臨時性會議記錄工作怎麼做

關於“如何做好臨時性會議的記錄工作”問題，乍一聽不以為然，覺得這個問題似乎比較低級，仔細一想卻也着實是個現實問題或是小難題，時不時讓人香菇藍瘦一下!臨時性會議記錄工作怎麼做? 下面請各位新手祕書跟yjbys小編一起來學習一下吧~

　　場景掃描

從事文祕工作的親們，想必都沒少遭遇過這樣的場景：某日上午，領導前腳剛邁進辦公室門，下屬單位或職能部門負責人後腳就跟了進去，火急火燎地向領導彙報當前棘手工作或緊急情況，考慮到問題緊迫、牽涉面廣，已容不得半刻耽誤，領導一個電話就把你從繁忙的工作節奏中打斷，讓你通知相關人員速速開會。於是，你來不及瞭解會議議題背景，一頭霧水般拿起會議記錄本匆匆走進會議室當起了“書記員”。

　　小編建議

針對這種緊急情況或臨時動議性的會議，會議記錄工作的難度相對於常規會議要大，對會議記錄人員也是一種考驗。怎麼做好這類會議記錄工作?小編有幾點小小的建議給到眾親，一是要“隨堂記錄”，二是要“日常記錄”，三是要“立體記錄”，希望對大家能有所裨益。

　　1.要“隨堂記錄”，忌會後“回憶錄”

不能因情況緊急沒有時間準備而不作會議記錄，留待會後再去補記。有些單位可能帶着書面材料一併上會彙報，對於這種情況，也應當會議現場同步進行記錄，即便沒法完全記錄詳細到位，也應“隨堂”逐一記載當時發言情況，對不確定的信息和關鍵內容會後及時向發言人和其他參會人員求證、核對，力求保證會議記錄的原始性、真實性、準確性。

如果當時未同步作記錄，只是根據會後各與會人員的書面發言材料來補記錄的話，還是有些不便和難度的，一方面，會議發言內容與書面材料往往有些出入，甚至有的在材料中體現了但口頭彙報時未提，有的口頭講了但書面材料中沒有，也有的材料中有、口頭也彙報了但講的意思有些不同或深度不一、表述角度不一，存在多方面的差異，如果純粹靠記憶去補錄當時發言情況，頗有難度，且很難真實完整地再現當時的場景，如果會間有討論或互動交流，這樣的原始狀況就更難復原了。另一方面，對於各部門彙報的事項，領導是如何決策和敲定的，這個內容是會議記錄的關鍵信息，不可或缺，也就是説會議記錄既要有彙報與討論過程的詳盡記載，也要有領導的決議情況記錄，這是會議的主要成果，也是會後整理會議紀要，作為各部門工作執行的重要依據。由此可見，隨堂記錄會議情況的.重要性，對於參會面較廣、彙報事項多的會議更需要做好同步記錄工作，避免會後作“回憶錄”。

　　2.要“日常記錄”，忌臨時“抱佛腳”

這裏所説的“日常記錄”是指對本單位情況的日常關注與全面掌控。常言道：“不打無準備之仗。”對於這種領導臨時動議聽取彙報或下屬單位緊急情況提請研究決策的會議，於文祕人員而言，會前對會議議題和相關背景情況沒有任何瞭解，看似是沒有也無法做好準備的，但“功夫在詩外，處處皆修行”，如同學習作詩一樣，練就會議記錄本領的過程也是如此。對各單位提請上會事項的瞭解，不只是會議現場所聽所聞，從某種程度上説，更多的是應該是基於日常工作中對本單位全局情況的詳盡掌握，對各下屬單位和職能部門業務發展、工作動態的密切關注、悉心觀察。有了平時信息的日積月累和上下情況的瞭然於胸，會上在聽取彙報時才不至於懵懵懂懂、一知半解、摸不着風，記錄起來也才不會因為理解不清而跟不上節奏、記不完整、寫不準確，才能打好這種無準備之仗。

　　3.要“立體記錄”，忌會上“圖省事”。

現代化進程的加速，給會議記錄工作也帶來了諸多機遇與便利。錄音筆、錄像機、速錄機、智能手機等隨處可見、隨時可用，是傳統手工會議記錄的重要補充工具。對於臨時召開的會議，調用這些電子設備、服務會議記錄工作，顯得尤為重要和必要。有的夥伴可能會認為會後再次整理錄音資料感覺麻煩、多事，而不太樂意或不屑於進行會議錄音，其實這是很不可取的。小編建議，親們在參加類似會議時，即便相關部門和參會人員有書面彙報材料，在自己採用速記速錄方法作會議記錄的同時，充分運用錄音設備進行會議現場錄音，特別重要且緊急的會議還有必要安排兩人作會議記錄，並在會場錄音效果最佳位置佈置錄音錄像設備錄製影音文件資料，構建立體記錄模式，留下完備的現場數據以備核查和存檔。這樣可以有效地彌補和解決手工會議記錄速度跟不上、會議發言人員表達不清楚或方言難懂等問題帶來的記錄缺陷，也便於會後對發言和決議情況進行回放、複核與確認。