淺析文祕人員的特點及心態培養

文祕學產生於20世紀80年代初，國際文祕聯合會曾為文祕人員職業做出如下準確的定義：“文祕人員應是上司的一位特殊助手，他們掌握有關辦公室的技巧，能在沒有上司的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，並且在所給予的權力範圍內做出決定。”[1]

相對於傳統的文祕人員的概念，現代文祕人員是指綜合運用自身智慧和現代工具，直接為領導、主管提供輔助管理、決策和綜合服務，由事務服務型向管理助理型轉變的，以腦力勞動為主的工作人員。下面我們來談談文祕人員的特點與心態培訓。

　　(一)文祕人員實務的特點

文祕人員實務的特點包括事務性、綜合性和技術性三個方面。

1.事務性。文祕人員實務的事務性是組織內部非特定職能的管理，是為職能活動的有效展開奠定基礎，為提供服務創造條件的輔助性、技術性的活動。

2.綜合性。文祕人員實務的綜合性是指其管理對象廣泛，管理活動內容龐雜;居於組織活動的中樞地位，需要綜合處理多種關係，綜合解決多種問題。

3.技術性。辦公室管理是行政管理中自然屬性較強的部分，突出的表現就是其具有技術性。這種技術性主要指辦公室管理需要遵循特定的技術規律，需要從事各種管理活動的人掌握特定的技術知識和方法技巧。

　　(一)針對事物性的特點而進行的培訓

1.公文筐培訓。就是對特定職位通常是目標崗位的管理人員在日常工作中經常遇到的各類典型事務進行編輯、加工、並設計成若干種公文讓培訓對象處理, 由此評價其在將要面對的典型職業環境中獲取有關資料、妥善處理各類信息、準確做出管理決策、有效進行協調和控制的工作能力，找出不足的地方，對受訓者進行培訓指導，加以強化。在針對文祕人員的培訓中，公文筐測評在假定情境下實施。從以下兩個角度對文祕人員進行測查，一為技能角度，主要考察受訓者的計劃、預測、決策和溝通能力。另為業務角度。公文筐的材料涉及財務、人事、行政、市場等多方面業務，它要求文祕人員具有對多方面業務的整體運作能力。提供給受訓文祕人員的信息包括涉及文件管理、人事備忘錄、收集的各種信息、政府的法令公文、客户關係、會議安排等十幾份甚至更多的材料。這些材料是放在公文筐中的，要求文祕人員以管理者的身份，模擬真實工作中的程序，在規定條件下，對各類公文材料進行處理，形成公文處理報告，藉以評估其計劃、組織、預測、決策和溝通能力。

2.拓展訓練法。文祕人員總是工作在辦公室，高度專注於繁宂地工作當中，缺少團隊訓練的機會，團隊意識不強。通過拓展訓練，可以讓他們進行溝通、協調、適應且能完成任務實現目標。通常有以下幾個環節：團隊熱身，在培訓開始時，團隊熱身活動將有助於加深學員之間的相互瞭解，消除緊張，建立團隊，以便輕鬆愉悦的投入到各項培訓活動中去;個人項目，本着心理挑戰最大、體能冒險最小的原則設計，每項活動對受訓者的心理承受力都是一次極大的考驗;團隊項目，團隊項目以改善受訓者的合作意識和受訓集體的`團隊精神為目標，通過複雜而艱鉅的活動項目，促進學員之間的相互信任、理解、默契和配合。文祕人員將培訓的收穫遷移到工作中去，感受到團體協作的力量，激發自己的潛能、培養團隊精神與合作默契，在工作中形成團隊意識，不僅使大家相互信任、相互幫助，也為各部門之間的相互溝通與協調構建了良好的基礎，能夠提升文祕人員的工作效力。

　　(二)針對綜合性的特點而進行的培訓

1.文祕人員心理培訓，首先要為文祕人員從業者的性格與從事該職業應具備的心理素質進行一次準確定位，文祕人員的職業性格及其應具備的心理素質包括：正直、善良、熱忱、温和、豁達、堅毅、縝密、內斂、面對各種狀況時穩定的心理素質。文祕人員心理培訓是針對文祕人員工作的性格特徵，針對文祕人員在工作中容易出現的心理緊張、挫折感、不公平感，被誤解、責備而產生的不良心態，以及應對各種狀況所需的心理素質進行有效的培訓活動。