如何寫工程會議紀要

工程例會是項目監理過程中一種非常重要的協調機制。而編寫會議紀要是現場監理工程師一項最基本技能，下面我就結合工作經驗淺談一下如何做好會議紀要的整理和編寫工作。

工程例會是參建各方溝通情況、交流信息、協調處理、解決合同履行存在問題的主要方式。例會紀要是記載和傳達會議情況和議定事項使用的一種行政公文，而會議議定事項則是參建單位開展工作的重要依據。會議紀要通常情況只印發給到會單位，視情況抄送其它有關單位。為便於上級領導瞭解工作開展情況，也可以抄報上級主管部門。由此看來，會議紀要在工程項目建設中起着很重要的作用。

會議紀要是根據會議情況整理的，要如實的反映會議內容，不能擅自增加或刪減會議的內容。紀要應緊緊圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括，做到重點突出，條理清晰，文字簡練。這就需要起草人員具備一定的分析、綜合能力和表達能力。由於會議紀要反映的是與會人員的集體意向，一般採用第三人稱寫法，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

但是工作中經常發現一些經驗較少的監理工程往往把會議紀要寫成了會議記錄，甚至寫成了“流水賬”。會議紀要與會議記錄的.主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記

錄一般不公開，無須傳達或傳閲，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閲，要求貫徹執行。 這是會議紀要與會議記錄的重要區別。

下面，簡單介紹一下會議紀要的結構、內容和寫法。會議紀要一般由首部、正文和尾部三部分組成。

（一）首部，這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的，如《某廳（局）信息化建設工程會議紀要》等。成文時間即會議通過的時間或領導人簽發的時間，一般在標題下居中位臵用括號註明年、月、日，或者把成文時間寫在尾部的署名下面。

（二）正文，這部分主要由前言、主體和結尾三部分組成。

1、前言：這一項概括交代會議名稱、地點、時間、主持人、主要議程及與會人員。與會人員姓名、單位和職務（或職稱）必須在會議簽到表填寫清楚。然後，用“會議紀要內容如下”或“現將會議主要內容紀要如下”轉入下文主體。這項內容主要説明會議的基本情況，文字要十分簡練。

2、主體：這一項是會議紀要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果。如果工程例會制定了合理的會議議程，紀要起草就會容易許多。信息工程項目建設例會議程一般為：檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完成事項的原因；檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；檢查分析工程項目質量情況，針對存在問題提出改進措施；檢查工程量核定及工程款支付情

況；施工單位提出協調事項；設計院提出圖紙設計問題；業主提出管理意見；其它有關事宜；重要問題明確責任單位和完成時間。按照會議議程，紀要起草時緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。必要時，議定事項需要明確責任單位和完成時限。例會上意見不一致的重大問題，應將各方的主要觀點，特別是相互對立的意見寫入“其它事項”中。

3、結尾：這一項是選擇性項目，一般是向受文單位提出希望和要求；有的則沒有這部分，主體內容寫完，紀要即告結束。

（三）尾部，這部分主要包括署名和成文時間兩項內容。署名只用於辦公會議紀要，寫明召開會議的機關單位名稱。一般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至於起草時間，如果在首部已註明，就不再寫。

二、寫法

會議紀要的寫法因會議內容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標題、正文、落款、日期構成。下面主要講講標題和正文的寫法。

（一）標題。會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。

1．單標題：由“會議名稱＋文種”構成。

2．雙標題：由“正標題＋副標題”構成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。

（二）正文。會議紀要的正文大多由導言和主體構成。具體寫法依會議內容和類型而定。

1．導言。主要用於概述會議基本情況。其內容一般包括會議名稱、會期會址、參加人員、主持人和會議議程等。具體寫法常見的有兩種：

第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況採用分條列出的寫法。這種寫法多見於辦公會議紀要。

第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看後對會議有個輪廓瞭解。

2．主體。這是會議紀要的核心部分。主要介紹會議議定事項。常見的寫法有三種：

（1）條文式寫法。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。

（2）綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內容。較複雜的工作會議或經驗交流會議紀要多用這種寫法。

（3）摘記式寫法。就是把與會人員的發言要點記錄下來。一般在記錄發言人首次發言時，在其姓名後用括號註明發言人所在單位和職務。為了便於把握髮言內容，有時根據會議議題，在發言人前面冠以小標題，在小標題下寫發言人的名字。一些重要的座談會紀要，常用這種寫法。

2011年3月30日