房地產合同檔案管理

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料等。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，並負責監督指導各業務分公司、各部門的.合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名網絡人員負責合同文檔管理。

三、合同檔案管理的移交

1、各分公司在正式簽署合同後須將合同正本原件移交合同管理組。

2、合同關閉後各分公司應由指定的網絡***將全套合同資料（交接清單參見附表3）向合同管理組移交。

3、合同項目終止後各分公司須將該項目的所有技術資料彙總成冊，經分公司業務經理鑑定，具有長久保存價值的技術資料向合同管理組移交。

4、移交的合同文檔必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

5、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊並當面清點。以雙方簽字認可後方為完成交接手續。

四、合同文檔管理辦法

1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

4、合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閲合同文檔，確因工作需要須借出查閲，須經分公司、部門主管領導簽字同意後，方可在合同管理組辦理相關借閲手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

7、借閲人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。