

五、凡涉密文件的傳閲，均應嚴格遵照有關保密規定具體辦理。閲辦單位一般應於當日把閲示文件返回機要室，特殊情況須辦理借閲手續。

六、送閲文件要及時、準確、迅速，急件急送，文件傳閲完畢，應及時收回、清點註冊、整理歸檔。

　　立卷歸檔制度

立卷歸檔工作是文書處理過程的最後環節，是檔案工作的基礎，為了使案卷更好的利用，發揮其作用，便於管理和查找，特作如下規定：

一、歸檔時間：

各部門要在每年12月份報文字材料和電子文檔，移交本機關檔案人員。

二、歸檔要求：

1、凡是本機關在貫徹執行黨的路線、方針、政策和年度工作活動中形成的各類文件材料和電子文檔都應歸檔立卷。

2、歸檔的文件材料(原件、修改件、正式件等)和電子文檔，應保持它們之間的歷史聯繫，並根據其性質區分保存價值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標題簡明確切，以便保管和利用。

3、具有永久和長期保管價值的案卷內“備考表”必須按要求填寫。

4、對需要歸檔的案卷，在裝訂時必須認真檢查。圓珠筆、鉛筆、複寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或複印。裝訂做到結實、整齊、美觀，便於長久保管。

5、每年的文件材料和電子文檔，要在第二年的四月末前裝訂成冊。

　　檔案員崗位責任制

一、負責國家、省、市、縣各單位的各種文件分發、傳遞、搞好年存檔文件的歸檔立卷工作。

二、收發文件要做到及時、準確、安全，對各類文件及時處理，急件隨到隨辦，做到當日文件當日發出。

三、對每件收發文件要認真分類登記，馬上送辦公室主任手中，對領導的批示、批覆，一般要在當天或第二天轉送有關部門承辦，對返回的文件要妥善保管，年終立卷做到一件不缺。

四、要協助領導搞好保密檢查，做好保密宣傳。

五、半年核對一次文件，以免丟失，文件借閲要認真簽字。

六、有計劃的搶救歷史檔案，使檔案工作逐步實現規範化、科學化、制度化。

七、負責接收財務檔案，科技檔案的編目和管理工作。

八、平時注意收集、整理文件材料，為年末裝訂打下基礎。

九、對案卷進行認真分類登記入冊，並隨時記載借閲利用情況。

十、及時為機關、為領導提供利用檔案資料，做到查找迅速、準確。

十一、熱情接待來檔案室查找文件的同志、並且對查檔人進行保密宣傳。

十二、做好縣委辦的資料、刊物的登記。

　　檔案借閲查閲管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

一、本辦公室檔案原則上僅供本單位借閲查閲利用，不得外借。

二、本單位各部門借閲查閲檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閲查閲管理標準辦理借閲查閲手續。借閲查閲文件檔案，需首先填寫借閲查閲登記表，履行批准手續，方能借閲查閲。外單位來人查閲本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閲，不得抄錄或借出。

三、借閲查閲時需由檔案員按指定內容查出，借閲查閲人不準隨意翻閲案卷。借閲查閲檔案應在閲覽室內進行，不準將檔案帶出檔案室，不得刪改、塗寫、拆損案卷、拍照等。特殊情況需借出的，需經主管領導批准，但借出時間不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

四、絕密、機密、祕密檔案借閲查閲一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不準借出。

六、複印檔案資料，必須經主管領導批准。摘抄、複印檔案資料不準外傳和翻印。凡私自抄錄、拍攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》追究責任。

　　文件的清退銷燬制度

1.辦公室祕書對承辦的公文應抓緊催辦，機要室應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告，積極設法追查和補救。如遺失密件，還要及時向保密部門報告。

2.幹部調動工作或離退休時，必須將承辦、借用的文件等清理退還，個人不得帶走。

3.銷燬文件分為紙面文件銷燬和電子文件銷燬兩類。

4.對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

5.銷燬密級公文必須逐一登記，任何個人不得私自銷燬祕密公文。

6.經審核同意銷燬的文件，由單位主管領導批准簽字後，方可銷燬。銷燬公文必須實行二人現場監銷。應由辦公室機要室收發員和指定的專人，在分管領導及縣保密局的共同監督下到指定地點銷燬。電子類文件刪除後必須清空回收站。在銷燬過程中，應禁止無關人員介入，不得失落、遺漏。

7.嚴禁向廢品收購等部門出售內部文件、內行刊物和內部資料和其他涉密物品。

　　信息報送制度

1.要緊緊圍繞縣委的工作中心，及時為各級黨委和領導決策提供參考依據和信息服務;信息工作人員要認真學習政策理論和業務知識，不斷提高業務水平，增強信息敏感性。

2.必須遵循真實性、時效性、全面性和保密性的原則。一般動態性信息，力求當日發生當日報送;緊急重要信息，必須在請示有關領導後，在規定的時間內報省、市委辦公廳，並及時續報事態進展、措施、原因、後果等;每季度要報送一次反映全縣社情民意的綜合材料。

3.信息的撰寫要力求選題準確，立意新穎，語言簡潔，層次明晰。信息的校核要嚴肅認真，從語言、文字、思想、內容到數字、標點、格式、引文等都要確保無誤。

4.嚴格信息簽發制度。上報常規性信息由分管副主任審核簽發，分管副主任外出時，委託其他副主任代簽;上報緊急重要信息(包括涉及縣內工作問題的新聞、調研文章或其他“問題信息”)必須由主任甚至分管縣領導、縣主要領導審核簽發。下發信息在印發前必須經分管副主任審閲，重要的必須經辦公室主任審閲。

5.信息傳遞要快速、高效。上報信息在簽發後從專網當日上報。加急和特急信息要隨編隨發。《鹽邊信息》編印後，由文祕直接分送縣委領導。

6.做好節假日期間的信息值班工作。對節假日期間發生的緊急重要信息，要立即向縣委和辦公室領導彙報，經同意後，以“特提”電報的形式報送省、市委辦公廳值班室。

7.辦公室實行全員報送信息制度。辦公室各主任和所有文祕人員都參與信息報送工作，承擔信息報送任務。

8.信息會商制度。每月月初對上月信息報送和採用情況進行通報，研究近期信息工作，確定重點和方向。

9.責任量化制度。把信息報送和採用任務分解到人，人人頭上有指標，個個肩上有擔子。

10.考核獎懲制度。根據報送採用任務完成情況，按照信息工作獎懲辦法，每半年對鄉鎮、部門和辦公室內部的信息工作進行考核，兑現獎勵，通報後進，調動工作積極性。

11.約稿制度。加強與市委辦公室的銜接溝通，掌握信息需求動向。每月月初下發信息要點，根據需要隨時調整確定信息要點，要求鄉鎮、部門和單位在限定時間內整理上報，為辦公室提供第一手材料。

12.信息調研製度。加大信息調研力度，變零敲碎打為深入調研，注重綜合調研信息的採寫編髮，定期開展信息調研活動，及時為黨委決策提供有情況、有分析、有建議的調研信息。

13.檔案制度。辦公室確定專人對上報信息、下發信息和《鹽邊信息》歸檔登記，負責管理，不斷提高信息工作規範化、標準化水平。

　　重大緊急情況報告制度

一、辦公室主任、副主任及各股室(班)負責人對辦公室承辦的緊急重大情況的處置和報告負責，並督促值班人員或信息部門認真做好向領導和上級部門的緊急重大情況報送工作。

二、緊急重大情況和事件主要包括：

(一)由於人為因素引發的重大危害國家和人民羣眾的安全、破壞社會穩定、影響較大的事件;

(二)民族、宗教、邊界糾紛;

(三)金融擠兑、國有企業下崗職工安置、工資和養老金髮放、農民負擔過重等問題引發的羣體性上訪、請願、罷工、罷市和非法集會、遊行等重大情況和事件;

(四)各種生產事故、交通事故等重大安全事故;

(五)爆炸、搶劫、盜竊、兇殺、故意縱火等重大刑事案件;

(六)火災、水災、地震等各種重大自然災害和各種疫情;

(七)其他可能影響社會穩定、危害人民生命財產安全的情況。

三、縣委必須向市委報告的緊急重大情況的具體內容和標準是：

(一)縣所在地城市3級以上有感地震，其他地區5級以上，直接經濟損失100萬元以上的破壞性地震;

(二)一次死亡3人以上或死亡、重傷累計。10人以上或直接經濟損失50萬元以上的特大道路交通事故;

(三)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經濟損失100萬元以上的火災等自然災害;

(四)一次死亡2人、重傷6人以上或直接經濟損失50萬元以上的重大責任事故、重特大治安災害事故、生產事故或涉及10人以上的重大中毒事故;

(五)一次死亡2人以上或重傷5人以上的重特大刑事案件;

(六)30人以上有可能到市委、市政府上訪的，10人以上有可能到省委政府上訪的，或特殊人物、影響面大的上訪事件，當地發生的參與集會人數可能在100人以上的，有暴力傾向或可能誘發暴力行為的事件;

(七)參與人數在100人以上或人數雖少，但造成工廠停工、學校停課和城市交通堵塞的羣體性的事件;

(八)各種重大疫情;

(九)其它各類重要情況。

四、凡有緊急重大情況發生，各股、局、室、班及值班人員在及時妥善做好處置工作的同時，必須及時、準確地先向辦公室主任和辦公室分管領導報告，根據辦公室領導要求及時處理。不得遲報、漏報、瞞報。一般情況下，應在2小時以內將有關情況形成材料按規定程序上報，最遲不得超過24小時，超過規定時限的視為遲報。特殊情況下，可先電話報告主要，晴況，再書面報告詳情，並根據事態進展和處理情況，隨時續報，直至事情處理完畢。

五、對緊急重大情況的報送要視不同情況，及時請示縣委有關領導後確定報送程序、範圍和形式。