會計出納實操知識：常見的會計憑證格式

基於會計憑證不僅為會計工作的第一要素，也是推動業務工作,監控其運作和完成進程的工具，故經濟發達、法制完善國家，在相關的公司法、票據法、商業會計法和企業會計制度中，對會計憑證的內容、格式，一般都有統一的規定。

　　(一) 收款憑證

系專供辦理現金、銀行存款(包括支票、匯票等票據)收入事項使用的記賬憑證，其內容、格式如證式6-1，並按白紙紅字(線條)印刷，以符傳統會計慣例。在會計實務中，系根據交款人繳納的現金、銀行支票等票據及有關足以説明交款數額、內容、性質或事由的原始憑證編制。如為人民幣，直接填入“記賬本位幣”欄即可;若為外幣，應註明“幣種”，並將外幣金額填入“原幣”欄，再按“記賬匯率”摺合為人民幣，填入“記賬本位幣”欄。收款憑證的現金科目本身為借，填於憑證的左上方;對應的貸方科目、金額及摘要，分別填於相應欄的同一行;“記賬本位幣”欄的合計數，為借方現金科目的金額。

　　(二)付款憑證

系專供辦理現金、銀行存款(包括支票、匯票等票據)支付事項使用的記賬憑證，其內容、格式如證式6—2，並按白紙蘭字(線條)印刷，以符傳統會計慣例。在會計實務中， 系根據有關足以説明應預付現(包括支票、本票等票據)原因、性質及金額的原始憑證編制之。如為人民幣，直接填入“記賬本位幣”欄即可;若為外幣，則應註明“幣種”，並將外幣金額填入“原幣”欄，再按“記賬匯率”摺合為人民幣，填入“記賬本位幣”欄。付款憑證的現金科目本身為貸，填於憑證的左上方;對應的借方科目、金額及摘要，分別填於相應欄的同一行;“記賬本位幣”欄的合計數，為貸方現金科目的金額。

　　(三)轉賬憑證

系專供辦理非現金交易事項賬務處理使用的記賬憑證，其內容、格式如證式6-3，並按白紙綠字(線條)印刷，以符傳統會計慣例。主要系根據經濟個體內部的交易事項，如因生產產品領用原材料，產成品的入庫與出庫，資產折舊、折耗計提與攤銷，應收應付、預收預付賬項的整理調整、結算，以及會計錯誤的更正等具體工作需要而填制。另外，如年終結算時涉及外匯資產、負債賬項的調整，則應將外幣的“幣種”、金額，在摘要或備註欄內註明;其借、貸科目及金額，分別填入相應各欄的同一行。

　　(四)旅差費報銷單

系專供員工因公出差，報支差旅費使用的原始憑證，併兼代記賬憑證，其內容、格式如證式6-4;並按白紙蘭字(線條)印刷。根據出差的實際情況，及有關事宜的原始單證，和規定的補貼標準等，依格式界定的項目，分別計算彙總填列。如涉及外幣支付，應另單填報，並在備註欄註明“幣種”，以便識別。

憑證右上角的戳子，系供代記賬憑證的借貸分錄及編號使用，以簡化記賬憑證的填制手續。

　　(五)費用報銷單

系供除旅差費以外的其他各種費用報銷專用，其內容格式如證式6—5，並按白紙蘭字(線條)印刷。根據實際發生費用、耗費支出的原始憑證，依費用性質，分別按其明細目(參見會計科目表或科目內容説明)予以彙總填入借方科目及同行金額欄;其對應貸方科目，填於憑證的左上方，一如“付款憑證”的情況同，合計金額數即為貸方科目的金額。本憑證既是內部原始憑證，又是記賬憑證，兼代付款或轉賬憑證。

　　(六)採購通知單

系供辦理原材料、商品、物資採購業務，及會計工作使用的一式五聯內部憑證，其內容、格式如證式6-6;第一、五聯用白紙綠字(線條)、第二聯蘭字(線條)，第三、四聯粉紅色字(線條)印刷，以資識別。

本憑證由專責原材料採購業務部門經辦，根據供應客户的發票等結算單證，與訂貨合同核對無誤後，按格式、項目內容和要求，一次套寫產生;其使用方法及在業務和會計工作上的作用，可概述如下：

1、第一聯：“採購通知單”由經辦留存備查，然後將第五聯“提貨通知單”及供應客户的發貨清單，交提運部門憑以作好提貨準備工作，及辦理提貨送交收料倉庫;另將第二、三、四聯，連同發票賬單等原始憑證，移送財務會計部門;

2、財務會計部門對業務部門轉來的“採購通知單”，經與隨附賬單審核無誤後，將第二聯(代付款憑證)及附件留以辦理付款手續，將付款日期填入“付款日期”欄，在“分錄戳記”上填入應借應貸的會計科目，由出納於付款後填注日期及編號，據以登記相關明細賬;另將第三、四聯“入庫通知單”，經材料會計員轉送收貨倉庫，以便作好倉儲驗收的準備工作;

3、倉庫收到提運部門送來的原材料、貨物後，應根據“入庫通知單”所列貨品目錄，逐一點數、計量，驗收入庫，經核實無誤後將實收數，以套寫方式填入第三、四聯“入庫通知單”的“實收”欄，據以登記倉庫存貨明細賬，並將入庫單留於各該賬頁之上(或下);

4、上述存貨明細賬經材料會計稽核後，將第三聯入庫單留倉庫存查;第四聯入庫單按原材料類別分類整理，定期或月終彙總編制“入庫彙總表”，一併移送財務會計部門，憑以進行有關材料會計總賬的賬務處理工作。

由上述可知，“採購通知單”實為組織、安排、瞭解和控制採購業務工作進行過程，加強業務與財務的聯繫，以及作為相關材料會計處理的依據和工具。

　　(七)供應結算單

系專供辦理商品、產品、物資銷售業務，和會計工作使用的一式六聯內部憑證，其內容、格式如證式6—7;第一、二聯用白紙淺藍字(線條)，第三、四聯紅字(線條)，第五、六聯綠字(線條)印刷，以資識別。

本憑證由專責銷售業務部門經辦，根據客户購貨訂單、銷貨合同等商業文件，按格式、項目內容和要求，一次套寫產生。其使用方法及在業務和會計工作上的作用，可概述如：

1、第一聯：“供應結算單”由經辦留存備查;然後將二至六聯交買主，持以到財務部門辦理付款提貨手續。如採用先提貨後付款的銷售結算方式，買主即可持以向發貨倉庫辦理提貨(或委託代辦送貨及託收承付結算)手續。

2、倉庫根據手續完備的“發貨通知單(第二聯)”，即行點數、計量、整理、包裝，完成發貨手續，將核實無誤的發貨數字，以套寫的方式填入二至六聯的“實發”欄，將第二聯留倉庫存查，並據以登記存貨明貨賬;將三～六聯交買主持以到財務部門(或材料會計員)辦理付款(或託收承付)結算手續。

3、如採用先付款後提貨結算方式，財務部門根據實發數、銷售單價、核計銷貨總額無誤後，第三聯“代收款憑證”交出納憑以辦理收款入賬手續;第五聯“出庫單”按產品物資類別分類整理，定期或月終彙總編制“出庫彙總表”(亦即銷貨成本表);第四聯(代發票)、第六聯(代發貨清單)交購客户收執，憑以向發貨倉庫辦理提貨手續。

4、如為委託收款結算方式，倉庫發貨後將三至五聯轉銷售財務部門，即憑第四聯“代發票”及“委託收款證書”，辦理“託收承付”結算手續;第六聯交購貨客户憑以向單位收貨倉庫交貨。

由上述可知，供應結算單，同樣在業務和會計工作上，可以作為組織、安排、瞭解、掌握銷售業務工作進行過程和完成進度，以及貨款結算情況的管理控制工具。

　　(八)工程結算單

系供建築安裝等基建工程項目辦理收、付款結算業務，和相關雙方賬務處理使用的一式五聯單，其內容、格式如證式6-8;第一聯用白紙綠字(線條)，第二、三聯蘭字(線條)、第四、五聯紅字(線條)印刷，以資識別。

本憑證由建設單位工程監理部門，根據承建單位的“工程進度(或竣工)付款(結算)通知單”等有關資料，經審查核實後按格式、項目內容，由地盤監理部門經辦，一次套產生(其中：“本期應付”係指施工單位“工程進度付款通知單”列之金額)，其使用方法及在業務和會計工作上的作用，可概述如下：

1、第一聯，工程付款結算單：經地盤監理、工程部門經辦、主管審核，及總經理(或經授權之總工程師)審批後，由經辦留存備查;

2、將第二、三聯“付款通知單”交本單位財務部門，憑以備款待付，並於付款後將第三聯轉預算主管部門，作為監察預算執行，及控制撥款的依據;將第四、五聯“收款通知單”，轉交收款單位經辦，憑以向税收部門洽辦開出“工程結算髮票”，並交付營業税及附加。

3、收款單位財務部門開妥“建築安裝專用發票”後，憑以向付款單位財務部門，辦理工程款項結算手續;第四聯代收款通知單，據以收款，第五聯轉交負責工程價款結算經辦存查，並憑以作為辦理次期工程(進度)價款結算通知單的依據。

從證式6—8的'內容及其使用辦法可知，工程結算單不僅對建設、施工單位的工程預算的執行，施工計進度和會計工作的進行，而且對建築行業的税收入庫，也起着嚴格的監控作用。

　　(九)商品房預售結算通知單

系供房地產企業及物業代理公司預售樓花業務，辦理簽訂“認購書”階段使用的一式五聯單，其內容、格式如證式6—9;第一、五聯用白紙綠字(線條)、第二——四聯白紙紅字(線條)印刷，以資識別。

本結單由售樓業務員，根據“認購書”(或“置業計劃書”)列明之預售事項，以套寫方式產生，其使用方法及在業務和會計工作上的作用，可以概述如下：

1、第一聯：由售樓業務經辦人員留存備查;然後將二至五聯交客户持以到財務部門辦理付款手續。

2、財務部門辦妥收款手續，並加蓋收訖財務專用印章後，將第二聯付款通知單(代收據)交客户收執留存，並持以向售樓業務員領取認購書。

3、第三聯收款通知單(代收款憑證)留財務部門憑以作借記“現金”，貸記“存入保證金(如為首期款貸記應收賬款)”的收現分錄。

4、第四聯收款通知單，由財務部主管售樓業務會計人員留存，憑以瞭解售樓業務進展、掌握樓款催收、資金回籠、做好資金調度工作的工具，和備供收到首期款後，作為認列“應收賬款”的原始憑證。

5、第五聯轉交營銷部門主管，憑以瞭解掌握售樓業務進展、資金回籠情況，和做好正式簽訂商品房買賣合同的準備工作。由此可見，“商品房預售結算單”在瞭解掌握售樓業務進展，加強財務管理，做好樓款催收以及業務工作，都將起到良好促進作用。

客户交定金(或首期)後之樓款結算，改以一般通用的“收款收據”辦理之。

　　(十)加油站交接班(日銷量)記錄單

系供經營液體燃料業務企業，對加油站交接班工作記錄及日銷量統計，供作辦理銷售業務和財務結算的計算依據的一式二聯單;其內容、格式如證式6—10，並用白紙綠字(線條)印刷;“機號”欄可根據其加油機數量及輪班的班數，作適當的調整變動。

本單由加油站業務統計員，根據交接班的原始記錄，整理分析填列，套寫產生;經班長審核無誤，站長簽章後，一聯存查，憑以登記銷貨台賬;一聯交財會部門，憑以辦理銷售業務的賬務處理。

　　(十一)會計憑證在業務與會計工作上的作用

綜合以上一般常用會計憑證格式的論述，想再次強調指出的是：會計憑證，無論是在企業的業務經營活動，還是企業財務會計工作上，都佔有十分重要的地位，起着關鍵性的作用，主要是：

1、在業務上，可用以作為要求企業內部各部門採取行動的命令，組織、安排、推動各項業務工作進行，瞭解掌握其過程與完成進度的控制工具。

2、在會計工作上，可作為財務與業務工作聯繫的書面證據，憑以進行賬務處理(如審核、收、付款)，據以記錄業務活動的過程與結果的工具，並對財務報表資訊的真實性、有用性產生決定性影響，是達成“對生產過程的控制和觀念總結”的簿記任務的主要保證。

　　(十二)憑證的規格與一式多聯單的名稱

上述各證式的規格大小，除證式8及10，可根據實際需要適當加寬(或長)外，其餘證式均為：長24cm×寬12cm，以便憑證的歸檔保管。

又一式多聯單各聯的憑證名稱，應視其具體的功能作用而異其名。