員工資料檔案管理方法技巧

員工管理的知識有很多是很多管理者沒有了解到的被人，包括員工資料管理知識。下面是本站小編為你精心推薦的員工資料管理技巧，希望對您有所幫助。

第一章總則

第一條 為規範XX公司員工檔案管理工作，使員工檔案管理制度化、規範化，結合公司實際，特制定本辦法。

第二條 XX公司員工檔案管理工作由集團公司人力資源部負責，配備檔案專員對員工檔案實行統一管理。

第三條 公司不接收員工的正式人事檔案，此類檔案委託給人事代理機構進行代理。與本公司建立勞動合同的員工，公司為其建立階段性的人事檔案。

第四條 員工階段性人事檔案主要包括以下內容：

1、入職公司相關表格;

2、勞動合同原件;

3、身份證複印件、

4、學歷證書、學士學位證書複印件及原件;

5、員工轉正、調薪審批表;

6、各類專業技術資格證取得情況：職稱複印件、執(從)業資格複印件、註冊資格證書複印件及原件;

7、職業等級情況：職業等級複印件、特殊工種證書複印件及原件;

8、個人相片;

9、其他材料。

第二章檔案的收集、鑑別、歸檔

第五條 結合公司的實際情況，公司要求各施工總承包項目部(下稱項目部)要收集建立員工的基礎檔案，並由各項目部人力資源主辦負責所屬項目部員工的檔案的建立、保管、歸檔等工作。

第六條：基礎檔案內容主要包括以下內容：

1、入職公司相關表格;

2、身份證複印件、學歷證書、學士學位證書複印件;

3、員工轉正、調薪審批表複印件;

4、各類專業技術資格取得情況：職稱複印件、執(從)業資格複印件、註冊資格證書複印件等;

5、職業等級情況：職業等級複印件、特殊工種證書複印件等;

6、相片;

7、其他材料。

第七條：檔案專員要認真做好員工檔案收集的登記工作，將收集的材料按照時間、材料來源等逐份登記。對不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的單位(部門)補送或補辦手續。

第八條 員工應及時將本人的學歷、職稱等發生變化的信息及材料報送所屬項目部人力資源主辦。人力資源主辦須將收集到的各類證件認真細緻地鑑別核實，確保材料真實、完整。人力資源主辦要將相關人員的更新材料及時上報集團公司人力資源部檔案專員。

第九條 員工檔案須用專用檔案袋盛裝，並對檔案袋進行標識，標識的內容包括以下幾個方面：

1、檔案編號：按員工入職的先後順序對檔案袋進行編號，如：0175表示該員工是第175個進入公司的人員，當員工離職，該號碼空出;

2、員工姓名、性別;

3、建立檔案的日期;

4、檔案袋中的物品名稱及數量;

第三章 人員調動

第十條 涉及公司內各單位間人員調動時，由集團公司人力資源部出示《員工調動通知書》。其個人基礎檔案在調出單位密封檔案袋口後蓋上調出單位公章，由調動本人帶到調入單位報到。

第四章 安全和保密

第十一條 檔案管理人員必須加強政治、業務學習，不斷增強事業心，認真履行檔案管理人員職責，做好防火、防潮、防蛀、防盜等工作。

第十二條 檔案管理人員必須認真執行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家祕密法》，在檔案管理工作中，嚴格遵守如下安全保密規定：

(一)每天上下班要認真對保管櫃的安全情況進行檢查，及時做好防範工作;

(二)定期對案卷進行防蟲工作;

(三)不得擅自向外公佈檔案內容;

(四)不得私自塗改、抽取或偽造檔案的內容和材料;

(五)未經批准不得擅自處理或銷燬檔案材料。

第十三條 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容;不準攜帶員工檔案材料進入公共場所;不準個人私自保存他人的檔案材料。

第十四條 工作中形成的廢紙不得亂扔，一律粉碎處理。

第五章 檔案的處置

第十五條 對自動離職或解聘人員的檔案保存一年後銷燬，對死亡人員的檔案保存半年後銷燬。

第十六條 對員工檔案的處置應做好記錄，並填寫員工檔案處置記錄表。

第六章 檢查核對

第十七條 檔案管理人員要定期或不定期對庫存員工的檔案進行檢查核對，確保員工檔案的安全。

第十八條 建立登記和統計制度，做到名冊與檔案相符。

第十九條 在做好日常檢查核對的同時，每年年終全面檢查核對一次，重點核對員工檔案統計的數量與實際庫存的員工檔案是否一致。

第二十條 在出現下列情況時，應及時進行檢查核對：

(一)在水災、火災、地震、戰爭等突發事變之後;

(二)發現蟲害、黴變、潮濕等情況時;

(三)懷疑某份檔案可能丟失時;

(四)檔案專員更替，辦理移交手續時。

1、管理者必需要有博大的胸襟。

當你的員工態度或行為已對的權威性產生懷疑時或你指定的工作根本得不到有效執行時，你會做什麼?我認為首先要做的是平息心中的怒氣，因為一般在情緒的作用下會讓我們做出錯誤的判斷。然後再與該員口進行溝通，找到原因。只要不是員工不想做了抱着混日子的態度工作，就不要辭退該員口。如果真的是對你的能力產生懷疑時，你就必需拿出你的過人之處。讓別人心服口服，讓員工從內心去尊重你才是管理的目的。因此管理者的氣度是容人所不能，但這個氣度也是有一個量的，如果已損害到公司的利益時。要採取果斷的措施。

2、管理者用人很關鍵，現實可能會遇到兩種員工。

A員工在公司時間比較長，作業流程也熟悉。但是在工作方面必需要有人推動他，沒有主動去完成工作的意願。B員工到公司時間不長，但做事很認真，幾乎不需要監督其作業流程。如果你遇到這兩類員工你會怎麼做。我的做法是加B員工的績效資金，如果有升職的機會要先考慮B員工。在公司裏你必需要培養一種只有勤奮工作的人才會得到更多的氛圍，當然觀察一個人需要很長時間，不能看一些表面現象。在這裏A、B員工的差別引起我的思考，我認為這是個人責任感和價值觀不同，因此要讓你的員工知道其重要性，培養他的責任感。

3、管理者要已身作則，這點説起來容量做起來很難。

比如每天你的工作都是按時高質量的完成了嗎?你所做的工作是被動的完成還是積極的去尋找問題?你每天都是準時上班嗎?在工作中你必需做到公平、公正地對待每一位員工，即使這個員工與你有過個人恩怨。一個公司要有一種積極向上的'氣氛，這樣的公司才會不斷的創新。管理者每天要到現場走動，發現問題可及時在現場與員工溝通，尊重員工提出的合理建議，與員工一起解決問題。有時你可以與員工一起工作一下，讓員工覺得你和他都是一樣的，不是高高在上的管理者。拉近你與員工之間的距離，這樣你的團隊才會有戰鬥力。

1、充分了解企業的員工

每個人對自己都是如此簡單，而對他人卻是如此複雜。作為管理者，要能充分的認識你的員工不是一件很容易的事。但是管理者如果能充分理解自己的員工，工作開展起來會順利得多。俗話説“士為知己者死”。一個能夠充分了解自己員工的管理者，無論在工作效率還是人際關係上，張雪奎教授認為他都將會是個一流的管理者。

瞭解員工，有一個從初級到高級階段的程度區別，分為三個層次：一個層次是基本情況瞭解，主要了解員工的出身、學歷、經驗、家庭環境以及背景、興趣、專長等。同時還要了解員工的思想，以及其幹勁、熱誠、誠意、正義感等。第二個層次是員工需求瞭解，當手下員工遇到困難，你能實現預料他的反應和行動。並能恰如其分的給員工雪裏送炭，這就表明你對員工的認識更進一步。第三個層次是潛能瞭解，在知人善任的基礎上，能使每個員工在其工作崗位上發揮最大的潛能。給自己的員工足以考驗其能力的挑戰性工作，並且在其面臨此種困境時，給予恰當的引導。

老闆與員工彼此間要相互瞭解，在心靈上相互溝通和默契，這一點對一箇中小企業的管理者來説尤為重要。

2、聆聽員工的心聲

中小企業的管理者都有強烈的自我主張，這種傾向有助於果斷、迅速的解決問題，但另一方面也會使管理人員一意孤行，聽不進他人意見，導致決策失誤。

所以在和這些老闆們的溝通中，張雪奎教授經常説：在企業的管理中，聆聽員工的心聲，也是團結員工，調動積極性的重要途徑。一個員工的思想除了問題，會失去工作熱情，要他卓越的完成你交給他的任務是不可能的。這時，作為管理者，應耐心的得去聽取他的心聲，找出問題的癥結，解決他的問題或耐心開導，才能有助於你的管理目標的實現。

對待犯錯誤的人員，也應當採取聆聽的辦法，不應一味責難它們，而應給他們解釋的機會。只有瞭解個別情況後，才能對他們對症下藥，妥善處理。就像張雪奎教授在《企業文化與罰款制度》一文中所舉出的案例很能説明問題：某公司小張沒有完成銷售任務，老闆將小張叫到面前訓斥到：“這是怎麼搞得，你是不是不想幹了，告訴你，你自己要小心了，如果下個月再完不成銷售任務，你自己捲鋪蓋捲走吧!”小張戰戰兢兢的下去了，第二個月又沒有完成任務，小張真的就悄悄的離開了公司。有人向老闆彙報：“小張的能力老闆應該清楚，這幾個月沒有完成任務，主要是他和女朋友鬧彆扭，不能夠全力以赴工作，過去這一段就會好起來的”。事實和這個員工説的一樣，小張後來到了競爭對手那裏，不僅僅把競爭對手的銷售做的很好，還帶走了這家企業的大批客户，讓老闆悔不當初怎麼就不問問小張為什麼沒有完成業績指標。

所以，經常聆聽員工的心聲，對於一個老闆來説，是很重要的事情，會讓你的決策更有人情味到，更會貼近員工需要。